Витяг з наказу: коли потрібно документ і як його правильно оформити

1. оформлення
2. приклад оформлення
3. Підбиваючи підсумки

Зміст:

1. оформлення
2. приклад оформлення
3. Підбиваючи підсумки

Накази по організації бувають дуже розлогими. І це правильно, адже в них потрібно детально обговорити всі нюанси і регламентувати кожну дрібницю, щоб згодом не виникло непорозумінь, недопонімая і претензій з боку причетних осіб. Але як бути, якщо вам, вашим партнерам, працівникам або іншим людям знадобиться офіційний документ, що підтверджує сказане в наказі?

Відправляти копію самого наказу - не варіант: навряд чи адресату захочеться вивчати кілька листів, списаних розпорядженнями керівника фірми. До того ж нерідко в наказах міститься конфіденційна інформація, яку не хотілося б передавати всім підряд. Вихід з положення простий: можна скласти виписку.

оформлення

Виписка оформлюється таким же чином, що і наказ: на фірмовому бланку і з тими ж реквізитами. Нагадаємо, що до необхідних реквізитів наказу (і, відповідно, виписки з нього) належать такі:

• повна назва організації;
• назва виду документа;
• дата його видання;
• місце видання;
• реєстраційний номер;
• заголовок до основного тексту;
• сам текст;
• підпис керівника;
• візи.

Відмінності полягають тільки в назві і змісті тексту. Розберемо процес оформлення виписки покроково.

1. Спершу потрібно визначити, яку саме частину наказу слід відобразити у виписці. Найчастіше вистачає одного конкретного пункту, але іноді цей пункт додатково уточнюється в інших частинах того ж документа. В останньому випадку доведеться вказати всі «уривки», що мають відношення до справи.
2. Потім необхідно відкрити фірмовий бланк і вказати назву виду документа - «Виписка з ...». Відразу ж потрібно написати, з якого саме наказу, вказавши його назву, реєстраційний номер і дату видання. В результаті назва буде виглядати приблизно так: «Витяг з наказу про призначення на посаду комерційного директора від 22.07.2015 р № 87-к». Змінювати ці дані у виписці не можна.
3. Почати текст слід з преамбули наказу, якщо вона є. Якщо ця вступна частина в наказі відсутня, можна використовувати стандартне «наказую».
4. У змістовну частину виписки потрібно скопіювати той уривок з тексту наказу, який ви виокремили при виконанні п.1. Причому копіювати уривок потрібно без змін, слід зберегти навіть порядковий номер пункту, якщо він є. Приклад: «5. Іванова І. І. призначити на посаду комерційного директора з 1 серпня 2015 року ». Ні в якому разі не вставляйте в текст виписки дані, до справи не відносяться (тим більше - з інших документів, крім наказу).
5. Після цього потрібно вказати посаду, ініціали та прізвище керівника, який підписав розпорядження. А ось особисте його підпис у виписці з наказу не буде потрібно.
6. Нарешті, виписку потрібно завірити - без цього вона не матиме законної юридичної сили.

Щодо засвідчення скажімо докладніше. Справа в тому, що особливий його порядок законом не передбачений, і на практиці виписку запевняють в тому ж порядку, що і звичайну копію. Для цього потрібно вказати:

• заверительную напис «Вірно»;
• посаду завірив акт людини;
• його особистий підпис і розшифрування підпису (прізвище та ініціали);
• дату запевнення;
• печатка організації (можна використовувати друк відділу кадрів).

Все, виписка готова.

приклад оформлення

Розберемо весь описаний вище процес на конкретному прикладі. Припустимо, вашій працівникові Петрову А. В. знадобилося документальне підтвердження факту прийняття його на роботу. Фіксується цей факт в наказі про прийняття на роботу. Як випливає скласти виписку з цього акту?

1. Найважливіші відомості - це ПІБ людини, дата і умови його прийняття на роботу, посаду і структурний підрозділ. Всі ці дані становлять основу розпорядження про прийом на роботу.
2. Заповнивши всі стандартні реквізити на фірмовому бланку, ви пишете назву: «Витяг з наказу № 58-к від 20.04.2015 р».
3. Сам «виписаний» текст буде виглядати приблизно так: «Наказую прийняти на роботу з 20.04.2015 р Петрова Олександра Васильовича в call-центр на посаду старшого спеціаліста по роботі з клієнтами. Характер роботи - основна, постійна. Тарифна ставка - 15000 рублів, надбавка - 3000 рублів ». Цього достатньо, інші відомості не знадобляться.
4. У заключній частині тексту вказуєте: «Керівник організації - Генеральний директор Генералів Г. Г.»
5. Залишається поставити в заключній частині виписки позначку: «Правильно. Секретар-референт Комкова Л. С. 07.07.2015 »та друк.

Підбиваючи підсумки

Виписка - це звичайний документ-підтвердження, в якому вказується тільки потрібна для одержувача цього акту частина того чи іншого наказу. Ніяких специфічних вимог до її оформлення немає - можна просто взяти фірмовий бланк і заповнити там ті ж реквізити, що при виданні самого наказу. Потрібно тільки не забути про назву, а ще необхідно завжди завіряти цей документ.

Складати виписку можна з наказу про надання відпустки, про прийом на роботу, про призначення на посаду та з будь-якого іншого.