Заповнення титульного аркуша трудової книжки 2019

1. Нормативна база з питання заповнення титульного аркуша трудової книжки
2. Оформлення титульного аркуша трудової книжки
3. Які дані вносяться на титульний лист трудової книжки
4. Дані про освіту на титульному аркуші трудовій книжці
5. Дата видачі трудової книжки і підпис особи її видав
6. Зміни в титульному аркуші трудовій книжці
7. Посилання на документ, на підставі якого внесено зміни
8. Виправлення на титульному аркуші трудової книжки
9. Знищення зіпсованого бланка трудової книжки

Заповнення титульного аркуша трудової книжки дуже відповідальний етап. Некоректне заповнення цього розділу трудових книжок може призвести до великих проблем у працівника в майбутньому. Існують певні стандарти заповнення. Вони прописані у відповідних інструкціях і правилах. Про них ми сьогодні і поговоримо, стосовно заповнення титульного аркуша книжок.

Трудовий кодекс РФ називає трудову книжку основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ ). Без трудової книжки досить важко було б вирішувати проблему відбору претендентів на посаду. Не випадково в ч. 1 ст. 65 ТК РФ вона вказана другим документом після паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, що пред'являються при укладенні трудового договору.

Саме тому так важливо, щоб перша сторінка була заповнена акуратно і без помилок.

Нормативна база з питання заповнення титульного аркуша трудової книжки

Де роздобути інформацію про правильне внесення інформації на титульний лист? Робота з трудовими книжками регламентується нормами ТК РФ, а також підзаконними актами, прийнятими Урядом РФ і федеральними органами виконавчої влади. наприклад:

1. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» , Яким затверджено:

• нові форми бланка трудової і вкладиша до неї, введені в дію з 01.01.2004;
• Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ).

У названому постанові вказується, що наявні у працівників трудові книжки раніше встановленого зразка (1938 і 1973 рр.) Дійсні і обміну на нові не підлягають.

2. Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 , Яким затверджено:

• Інструкція щодо заповнення трудових книжок (далі - Інструкція );
• форма прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудової і вкладиша до неї;
• форма книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Подивіться відео по темі:

3. Наказ Мінфіну Росії від 22.12.2003 № 117н «Про трудові книжки» , Яким затверджено:

• зразки оформлення титульного аркуша бланка і вкладиша;
• Порядок забезпечення роботодавців бланками.

Складні ситуації виникають при оформленні трудової вперше, а також при необхідності змінити або виправити будь-які відомості на її першій сторінці.

До основних проблем ведення трудових книжок відносяться:

• наявність у працівників трудових книжок, оформлених нема на бланках встановленого зразка або на бланках, які вже не застосовуються, тому що замінені новими;
• невідповідність особистих даних працівника в титульному аркуші трудової книжки його даними в паспорті та ін.

Як же виправити першу сторінку книжки трудової книжки або помилки в записах у вкладиші? У цій статті ми розглянемо деякі такі ситуації і підкажемо, як слід діяти.

Оформлення титульного аркуша трудової книжки

Трудова книжка - складний за структурою і складом інформації багатосторінковий документ, який включає:

• тверду обкладинку, що виконує не тільки захисну, але й інформаційну функції (містить посилання на зміни і доповнення, що вносяться на першу сторінку книжки);
• першу сторінку, яка містить відомості про власника;
• розділи для внесення відомостей про виконувану роботу та нагороди за успіхи в праці.

Зверніть увагу!

Оформлення нової трудової замість втраченої, включаючи оформлення титульного аркуша, здійснюється в порядку, аналогічному оформленню книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше.

Трудова оформляється при укладенні працівником трудового договору вперше (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Крім того, в разі відсутності в особи, що надходить на роботу, трудової в зв'язку з її втратою, пошкодженням чи з іншої причини роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою цієї особи (із зазначенням причини відсутності) оформити нову трудову книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Останній випадок не слід плутати з ситуацією, коли працівник, що втратив трудову книжку, бажає її відновити. І звертається за оформленням дубліката за останнім місцем роботи (а не в організацію, куди він має намір працевлаштуватися).

Таким чином, в ТК РФ при оформленні прийому на роботу передбачені дві різні ситуації:

Ситуація 1. У працівника є книжка, яку потрібно перевірити, зареєструвати і доповнити записом про прийом на нове місце роботи.

Ситуація 2. У працівника відсутня трудова книжка і її необхідно оформити.

