Відмітка про програму

1. ПРАВОВА БАЗА
2. ВИДИ ДОДАТКІВ ДО ДОКУМЕНТІВ
3. РЕКВІЗИТ «ВІДМІТКА Про ДОДАТКУ»: ПОЗНАЧЕННЯ І ВИЗНАЧЕННЯ
4. ВІДМІТКА Про ДОДАТКУ У супровідних документах
5. ВИПАДКИ ОФОРМЛЕННЯ ВІДМІТКИ Про ДОДАТКУ У супровідних документах, ПЕРЕДБАЧЕНІ ГОСТ Р 7.0.97-2016
6. ВИПАДКИ ОФОРМЛЕННЯ ВІДМІТКИ Про ДОДАТКУ У супровідних документах, НЕ ПЕРЕДБАЧЕНІ ГОСТ Р 7.0.97-2016
7. ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ВІДМІТКИ Про ДОДАТКУ У супровідних документах
8. ВКАЗІВКА НА ДОДАТОК В ТЕКСТІ ДОКУМЕНТА
9. ВІДМІТКА Про ДОДАТКУ на додатки ДОВІДКОВОГО ХАРАКТЕРУ
10. Відмітка Про додатка НА Затверджує документи
11. Додаток до ДОДАТОК

У новому стандарті ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимога до оформлення документів », який вступає в чинності 1 липня 2018 року [1] , Містяться положення щодо оформлення не тільки реквізиту «Відмітка про програму», а й самих додатків.

Розглянемо ці положення докладніше і порівняємо їх з положеннями ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »та інших правових актів, що встановлюють правила юридичної техніки і діловодства [2] .

ПРАВОВА БАЗА

• Федеральні правові акти. Основними джерелами інформації про оформлення документів на федеральному рівні є:

Зазначені методичні рекомендації та стандарти не мають статусу нормативних правових актів. Їх положення стають обов'язковими до виконання, якщо вони включаються в локальні нормативні акти організації (правила, інструкції і т.д.).

• Закони суб'єктів Російської Федерації. Основні вимоги до оформлення додатків до правових актів містяться також в законах суб'єктів Російської Федерації, присвячених правотворчої діяльності.

• Правові акти суб'єктів Російської Федерації та органів місцевого самоврядування. Органами державної влади та органами місцевого самоврядування також приймаються нормативні правові акти і методичні рекомендації, які встановлюють правила юридичної техніки і діловодства і містять рекомендації з оформлення додатків до документів. наприклад:

В цьому випадку представляє інтерес систематизація вимог до додатків правових актів у Положенні про порядок внесення проектів рішень Думи міста Покачи і юридико-технічного оформлення проектів рішень та рішень Думи міста Покачи 9 . Зазначений документ включає ст. 27 «Оформлення додатків до нормативно-правовим актам», а також наступне додаток:

• Правила та інструкції з діловодства, прийняті в різних організаціях, розробляються з урахуванням положень Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади.

Правила оформлення документів, що мають додатки, наведені в додатках до вищевказаного документу:

• правила оформлення реквізитів документів (додаток № 11);

• правила підготовки законопроектів, проектів актів Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації (додатки № 12-14), які викладені у відповідності до вимог правил та інструкцій з діловодства, прийнятими в Адміністрації Президента Російської Федерації і Апараті Уряду Російської Федерації. Окремі елементи оформлення додатків до зазначених актів відрізняються від правил оформлення додатків до актів федеральних органів виконавчої влади.

Слід зазначити, що багато положень Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, що стосуються додатків до документів, увійшли в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила та інструкції з діловодства, прийняті в різних організаціях, висвітлюють питання, які розглядаються при описі реквізитів документів «Відмітка про програму» і «Гриф затвердження», а також в розділах, присвячених особливостям оформлення окремих видів документів. Наприклад, в наступних додатках до Інструкції з діловодства в Міністерстві фінансів Російської Федерації 10 :

• Порядок оформлення реквізитів документів (додаток 7);

• Підготовка та оформлення проектів актів (указів та розпоряджень) Президента Російської Федерації (додаток 9);

• Підготовка та оформлення проектів актів (постанов і розпоряджень) Кабінету Міністрів України (додаток 10);

• Підготовка та оформлення наказів нормативного характеру (додаток 11).

