До Ваших послугами наші консультації і статті по кадровому діловодству. Для їх читання зареєструйтеся на сайті.
Заповнення табеля обліку робочого часу
Заповнення табеля обліку робочого часу
Уніфіковані форми табеля обліку робочого часу - форми Т-12, Т-13, затверджені Постановою від 05.01.2004 N 1 Держкомстату РФ, пройшли перевірку практикою. І на сьогоднішній день багато роботодавців продовжують використовувати в роботі держкомстатівську форму табеля обліку робочого часу, затвердивши її для себе наказом.
У процесі використання цих форм кадровики стикалися з ситуаціями заповнення, які Держкомстат не врегулював або надав кілька варіантів, залишивши вибір за роботодавцями. Зараз роботодавці - комерційні організації та роботодавці - індивідуальні підприємці мають можливість затвердити свій порядок ведення табеля обліку робочого часу.
Вибираємо метод реєстрації
Витрати робочого часу можна враховувати в табелі або методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годин і т.п.).
При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться в днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язків і т.д.), в табелі у верхньому рядку в графах проставляються тільки коди умовних позначень, а в нижньому рядку графи залишаються порожніми.
Вибираємо спосіб відображення декількох позначень в один день
Тут також є кілька рівноправних варіантів. Деякі фахівці ставлять ці позначення через дріб (наприклад, ОЖ / Я), деякі заводять дві облікові записи щодо одного працівника. Держкомстат допускав при необхідності збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів по режиму робочого часу, наприклад, часу початку і закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.
Вибираємо спосіб фіксації точного часу
Облік робочого часу повинен бути точним, тобто необхідно враховувати не тільки повні годинник, але і хвилини робочого часу. Наприклад, при залученні працівника до понаднормової роботи на півтори години в табелі може стояти відмітка 1: 30 (1 година 30 хвилин) або 1,5 (одна ціла п'ять десятих години).
Будьте уважними при перекладі хвилин в соті частки години. 1 хвилина у вигляді десяткового дробу - це +0,0166666667 години.
З відрізками часу в 15 хвилин (0,25 години), 30 хвилин (0,5 години), 45 хвилин (0,75 години) все просто. А ось перевести в години 10-хвилинне запізнення або 40 хвилин понаднормової роботи складніше.
Вибираємо спосіб внесення змін до табель
Вносити зміни в «закритий» табель доводиться нерідко. Найчастіше виправляються «НН» - неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин), коли ці обставини з'ясовуються лише в наступному місяці. Наприклад, працівник приносить листок непрацездатності, пише пояснювальну записку, і роботодавець визнає причини відсутності неповажними і ін.
Але виправляти доводиться не тільки код «НН». Наприклад, з 20 травня працівнику надано щорічну відпустку на 28 днів. У табелі на підставі наказу стоять позначки «ВІД», а в червні відпускник приносить лікарняний на період з 23 по 28 травня. Дані в закритому табелі виявляються неправильними.
Поширений варіант оформлення коригуючого табеля. Він складається щодо того працівника, відомості про який необхідно виправити. У назву документа додається слово «коригувальний». В іншому форма і порядок оформлення такого документа аналогічні основним табелю.
Ще один варіант - доповнити форму табеля реквізитом «Вид табеля» з варіантами заповнення «первинний», «коригувальний».
На замітку!
Відповідно до ч. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» форми первинних облікових документів визначає керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Форми первинних облікових документів для організацій державного сектора встановлюються відповідно до бюджетного законодавства Російської Федерації.
І якщо форма табеля обліку робочого часу затверджена наказом керівника, то вносити зміни в форму рекомендуємо також наказом керівника.
Визначаємо умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу
Держкомстат пропонував досить широкий набір умовних позначень. Спочатку зупинимося на найпоширеніших кодах (саме прийнятих Держкомстатом).
Код «Я» (цифровий 01) позначає тривалість роботи в денний час. У народі цей код розшифровується як «явка». Це породжує помилку позначати «Я» весь період відпрацьованого працівником часу за зміну, а іншими кодами уточнювати, скільки з цього часу довелося на нічні години, понаднормові і т.д.
Наприклад, зміна працівника становить 11 годин, з яких 2 години припадають на нічний час. В цьому випадку коду «Я» будуть відповідати тільки 9 годин, а коду «Н» - 2 години робочого часу. Якщо поставити «Я» 11 і «Н» 2, то вийде 13-годинний робочий зміна.
Неповний робочий час, встановлений за згодою сторін або на прохання працівника, також позначається кодом «Я».
Але якщо режим неповного робочого часу встановлений з ініціативи роботодавця у випадках, передбачених законодавством, то в цьому випадку відзначається код «НС» (цифровий 25). Які це причини? У разі, коли з причин, пов'язаних зі зміною організаційних або технологічних умов праці (зміни в техніці і технології виробництва, структурна реорганізація виробництва, інші причини), визначені сторонами умови трудового договору не можуть бути збережені, допускається їх зміна за ініціативою роботодавця, за винятком зміни трудової функції працівника. У разі, коли такі причини можуть спричинити за собою масове звільнення працівників, роботодавець з метою збереження робочих місць має право з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації та в порядку, встановленому ст. 372 ТК РФ для прийняття локальних нормативних актів, вводити режим неповного робочого дня (зміни) і (або) неповного робочого тижня на строк до шести місяців (ч. 1 і 5 ст. 74 ТК РФ).
Щорічна основна відпустка позначається кодом «ВІД» (цифровий 09), щорічна додаткова - «ОД» (цифровий 10). Як ми пам'ятаємо, неробочі святкові дні, що припадають на період щорічної основної або щорічної додаткової оплачуваної відпустки, в число календарних днів відпустки не включаються (ч. 1 ст. 120 ТК РФ) і в табелі за цей святковий день теж повинні мати відповідну позначку.
Періоди тимчасової непрацездатності в разі призначення допомоги відповідно до законодавства позначають кодом «Б» (цифровий 19), без призначення допомоги - кодом «Т» (цифровий 20). Здається, в обох випадках мова йде про непрацездатність, яка встановлена уповноваженими на це особами та підтверджена листком непрацездатності.
Наприклад, працівник трудиться в двох організаціях, але отримав один листок непрацездатності і пред'явив його за основним місцем роботи. Основний роботодавець призначить посібник і проставить в табелі код «Б». А друга організація позначає в табелі період відсутності працівника-сумісника кодом «Т», так як непрацездатність встановлена, але підстав оплачувати цей період немає.
Практика іноді підкидає такі ситуації, позначень для яких Держкомстат не передбачив.
Наприклад, працівник не з'явився на роботу. Пізніше представив пояснювальну - екстрено відвозив дружину в лікарню в сусіднє місто. Причину відсутності роботодавець вважав поважної. І що ставити в табелі? Для таких випадків можна додати додатковий код, наприклад, УП (поважні причини), НПП (неявка з поважної причини) або ін.
* Згідно з п. 5 ст. 13 Федерального закону від 29.12.2006 N 255-ФЗ «Про обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством» один з обов'язкових документів для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності - це листок непрацездатності, виданий медичною організацією.
Порядок видачі листків непрацездатності затверджено Наказом Міністерства охорони здоров'я Росії від 29.06.2011 N 624н. Відповідно до цього документа:
«4. Видача листків непрацездатності здійснюється при пред'явленні документа, що посвідчує особу. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки по вагітності та пологах зайнятий у декількох роботодавців і в два попередні календарні роки до видачі листка непрацездатності був зайнятий у тих же роботодавців, видається кілька листків непрацездатності за кожним місцем роботи.
4.1. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки по вагітності та пологах зайнятий у декількох роботодавців, а в двох попередніх календарних роках був зайнятий у інших роботодавців (іншого роботодавця), видається один листок непрацездатності для подання по одному з останніх місць роботи по вибором громадянина.
4.2. У разі, якщо громадянин на момент настання тимчасової непрацездатності, відпустки по вагітності та пологах зайнятий у декількох роботодавців, а в двох попередніх календарних роках був зайнятий як у цих, так і у інших роботодавців (іншого роботодавця), видається або кілька листків непрацездатності для подання за кожним місцем роботи відповідно до пункту 4 цього Порядку, або один листок непрацездатності для подання його по одному з останніх місць роботи за вибором громадянина відповідно до пункту 4.1 астоящем Порядку ».
Передплатникам журналу "Кадровик-практик" також доступні:
Рекомендуємо:
Журнал "Кадровик-практик"
Наш телефон: 8 (8442) 989899, 8-917-338-98-99
Ви в рубриці: Робочий час
Поділитися в соц мережах
Які це причини?І що ставити в табелі?