Прочитайте корисні статті по темі:

Які дані вносяться на титульний лист трудової книжки

Первинне оформлення починається з заповнення першої сторінки бланка, куди вписуються відомості про працівника (п. 9 правил , П. 2.1.-2.4. інструкції ):

• прізвище ім'я по батькові;
• день народження;
• освіта;
• професія спеціальність.

Прізвище, ім'я, по батькові та дата народження на першій сторінці вказуються на підставі паспорта - основного документа, що посвідчує особу. Ці відомості зазначаються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами.

Дата народження записується повністю: число, місяць, рік. Відмітимо, що Інструкція вимагає записувати дати у всіх розділах трудових книжок, включаючи першу сторінку, арабськими цифрами (по дві цифри для позначення числа і місяця і чотири цифри - для року).

Наприклад: дата народження - 09.04.1983.

Дані про освіту на титульному аркуші трудовій книжці

Запис про рівень освіти вноситься на підставі наявних у працівника документів, що підтверджують факт проходження державної (підсумкової) атестації:

• атестата про основну загальну освіту або про середню загальну освіту для випускників школи;
• диплома про початковому, середньому, вищу і післявузівську професійну освіту (в т. ч. диплома бакалавра, спеціаліста з вищою професійною освітою, магістра, а також диплома про неповну вищу професійну освіту).

Підставою для внесення даних на аркуші трудовій книжці в розділі трудової книжки «Професія, спеціальність» служать документи про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (під час вступу на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки). При внесенні інформації до цього рядка необхідно враховувати деякі її особливості, які знайшли відображення в Інструкції.

До нас на роботу влаштувалися два студента. Один має диплом бакалавра. Другий вчиться на другому курсі і ніякої професії або спеціальності не має. Як випливає заповнити рядок «Професія, спеціальність» в оформлюваних для них титульних аркушах трудових книжок, і чи потрібно взагалі це робити?

Прочитайте корисні статті по темі:

Зверніть увагу: диплом бакалавра свідчить про присудження випускникові вишу «ступеня бакалавра» по певному «напрямку» його професійної підготовки. А не про «присвоєння кваліфікації» за певною «спеціальності» як це зазначено в дипломі спеціаліста. Строго кажучи, такий диплом не свідчить про наявність у працівника спеціальності.

Працівникові, який не має ніякої професії або спеціальності (наприклад, випускнику школи або студенту), нерідко помилково вписують на перший лист інформацію про яку вони виконують (наприклад, кур'єр).

У перерахованих випадках рядок «Професія, спеціальність» повинна залишатися незаповненою до часу отримання працівником професії або спеціальності.

Багато практики не враховують різницю в термінах «спеціальність» і «кваліфікація». І сприймають їх як одне і те ж, звідси - типова, часто зустрічається помилка: замість найменування спеціальності вносять присвоєну випускнику навчального закладу кваліфікацію.

Наприклад, замість спеціальності «бухгалтерський облік, аналіз і аудит» на першій сторінці записують кваліфікацію «економіст».

Разом з тим хотілося б підкреслити. Що описана помилка відбувається не стільки від відсутності знань у фахівців кадрових служб, скільки від неможливості буквально виконати всі вимоги інструкції . Так як записи повинні проводитися «без будь-яких скорочень», а найменування спеціальності вимагає для запису багато місця.

У титульному аркуші трудової книжки цього місця явно недостатньо, тому зробити правильну (точну) запис не завжди можливо. Так що в деяких ситуаціях вказівку кваліфікації замість спеціальності у відповідному рядку титульного аркуша пояснюється «нестиковки» між:

• вимогами інструкції ,
• розмірами бланка,
• найменуваннями, що містяться в Класифікація спеціальностей за освітою (оксо).

Дата видачі трудової книжки і підпис особи її видав

Час запису на першій сторінці зазвичай не збігається з числом початку роботи (роботодавець зобов'язаний оформити трудову книжку на кожного працівника, який пропрацював понад п'ять днів). Тут слід звернути увагу на ще одну «нестиковку» між вимогами інструкції і бланком трудової книжки. Незважаючи на норму в п. 1.1. Інструкції про записи дат у всіх розділах трудових книжок цифрами, для «дати заповнення» залишена рядок: «___» ____________________ 20__ р, явно вимагає змішаного, буквено-цифрового позначення дати.

Що слід розуміти під «посвідченням» титульного аркуша підписом працівника?

Внесені в титульний лист відомості про працівника завіряються його особистим підписом. Важливо підкреслити, що працівник, перш ніж розписатися в титульному аркуші трудової книжки, повинен перевірити правильність внесених відомостей. Завжди звертайте увагу працівника на цей момент, так як виправлення помилок в цій частині трудової книжки не допускається. Якщо працівник виявить будь-яку неточність, зіпсований бланк потрібно буде знищити і оформити трудову книжку заново.

