Табель обліку робочого часу має важливе значення, як для працівника кадрової служби, так і для бухгалтера.
Кадровикам табель дозволяє контролювати дотримання трудової дисципліни в організації.
Завантажити програму "Відділ Кадрів Плюс 2016"
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу форма Т-12
Адже в ньому відображаються відомості не тільки про відпрацьований кожним співробітником часу, але і про переробки, або про наявні невиходи на роботу, в тому числі і з неповажної причини. На підставі цих даних керівництво підприємства приймає рішення про додаткове матеріальне заохочення або депреміювання працівника.
Не обійтися без табеля і при формуванні статистичної звітності з обліку праці.
Існує дві уніфіковані форми, прийняті для табеля обліку робочого часу - це форма Т-12 і форма Т-13. Підприємство має право самостійно вибрати одну із зазначених форм. Однак в більшості випадків все ж використовується форма Т-12, так як вона являє собою більш універсальний варіант. Форму Т-13 за краще організації, що мають автоматизовану контрольно-пропускну систему, що фіксує час перебування працівника в організації за допомогою комп'ютера і індивідуальних пластикових карт із чипом.
Обов'язок ведення табеля обліку робочого часу, як правило, покладається на працівника кадрової служби, бухгалтера або керівників структурних підрозділів підприємства. У будь-якому випадку, цей обов'язок має бути покладена на працівника на підставі наказу керівника організацій або закріплена в його посадовій інструкції і трудовому договорі.
Відображення в табелі відомостей по щоденному обліку робочого часу
На відміну від форми Т-13, що складається з одного розділу, присвяченого обліку робочого часу, табель форми Т-12 має два розділи: розділ 1, іменований «Облік використання робочого часу», і розділ 2, іменований «Розрахунок з персоналом по оплаті праці ». У разі, якщо в організації облік робочого часу і розрахунки по заробітній платі ведуться окремо, розділ 2 можна виключити з табеля обліку робочого часу, заповнюючи тільки розділ 1, який буде самостійним документом.
Розділ 1 заповнюється протягом усього місяця, при цьому явки і неявки працівників враховуються за допомогою методу суцільної реєстрації. Тобто, в кожному осередку, що відповідає певному робочому дню місяця, відбивається присутність або відсутність співробітника на робочому місці. Кожне найменування витрат часу (робота в денний або нічний час, основний або додатковий відпустку, тимчасова непрацездатність, прогули, простої та інше) має певне умовне позначення згідно з додатком до Положення про табельний облік. Перелік цих позначень наведено на титульному аркуші табеля форми Т-12. Ці ж позначення використовуються і при складанні форми Т-13.
В кінці місяця підраховується загальна кількість годин, відпрацьованих і невідпрацьованих кожним працівником і відбивається в спеціально відведеній графі табеля. Крім цього, в табелі знаходять відображення і проміжні підсумки (відомості по відпрацьованому часу в першій і другій половині поточного місяця).
Допускається при заповненні табеля відбивати в ньому явки, фіксуючи лише відхилення від робочого графіка. У такому випадку, за умови, що співробітник відпрацював все призначені години, в табелі будуть заповнені тільки підсумкові значення, а графи щоденного обліку робочого часу залишаться порожніми.
Складається табель обліку робочого часу, як правило, в одному екземплярі, завіряється керівником структурного підрозділу і кадровиком, після чого передається в бухгалтерію.
Всі відхилення від встановленого робочого часу фіксуються в табелі на підставі підтвердних документів, оформлених відповідно до законодавства (заяв, наказів, листків непрацездатності, довідок).
Відомості про витрати робочого часу кожного працівника в залежності від застосовуваної форми табеля відображаються:
- в двох рядках граф 4 і 6 (форма Т-12);
- в чотирьох рядках графи 4 (форма Т-13).
При цьому верхній рядок цих граф призначена для проставлення умовних позначень за витратами робочого часу, а нижня відводиться для вказівки часу (в годинах і хвилинах), яке співробітник відпрацював або не відпрацьовані (в залежності від зазначеного умовного позначення) на кожну конкретну дату місяця. При необхідності, число граф табеля можна збільшити. При відображенні неявок до місця роботи, які підлягають обліку в днях (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність та інше), заповнюються лише верхні терміни, призначені для умовних позначень цих неявок. Нижні рядки, що відображають час, залишаються порожніми.
Графи 5 і 7 табеля форми Т-12, призначені для підведення підсумків, також складаються з двох рядків на кожного працівника. У верхньому рядку вказується кількість відпрацьованих змін (в днях), в нижній - кількість відпрацьованого часу (в годинах).
У розділі 2 форми Т-12 єдиний для всіх працівників вид оплати праці та відповідний йому кореспондуючий рахунок прописуються в графах 18 - 22. Розрахунки різних видів оплати праці по кожному співробітнику і їх кореспондуючі рахунки вказуються в графах 18 - 34.
При використанні форми Т-13 організація заповнює:
- графу 9 і реквізити над графами 7 - 9 при нарахуванні заробітної плати по одному виду оплати праці (графи 7 і 8 в цьому випадку не заповнюються);
- графи 7 - 9 при нарахуванні заробітної плати за кількома видами оплати і декільком кореспондуючих рахунках.
Бланк табеля обліку робочого часу за формою Т-13 може бути виготовлений за допомогою комп'ютерної техніки. При цьому відразу можуть бути заповнені дані довідників умовно-постійної інформації підприємства. До таких даних належать прізвище, ім'я, по батькові співробітника, його табельний номер, структурний підрозділ і посада.
Завантажити програму "Відділ Кадрів Плюс 2016"