Зазначені питання викладені в розділах основної частини Інструкції з діловодства в Уряді Калінінградської області 11 :

• Правила підготовки та оформлення документів (розділ II);

• Склад управлінських документів Уряду, особливості підготовки та оформлення окремих видів документів (розділ III);

• Загальні вимоги до оформлення проектів нормативно-правових актів Губернатора та Уряду (розділ IV).

ВИДИ ДОДАТКІВ ДО ДОКУМЕНТІВ

Додатки до документів можна розділити на три групи:

1. Додатки до супровідних документів 12 . Додатками можуть бути будь-які документальні матеріали, що направляються із супровідним документом, який пояснює причину їх відправки. У цьому випадку основний документ і додаток пов'язані тільки завданням пересилання документів. Наприклад, в якості основного документа виступає супровідний лист, а додатком до нього - проект договору, що направляється партнерам. На листі оформляється реквізит «Відмітка про програму». На самому додатку відмітка про те, що це додаток, не ставиться.

2. Довідкові додатки, що доповнюють зміст основних документів. Основним може бути практично будь-який документ. Про програму йдеться в тексті цього документа. На додатку (яке може містити різного роду переліки, таблиці, графіки, тарифи, карти, зразки бланків, документів, схем і т.д.) оформляється реквізит «Відмітка про програму».

3. Додатки, які затверджуються основними документами. Основним може бути нормативний правовий акт, наприклад наказ, яким затверджується інший правовий акт (положення, правила, інструкція, регламент і т.д.). Про програму йдеться в тексті цього нормативного правового акта. На самому додатку оформляється реквізит «Відмітка про програму», а також проставляється гриф обмеження доступу до.

Додатки, які відносяться до першої групи, не є структурною частиною основного документа. Додатки другої і третьої груп є невід'ємною складовою частиною основного документа (правового акта) і мають однакову з ним юридичну силу. Наприклад, в ст. 17 Закону міста Севастополя від 29.09.2015 № 185-ЗС «Про правові акти міста Севастополя» 13 приведена структура правового акта, яка в залежності від обсягу і складності будови включає:

1) найменування;

2) преамбулу;

3) змістовну частину;

4) прикінцеві положення;

5) додаток.

Під додатком при цьому розуміється структурна частина правового акта, що містить правила, положення, регламенти, графічні зображення, переліки, таблиці та інші матеріали, які є невід'ємною частиною відповідного правового акта і мають рівну з ним юридичну силу.

РЕКВІЗИТ «ВІДМІТКА Про ДОДАТКУ»: ПОЗНАЧЕННЯ І ВИЗНАЧЕННЯ

У ключових розробках з діловодства в позначенні цього реквізиту немає стійкого однаковості:

• відмітка про наявність додатку (реквізит 21 по ГОСТ Р 6.30-2003);

• відмітка про додаток (Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади 14 );

• відмітка про наявність додатків (Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади);

• відмітка про додаток (реквізит 19 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

У ГОСТ Р 7.0.97-2016 йдеться, що при підготовці та оформленні документів використовуються реквізити, визначені в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". У цьому стандарті дано таке визначення: відмітка про контроль - реквізит, який містить відомості про додатково додається документі (п. 68).

Наведене визначення, на наш погляд, носить занадто загальний характер і не акцентує увагу на тому, що даний реквізит може оформлятися як в основному документі (вказувати на наявність додатків до нього), так і на самому додатку.

У ГОСТ Р 7.0.97-2016 це положення сформульоване більш повно. Так, в п. 5.19 сказано, що відмітка про додаток містить відомості про документ, який додається до основного документа (в супровідних листах, претензії, акти, довідки та інших інформаційно-довідкових документах), або про те, що документ є додатком до основного документу (в документах-додатках до реєстрації актів, положень, правил, інструкцій, договорами, планами, звітами і т.д.).

Таким чином, одним терміном «Відмітка про програму» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 позначаються три різні позначки:

• відмітка після тексту на супровідному документі;

• відмітка (вказівка, посилання) в тексті основного документа;

• відмітка на додатку.

Кожна відмітка має свій порядок оформлення і розташування. Тому логічно ввести додатковий термін і для позначення позначки на самих додатках.

ВІДМІТКА Про ДОДАТКУ У супровідних документах

У ГОСТ Р 6.30-2003 немає чіткої вказівки, що реквізит «Відмітка про наявність додатка» оформляється безпосередньо після тексту. З схем розташування реквізитів організаційно-розпорядчих документів, наведених в стандарті, слід, що цей реквізит повинен розташовуватися в інтервалі 60-40 мм від кордону нижнього поля. Якщо розташувати реквізит «Відмітка про наявність додатка» у відведеній для нього зоні, то виникає велика прогалина між текстом і реквізитом. Це загрожує тим, що вже після підписання документа в вільне місце може бути знесена несанкціонована інформація.

У п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ця обставина була врахована: «... відмітка про додаток оформляється під текстом від кордону лівого поля ...».

ВИПАДКИ ОФОРМЛЕННЯ ВІДМІТКИ Про ДОДАТКУ У супровідних документах, ПЕРЕДБАЧЕНІ ГОСТ Р 7.0.97-2016

У новому стандарті розкривається порядок оформлення відмітки про програму в супровідних листах та інших інформаційно-довідкових документах в 5 наступних випадках:

1) додаток названо в тексті;

2) додаток не названо в тексті або якщо додатків кілька;

3) додаток (додатки) зброшуровані;

4) документ, що є додатком, має додатки з самостійної нумерацією

сторінок;

5) додатком є ​​відокремлений електронний носій.

Порівняємо перераховані вище варіанти оформлення відмітки про програму по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19) і ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.21) (Таблиця):

З таблиці видно, що в перших чотирьох випадках правила оформлення відмітки про програму не зазнали істотних змін.

Однак в ГОСТ Р 7.0.97-2016 увійшло нове положення, присвячене додатків на електронних носіях (ще раніше воно з'явилося в багатьох інструкціях з діловодства). При цьому спостерігається деякий термінологічний різнобій: «документ на електронному носії», «документ на знімному машинному носії інформації (МНІ)», «документ в електронному вигляді» і т.д. Ні в інструкціях з діловодства і єдиного переліку характеристик зазначеного документа, які включаються в позначку про програму (вид носія запису, формат запису, обсяг записаної інформації, ім'я файлу).

Наведемо приклади оформлення відмітки про програму, якщо додатком є ​​відокремлений електронний носій, з інструкцій з діловодства:

ВИПАДКИ ОФОРМЛЕННЯ ВІДМІТКИ Про ДОДАТКУ У супровідних документах, НЕ ПЕРЕДБАЧЕНІ ГОСТ Р 7.0.97-2016

• Додаток спрямовується не в усі зазначені в документі адреси. У ГОСТ Р 7.0.97-2016 не увійшло положення, яке міститься в ГОСТ Р 6.30-2003 і зберігається в багатьох діючих інструкціях з діловодства: якщо додаток надсилають не в усі зазначені в документі адреси, то відмітку про його наявність оформляють наступним чином:

• Додаток направляється адресату без залишення копії в справах відправника. Згідно п. 53 Інструкції з діловодства в Збройних Силах Російської Федерації, якщо додаток (оригінал) направляється адресату без залишення копії в справах відправника, то відмітка про додаток оформляється наступним чином:

• Додаток містить інформацію обмеженого доступу. Цей випадок висвітлюється в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади. Якщо додатками до супровідного листа є документи, які містять інформацію конфіденційного характеру, наприклад службову таємницю, відмітка про додаток оформляється так:

У багатьох інструкціях це положення не тільки відтворюється дослівно, але навіть доповнюється. Наприклад, в п. 2.2.13 Інструкції з діловодства у Федеральній службі державної статистики зазначено, що в цьому випадку позначку «Для службового користування» потрібно оформляти і на супровідному листі.