Відповідно п. 35 правил і п. 2.2 інструкції на титульному аркуші зокрема повинна існувати печатка організації. Однак обов'язок організацій мати круглу печатку скасована. Її використання необхідно тільки у випадках, встановлених федеральним законодавством.

Вимога завіряти печаткою відомості в трудових книжках закріплено на підзаконному рівні. Так, такий обов'язок передбачена згаданими підзаконними актами, які прийняті на виконання положень федерального закону ( лист Роструда від 15.05.2015 № 1168-6-1 ).

У зв'язку з чим вважаємо можливим завіряти дані печаткою роботодавця, що містить інформацію про його найменування і місце його знаходження. Це фактично дозволяє підтвердити факт роботи співробітника у даного роботодавця.

Однак якщо друку в компанії немає (відомості про її наявність не внесені до Статуту і вона не застосовується при оформленні документів, будь то трудові книжки або цивільні договори), це не повинно спричинити негативних наслідків. У тому числі визнання недійсними всіх документів, оформлених без друку. Організація діє в рамках, передбачених федеральним законодавством, і це не може бути визнано незаконним.

Аналогічної позиції дотримується і Роструд (лист Роструда від 20.01.2014 № ПГ / 13282-6-1 ).

Прочитайте корисні статті по темі:

Отже, перша сторінка трудової оформлена. Тепер вам необхідно поставити свій підпис. З приводу внесення даного реквізиту у практиків неминуче виникають наступні питання.

По-перше, в бланку трудової 2003 р реквізит називається «Підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок», а в п. 2.2. інструкції - «Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок». Очевидно, що реквізит повинен був називатися однаково.

По-друге, в титульному аркуші трудової книжки зазначено, що названа підпис повинна бути проставлена ​​«розбірливо». Однак за визначенням ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »підпис - це« власноручний розпис », т. Е. Вона, природно, не може бути розбірливою.

Порада!
При оформленні реквізиту «Підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок», ставте НЕ особистий підпис, а розбірливо пишіть своє прізвище

У трудових книжках можна побачити, як по-різному розуміють практики вказівку «підпис розбірливо»:

• ставлять нерозбірливу особистий підпис;
• ставлять особистий підпис і його розшифрування;
• не ставлять підпис, а пишуть прізвище.

У зв'язку з цим ми рекомендуємо при підписанні титульного аркуша трудової книжки ставити не особистий підпис, а писати розбірливо своє прізвище. Також відзначимо, що в цьому рядку не потрібно вказувати розшифровку підпису.

Розглянувши всі реквізити титульного аркуша трудової книжки, наведемо приклади його оформлення.

Зміни в титульному аркуші трудовій книжці

Внесені на першу сторінку відомості про працівника з часом можуть змінюватися.

Як правильно внести зміни в титульний аркуш трудової книжки?

У пункті 26 правил і п. 2.3. інструкції вказується, що зміни записів в титульних аркушах про прізвища, імені, по батькові і дату народження виробляються роботодавцем за останнім місцем роботи. Такі зміни вносяться на підставі:

• паспорта,
• свідоцтва про народження,
• про шлюб,
• про розірвання шлюбу,
• про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів.

Необхідно дати посилання на їх номер і дату. Відразу ж зауважимо, що термін «зміна», на наш погляд, доречний стосовно прізвища, імені та по батькові. Вони, дійсно, можуть змінюватися природним чином (наприклад, у жінки, яка вступила в шлюб і поміняла своє прізвище на прізвище чоловіка).

Що ж стосується дати народження, то тут, очевидно, слід говорити про виправлення помилково внесеної інформації, а не про зміну (як, наприклад, може змінитися дата народження людини?).

При внесенні на першу сторінку трудової книжки змін однією рисою закреслюється колишня інформація і записується нова. На першій сторінці трудової 2003 році це необхідно зробити вище або поруч, на тому самому рядку. До речі, при внесенні даних на першу сторінку рекомендується вписувати прізвище якомога ближче до лівого краю рядка. Інакше надалі, в разі її зміни, не буде можливості вписати інше прізвище.

Приклад оформлення змін прізвища працівника в титульному аркуші трудової книжки зразка 2003 р

збільшити зображення

Як правильно оформити посилання на внесення зміни в титульному аркуші трудової книжки?

Прочитайте корисні статті по темі:

Посилання на документ, на підставі якого внесено зміни

Посилання на внесення зміни і документи-підстави до них даються на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки. Внесення таких даних на її титульному аркуші не допускається. Вони засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою роботодавця.

В Інструкції не сказано, як саме робиться посилання на внесену зміну. Вважаємо, можливі два варіанти. Наприклад, у жінки змінилася прізвище після вступу в шлюб. Посилання на внесену зміну можна показати так:

Варіант 1. Ф а Мілія змінена на прізвище «Єгорова» на підставі ...

Варіант 2. Прізвище «Іванова» змінена на прізвище «Єгорова» на підставі ...

Перший варіант запису про зміну в титульному аркуші трудової книжки кращий, коли прізвище змінюється вперше. Другий - коли прізвище змінюється не перший раз або коли після розірвання шлюбу жінка знову змінює прізвище на ту, яка була у неї до вступу в шлюб.

Зверніть увагу: зміна прізвища в бланку зразка 1973 р робиться трохи інакше. Там в титульному аркуші трудової книжки для внесення прізвища працівника було відведено три рядки. Нове прізвище вноситься в вільну рядок, при цьому колишнє прізвище теж повинна закреслювати, чого не роблять іноді недосвідчені працівники кадрових служб.

Приклад неправильного зміни прізвища працівника в титульному аркуші трудової книжки зразка 1973 р

збільшити зображення

Приклад правильного зміни прізвища працівника в титульному аркуші трудової книжки зразка 1973 р

збільшити зображення

Досить часто у працівників змінюється рівень освіти, працівники освоюють нові професії та спеціальності. Ці дані також повинні бути відображені на титульному аркуші тудовой книжки?

Як правильно доповнити реєструвати дані стосовно освіти, професії та спеціальності?

Доповнення записів про освіту, професії та спеціальності працівника провадиться роботодавцем за останнім місцем роботи (п. 26 правил ). Нові відомості відображаються в титульному аркуші трудової книжки без закреслення раніше внесеної інформації. Спочатку внесені дані про освіту та професії, спеціальності доповнюються новими через кому (п. 2.4. інструкції ).

У пункті 2.4. інструкції не сказано про необхідність внесення на внутрішню сторону обкладинки трудової книжки посилання на документ, що підтверджує доповнення відомостей про освіту або професії, спеціальності на титульному аркуші трудової книжки. Вважаємо, що таке посилання зробити необхідно.

На практиці можуть виникнути різні ситуації, що вимагають доповнення зазначених відомостей в титульному аркуші трудової книжки.

Ситуація 1. Працівник отримує освіту нового рівня за отриманою раніше спеціальності. У цій ситуації на титульному аркуші трудової книжки заповнюється тільки рядок «Освіта».

Ситуація 2. Працівник отримує другу освіту відповідного рівня і отримує другу професію (спеціальність). У цій ситуації на титульному аркуші трудової книжки заповнюється тільки рядок «Професія, спеціальність».

Приклад доповнення відомостей про професії, спеціальності в титульному аркуші трудової книжки

збільшити зображення

Ситуація 3. Працівник отримує освіту відповідного рівня вперше і набуває нову професію (спеціальність). У цій ситуації на титульному аркуші трудової книжки заповнюються рядки «Освіта» і «Професія, спеціальність».

Приклад доповнення відомостей про освіту, професії та спеціальності в титульному аркуші трудової книжки

збільшити зображення

Прочитайте Корисні статті по темі:

Виправлення на титульному аркуші трудової книжки

Зверніть увагу!

За прізвищем, ім'ям, по батькові і дату народження, зазначеним на титульному аркуші книжки, при порівнянні їх з паспортними даними, визначається приналежність трудової книжки даному громадянинові.

При оформленні вперше дуже важливо правильно внести прізвище, ім'я, по батькові та дату народження особи, що надходить на роботу. Ці відомості мають особливе значення для трудової книжки як для документа, в якому не передбачено наявність фотографії працівника.

Оскільки бланк заповнюється вручну, важко уникнути помилок в записах. Природно, виникає питання про порядок виправлення неправильних записів в титульному аркуші книжки. Офіційної відповіді на це питання немає ні в Правилах, ні в Інструкції.

Чи можна виправляти неправильні записи в титульному аркуші трудової книжки?

У пункті 27 правил йдеться про виправлення неправильних записів на підставі офіційного документа роботодавця, який допустив помилку (а не на підставі паспорта - особистого документа громадянина). Т. е. Тут йдеться про виправлення записів в змістовній частині трудової книжки, в відомостях про роботу і про нагородження (заохочення).

аналогічно в інструкції (П. 1.2.) Сказано про визнання недійсними та способи їх усунення тільки записів у розділах книжки «Відомості про роботу» і «Відомості про нагородження».

