- Загальні відомості про журнал обліку робочого часу співробітників
- його призначення
- форма
- Наказ про ведення
- Оформлення документа
- вимоги
- заповнення
- Загальні правила
- Нюанси для спеціальних професій
- періодичність заповнення
- прошивання
- Відповідальний за ведення
- Термін зберігання
Трудовий Кодекс зобов'язує роботодавців здійснювати облік всього відпрацьованого часу всіх своїх співробітників, зазвичай для цього використовується табель обліку відпрацьованого часу. Але в деяких компаніях на додаток до цього також заводять ще журнал для обліку робочого часу.
Загальні відомості про журнал обліку робочого часу співробітників
Поняття і обов'язковість ведення
Основна відмінність журналу для обліку робочого часу від табелів полягає в тому, що в останньому враховують кількість відпрацьованих годин, а в журналі зазначається час приходу співробітника і його відходу. Законодавство не зобов'язує адміністрацію підприємства вести його в обов'язковому порядку, тому це вирішує сам роботодавець.
Даний документ оформляється у вигляді журналу, в якому в стовпці вносяться необхідні дані, а в рядки вписуються конкретні працівники та інформація про їх робочому дні.
Для тих, хто веде облік робочого часу за допомогою 1С, буде корисно наступне відео:
його призначення
Ведення журналу переслідує кілька цілей:
- Облік часу появи на роботі і відходу співробітників організації ;
- Облік запізнень і відходу з роботи раніше встановленого часу;
- Мотивація працівників дотримуватися графіка робочого розпорядку;
- Відсутність працівника на підприємстві повний день;
- Облік відпрацьованих годин відрізняються від нормальної норми: понаднормова робота, ненормований робочий графік, робота в свята і вихідні.
В кінці місяця за результатами, занесеним в журнал будуть складатися табеля обліку робочого часу, або табельщик просто з ним звіряється.
форма
Цей журнал не має уніфікованої або рекомендованої форм, тому кожна компанія розробляє його самостійно відповідно до своїх потреб. У журналі може враховуватися наступна інформація:
- ПІБ співробітника;
- Найменування посади і структурний підрозділ;
- Час появи на роботі;
- Час відходу з роботи;
- Кількість відпрацьованих годин;
- Вихід на робоче місце в вихідні та святкові дні, залучення до надурочних робіт;
- Причина залучення співробітників до роботи понад установлені норми;
- Розпис співробітника і відповідального, що підтверджує достовірність відомостей.
У журналі можуть бути відображені всі відомості відразу, або можна завести декілька журналів, призначених для різних випадків:
- Загальний журнал;
- Журнал, що враховує понаднормовий робочий час;
- Журнал для посад мають змінний графік;
- Журнал для обліку відпрацьованого часу посад з ненормованим робочим графіком;
- Журнал для обліку відпрацьованого часу окремих категорій співробітників підприємства.
Наказ про ведення
Журнал обліку робочого часу буде ставитися до внутрішніх документів організації та частиною її діловодства, а значить, його ведення має бути оформлено відповідним чином. В першу чергу необхідно розробити форму журналу і затвердити її наказом-розпорядженням.
Потім видається наступний наказ, безпосередньо про введення журналу в дію. Воно складається у довільній формі і в ньому докладно розписується наступна інформація:
- Порядок використання журналу;
- Відповідальні за його ведення;
- Обов'язок працівників бути до відповідального працівника для позначки.
Далі наказ підписує керівник і міститься в ньому інформація доводиться до відома працівників. Також необхідність ведення журналу можна внести в один з локально - нормативних актів підприємства: правила розпорядку робочого дня, інструкцію з діловодства.
Оформлення документа
При оформленні журналу обліку робочого часу необхідно слідувати правилам оформлення всіх інших журналів, що ведуться на підприємстві - відповідно до правил оформлення таких документів.
Приклад граф основного розділу журналу
вимоги
До оформлення журналу обліку робочого часу працівників в компанії пред'являються вимоги, зазначені нижче:
- На обкладинці має стояти найменування журналу;
- На титульному аркуші повинно бути вказано повне найменування компанії і її відділення, до якого належить журнал;
- Тут же необхідно вказати дату початку внесення записів в журнал. А після того, як буде зроблена остання запис, ставиться дата завершення ведення журналу;
- На останньому форзаці вказують відповідального за ведення документа.
Табель обліку робочого часу та його ведення описані цим відеороликом:
заповнення
Журнал заповнює відповідальний співробітник, всі дані повинні вноситися строго в колонки, призначені для них. Якщо передбачена графа для підписів, то розписують працівник повинен бути ознайомлений із записом.
Доступ до журналу повинен бути тільки у співробітника, що відповідає за його ведення.
Завантажити безкоштовно бланк журналу ви можете тут .
Зразок заповнення журналу обліку робочого часу
Загальні правила
При веденні журналу необхідно дотримуватися наступних правил:
- Записи в журналі робляться тільки ручкою, в ньому не повинно бути записів, зроблених олівцем;
- Якщо є необхідність виправити запис, то неправильна закреслюється, а зверху пишеться потрібний варіант. Користуватися коректором не варто;
- Всі записи необхідно вносити так, щоб вони були написані розбірливо і акуратно;
- Всі записи повинні йти поспіль, порожніх рядків не повинно залишатися.
Нюанси для спеціальних професій
Оскільки для журналу немає уніфікованої форми, а його ведення не передбачено законом, то всі нюанси ведення для різних професій (пр. Військовослужбовців за контрактом, педагога-психолога і т.п.) будуть залежати від форми розробленого журналу і того, яка інформація в ньому віддзеркалюється.
періодичність заповнення
Періодичність заповнення журналу залежить від того, які дані вносяться в даний документ, але в будь-якому випадку необхідно дотримуватися правило: «заповнення журналу за фактом». Це означає, що записи вносяться в журнал безпосередньо при появі працівника на його робочому місці або при його догляді.
прошивання
Журнал обліку необхідно оформляти, як і всі інші журнали, тобто пронумерувати і прошити. Нумерація повинна бути наскрізною, починаючи з першого листа. Потім журнал прошивається, і прошивка пломбируется прямокутником паперу, на якому вказано кількість прошитих аркушів.
Відповідальний за ведення
Працівника, який буде відповідати за ведення журналу призначає керівник. Найчастіше все цей обов'язок покладається на наступні посади:
- Охоронець або вахтер на вході на територію підприємства або будівлі;
- Секретар, провідний діловодство організації;
- Співробітник відділу кадрів.
На дві останні посади обов'язок по веденню журналу доцільно покладати, тільки якщо чисельність працівників підприємства не велика.
Термін зберігання
Оскільки журнал обліку робочого часу працівників не входить до переліку обов'язкової документації, то і конкретні терміни зберігання для нього не визначені. Виходячи з того, що журнал є первинним документом для складання табеля, то терміни зберігання цих документом повинні бути рівні.
Таким чином, можна виділити два терміни зберігання журналу:
Оскільки журнал може вестись не один рік, то термін його зберігання необхідно відраховувати від дати останнього запису.
Журнал обліку робочого часу працівників, хоча і не є обов'язковим до ведення документом, ведеться на багатьох підприємствах. Він є частина діловодства організації, тому при його веденні та оформленні необхідно дотримуватися правила оформлення документації.
Підсумований облік робочого часу і правила його ведення розглянуті цим відеороликом: