- В яких випадках проводиться зміна прізвища у трудовій книжці
- Як оформити зміну прізвища у трудовій книжці
- В які ще документи слід внести зміни
Як правильно скорегувати трудову книжку при зміні прізвища співробітника? Які ще документи треба поправити? Читайте в нашій статті, скачайте все готові зразки
Читайте в нашій статті:
В яких випадках проводиться зміна прізвища у трудовій книжці
Трудова книжка повинна відображати актуальні відомості про її власника. Тому при будь-якій зміні паспортних даних відповідна інформація вноситься в цей документ. Часто виникає питання, чи потрібно міняти трудову книжку при зміні прізвища. В цьому немає необхідності. Новий документ не оформляють, а вносять корективи в старий.
Прізвище співробітника може змінитися в наступних ситуаціях:
- Вступ до шлюбу. Зміна прізвища в трудовій книжці після заміжжя, іноді неодноразове, - найчастіший варіант для звернення до кадровику. Або зворотна ситуація - розлучення з поверненням дівочого прізвища.
- Виправлення раніше невірно внесеної в книжку прізвища. Такий привід зустрічається рідко, так як книжка перевіряється при заповненні кілька разів - і самим кадровиком, і працівником. Проте, описки і казуси трапляються (наприклад, якщо прізвище е-ваних). При цьому не має значення, в який момент помічена помилка і ким вона була допущена.
- З особистих причин. Наприклад, через неблагозвуччя.
Повідомлення наймача про зміну в паспортних даних або поміченою помилку в трудовій має відбуватися якомога швидше. Обов'язок внести поправки покладається на кадровий відділ актуального місця роботи. Якщо людина в теперішній момент не працевлаштований - корективами займеться кадровик на наступному місці роботи.
Будь-які самостійні виправлення, навіть якщо книжка знаходиться на руках у співробітника, неприпустимі і вважаються псуванням документа.
Як оформити зміну прізвища у трудовій книжці
Алгоритм внесення виправлень виглядає так:
Крок 1. Працівник зобов'язаний надати копії та оригінали документів, що засвідчують зміну прізвища. У пакет документів можуть входити свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу, про народження та ін., Які підтверджують сам факт процедури зміни. Але на практиці в першу чергу потрібен саме паспорт, який є основним посвідченням особи. Вказати як підстави можна всі документи або тільки паспорт.
Крок 2. Далі співробітник пише заяву з проханням змінити особисті дані в кадрових документах. Воно складається у довільній формі на ім'я керівника організації. Вказуються реквізити організації, ПІБ керівника, посада та ПІБ працівника, викладається сама прохання, перераховуються додатки. Дата і підпис обов'язкові.
Крок 3. Роботодавець випускає наказ. У ньому фіксується розпорядження для кадровика внести нові відомості.
Крок 4. Відповідальний кадровий працівник оформляє книжку. Важливо дотримуватися цілий ряд правил:
- Неактуальна запис акуратно закреслюється рисою, зберігаючи її прочитання.
- Нове прізвище пишеться над нею або на вільному рядку для прізвища.
- Зайве нагадувати, що почерк повинен бути розбірливий. Паста для ручки використовується тільки синього або чорного кольорів.
- На чистому форзаці (зворотному боці обкладинки) повідомляється, що в книжку внесено нове прізвище, вказується документ-підставу. Відзначаються ПІБ, посада кадровика, ставиться розпис. При наявності ставиться печатка.
► П'ять ситуацій, коли працівник повинен надати вам інформацію і документи
Іноді зміна прізвища відбувається кілька разів, і передбаченого місця не вистачає. В такому випадку використовується форзац, а коли і він заповнений - заводиться вкладиш. Відмітка про зміну прізвища ставиться на внутрішній стороні обкладинки вкладиша. Виправлення прізвища на титульному аркуші книжки нескладно. Але треба бути вкрай уважним при заповненні, щоб уникнути помилок.
Якщо змінює прізвище сам кадровик, відповідальний за заповнення книжок, потрібно запевнити правки підписом керівника організації.
В які ще документи слід внести зміни
Зміна прізвища тягне зміни в цілому пакеті кадрових документів, не тільки в трудовій книжці. Внесіть зміни в трудовий договір, трудову книжку, облікові документи та реєстраційні форми, а також переоформлюєте пенсійне страхове свідоцтво. Існують і додаткові документи, в залежності від конкретного співробітника. Детальніше про це, з прикладами та порадами, як уникнути зайвих проблем при переоформленні, читайте тут
Через особливого статусу директора перелік таких документів ширше, ніж у рядового співробітника. Про те, що у керівника організації нове прізвище, повинні знати податкова служба, позабюджетні фонди, учасники товариства, банк і ділові партнери. І про це теж наші експерти склали докладну статтю .
Які ще документи треба поправити?