• На додатка складається окремий опис. Відповідно до п. 2.2.13 Інструкції з діловодства у Федеральній службі державної статистики при великій кількості додатків на них складається окремий опис. Відмітка про програму в цьому випадку оформляється так:

ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ВІДМІТКИ Про ДОДАТКУ У супровідних документах

• Завжди в однині. Дискусія про те, навіщо завжди писати слово «Додаток» в однині в розглянутому реквізиті, ведеться давно. Виходячи з правил російської мови, якщо додаток одне, це слово слід писати в однині, якщо кілька - у множині. Однак ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендує писати тільки в однині.

У деяких інструкціях з діловодства на цьому акцентується увага. Наприклад, згідно з п. 113 Інструкції з діловодства в Уряді Калінінградської області відмітка про контроль, названого в тексті листа, включає в себе відомості про кількість аркушів і кількість примірників програм, друкується з нового рядка, завжди в однині.

• Чи не підкреслюється. У Правилах оформлення документів у Державній Думі Федеральних Зборів Російської Федерації слово «Додаток» підкреслено (див. Врізку «Як скласти опис програм»).

У п. 2.1.19 цього документа зазначено, що слово «Додаток» друкується без лапок з великої літери від лівої межі текстового поля і підкреслюється.

Однак в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не передбачено підкреслення або інше текстове виділення слова «Додаток».

• Від кордону лівого поля. У наведеному вище витягу з Інструкції з діловодства в Уряді Калінінградської області сказано, що відмітка про контроль друкується з нового рядка.

У цій частині зазначена Інструкція не відповідає ГОСТ Р 7.0.97-2016. Згідно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 відмітка про додаток оформляється без абзацного відступу - від межі лівого поля.

ВКАЗІВКА НА ДОДАТОК В ТЕКСТІ ДОКУМЕНТА

У п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 увійшло положення, якого не було в ГОСТ Р 6.30-2003:

З наведеного положення випливає, що згадка документа-додатка в тексті основного документа є ще одним «проявом» реквізиту «Відмітка про програму», крім оформлення цього реквізиту на супровідному документі та в самому додатку.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендує вказувати слово «додаток» в тексті документа в дужках. Однак можна і без них, наприклад: «згідно з додатком», «згідно з додатком» і т.д. Слово «додаток» в тексті документа пишеться з малої літери.

ВІДМІТКА Про ДОДАТКУ на додатки ДОВІДКОВОГО ХАРАКТЕРУ

У ГОСТ Р 7.0.97-2016 визначено, що відмітка про додаток оформляється на першому аркуші документа-додатка в правому верхньому кутку і виглядає так (п. 5.19):

У ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила оформлення відмітки про додатку дані за допомогою прикладу. У ГОСТ Р 6.30-2003 про ці правила сказано докладніше. У ньому перераховуються конкретні елементи позначки про програму: в додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші в правому верхньому куті пишуть «Додаток №» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера (п. 3.12). наприклад:

У ГОСТ Р 7.0.97-2016 про розміщення елементів позначки про програму також сказано більш лаконічно і, на наш погляд, більш точно, без встановлення будь-яких варіантів, які «допускаються»: рядки реквізиту вирівнюються по лівому краю або центруються щодо найдовшої рядки.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускає вираз «Додаток №» друкувати великими літерами, а також центрировать цей вислів, найменування документа, його дату і реєстраційний номер щодо самої довжини рядка, наприклад:

У ГОСТ Р 7.0.97-2016 дані основні правила оформлення відмітки про програму. Тому організації можуть оформляти позначку про програму з урахуванням специфіки своєї діяльності. наприклад,

Відмітка Про додатка НА Затверджує документи

Особливості оформлення відмітки про програму на яке затверджується документі пов'язані з тим, що на додатку необхідно оформити ще й реквізит «Гриф обмеження доступу до документа». Гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування виду розпорядчого документа в орудному відмінку, його дати, номера.

Гриф обмеження доступу до розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа. Рядки реквізиту вирівнюються по лівому краю або центруються щодо самої довжини рядка.

При цьому кожен реквізит ( «Відмітка про програму» і «Гриф затвердження») окремо містить відомості про основний документ (найменування виду, дата, номер). Щоб уникнути дублювання, ці відомості слід вказувати тільки в грифі затвердження. Цей варіант оформлення додатка раніше був описаний в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади та повторений в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Альтернативою наведеному порядку оформлення додатка можуть бути тільки варіанти оформлення, пов'язані з відмовою від одного з вказаних реквізитів. Таким чином, на практиці використовується три варіанти оформлення програми:

1) проставляється і відмітка про додаток, і гриф обмеження доступу до документа, як це передбачає ГОСТ Р 7.0.97-2016;

2) проставляється тільки відмітка про додаток;

3) проставляється тільки гриф обмеження доступу до документа.

Проілюструємо кожен з варіантів оформлення на прикладах інструкцій з діловодства.

1. Проставляється відмітка про додаток і гриф обмеження доступу до документа, як це передбачає ГОСТ Р 7.0.97-2016:

2. Проставляється тільки відмітка про програму:

3. Проставляється тільки гриф обмеження доступу до документа:

Слід зазначити, що останній із зазначених варіантів має найбільшого поширення і часто підкріплюється правилами юридичної техніки і діловодства, які приймаються в конкретних організаціях.

Наприклад, в п. 21 Правил діловодства у виконавчих органах державної влади Московської області, державних органах Московської області 22 встановлено, що, якщо додатком до розпорядчого документа (наприклад, до наказу) є затверджується документ (положення, правила, інструкція, регламент і ін.), в правому верхньому кутку ставиться не відмітка про додаток, а гриф обмеження доступу до документа. Наприклад, при затвердженні положення відмітка про додаток до документа виглядає так:

Додаток до ДОДАТОК

Часто документи-додатки, в свою чергу, мають додатки. Однак ГОСТ Р 7.0.97-2016 не містить правил оформлення відмітки про програму в цій ситуації. Тому в конкретних організаціях ця позначка оформляється по-різному. например:

У самій Інструкції додатки оформляються так:

У наведеному прикладі відмітка про додаток займає багато місця. Однак оформити її можна з меншим ступенем деталізації, наприклад:

1Пріказ Федерального агентства з технічного регулювання і метрології (Росстандарт) від 25.05.2017 № 435-ст «Про внесення змін до наказу Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 08.12.2016 № 2004 ст" Про затвердження національного стандарту Російської Федерації "».

2Терміни «документ» і «правовий акт» використовуються як синоніми.

3Одобрени Радою Державної Думи, спрямовані листом Апарату Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації від 18.11.2003 № вн2-18 / 490.

4Утверждени наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76.

5В ред. від 28.06.2017.

6см. п. 26 Додатка 1 до Регламенту Законодавчих Зборів Ямало-Ненецького автономного округу, затвердженого постановою Законодавчих Зборів Ямало-Ненецького автономного округу від 23.03.2017 № 821.

7Утверждени Указом Губернатора Пермського краю від 11.12.2015 № 170.

8Утверждено постановою Адміністрації м Нижній Тагіл від 05.05.2017 № 1055-ПА.

9Утверждено рішенням Думи міста Покачи від 08.06.2017 № 45.

10Утверждена наказом Мінфіну Росії від 01.12.2016 № 556.

11Утверждена постановою Уряду Калінінградської області від 10.04.2017 № 180.

12Под терміном «супровідний документ» мається на увазі як додаток до листа, так і претензії, акти, довідки та інші інформаційно-довідкові документи.

13Прінят Законодавчими зборами міста Севастополя 22.09.2015.

14Утверждени постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 (в ред. Від 26.04.2016).

15Утверждена наказом Росстату від 15.01.2014 № 32 (в ред. Від 27.12.2016).

16Утверждена наказом Міністра оборони Російської Федерації від 04.04.2017 № 170.

17Утверждена постановою Губернатора Ханти-Мансійського автономного округу - Югри від 30.12.2012 № 176 (в ред. Від 11.05.2017).

18Утверждена розпорядженням Губернатора Самарської області від 24.04.2017 № 250-р.

19Утверждени розпорядженням Голови Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації від 20.04.2016 № 78р-1.

20Здесь і далі в витягах виділено автором.

21Утверждена наказом ФНС Росії від 01.07.2014 № ММВ-7-10 / 346 @ (в ред. Від 16.03.2016).

22Утверждени постановою Губернатора Московської області від 20.01.2016 № 11-ПГ.

О.А. Чуковенкова, юрист