Зверніть увагу!

Помилки в титулі трудовий виправити неможливо, бланк трудової книжки в 2019 визнається зіпсованим і підлягає заміні на новий.

Це дозволяє зробити висновок про те, що невірні записи в титульному аркуші трудової книжки не підлягають виправленню. А значить, помилка в титульному аркуші тягне за собою визнання бланка трудової книжки зіпсованим і підлягає заміні на новий бланк. Цей висновок підтверджується і п. 48 правил , Де йдеться про сплату роботодавцем зіпсованого бланка трудової книжки або вкладиша до неї «в разі неправильного первинного заповнення». Необхідно також відзначити, що і в п. 26 правил , І в п. 2.3. Інструкції говориться про зміну записів про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження на підставі відповідних особистих документів працівника, а не про їх виправлення як помилкових.

Знищення зіпсованого бланка трудової книжки

При оформленні трудової книжки працівниці, вперше надходить на роботу, я допустила помилку: написала ім'я «Наталя», в той час як в паспорті працівниці вказано ім'я «Наталія». Як слід вчинити в такій ситуації?

Допустивши помилку в титульному аркуші трудової книжки або вкладиша, працівник, відповідальний за ведення, повинен не виправляти запис, а знищувати зіпсований бланк. пункт 42 правил містить пряму вказівку про знищення зіпсованих в результаті заповнення трудової книжки і вкладишів до неї зі складанням відповідного акта.

Прочитайте Корисні статті по темі:

В раніше діючою інструкцією по роботі з трудовими книжками наводилася форма акта про знищення зіпсованих бланків трудових і вкладишів в них. В даний час форма такого акта офіційно не передбачена і визначається роботодавцем.

Акти про знищення зіпсованих бланків підшиваються в окрему справу і зберігаються у працівника, відповідального за ведення. І все ж в житті трапляються випадки пред'явлення працівником давно оформленої трудової з непоміченою своєчасно помилкою на першій сторінці книжки.

При оформленні на роботу прийнятого співробітника виявили невідповідність відомостей про дату народження, зазначених в титульному аркуші його трудової книжки і в паспортних даних. Вперше на роботу він влаштовувався вже дуже давно. Організації, в якій була оформлена книжка, більше не існує. Як нам слід вчинити?

У зв'язку з відсутністю встановленого порядку виправлення помилки на титульному аркуші трудової книжки, можна порадити вчинити так само, як і тоді, коли потрібно внести зміну в запис прізвища, імені, по батькові та дати народження працівника. Однією рисою закреслити колишню запис і записати нові дані.

Посилання на відповідний документ працівника (паспорт) із зазначенням його серії, номера і дати видачі повинні бути внесені на внутрішню сторону обкладинки трудової книжки, завірені підписом особи, відповідальної за їх ведення, і печаткою.

Неприпустимо при заміні особистих даних в титульному аркуші закреслювати (виправляти) окремі букви або цифри, супроводжуючи цю дію позначкою «Виправленому вірити». Хоча так іноді роблять недосвідчені працівники кадрових служб.

Але ще раз зазначимо, що такий порядок виправлення не передбачено нормативними актами, і діяти кадровику доведеться «на свій страх і ризик». Можливий і ще один варіант. Ви можете нічого не виправляти в титульному аркуші трудової книжки, а в майбутньому, якщо у працівника виникнуть проблеми з оформленням пенсії, він зможе підтвердити приналежність йому даного бланка в судовому порядку.

Слід сказати ще про одну проблему, з якою можуть зіткнутися працівники кадрових служб. Як відомо, з 1 січня 2004 р працівникам, вперше стають до роботи, повинні були оформлятися трудові книжки нового зразка. Наказ Мінфіну Росії про затвердження зразків нових бланків було видано лише 22 грудня 2003 р Багато роботодавців не змогли своєчасно придбати нові бланки трудових. І продовжували на початку 2004 р оформляти трудові книжки старого зразка (1973 г.).

Звичайно, організації залишилися на початку 2004 р без нових бланків трудових книжок не з вини працівників кадрових служб. Але разом з тим слід зазначити, що працювати зі старими бланками, що стали недійсними, було вже не можна.

При виникненні у працівника будь-яких складнощів і непорозумінь через старого бланка, оформленого в період, коли він вже не діяв, можна звернутися в організацію, що видала таку книжку. І отримати відповідну довідку про відсутність бланків нового зразка в зазначений період. А краще оформити дублікат трудової книжки на бланку зразка 2003 року, зібравши архівні довідки про стаж роботи.

Читайте також: