Всі трудові книжки працівників, разом з вкладишами і бланками, в обов'язковому порядку зберігаються у роботодавця. Крім зберігання, потрібно вести облік цих документів, для чого призначений спеціальний журнал, або книга обліку.
Що таке журнал з обліку трудових книжок?
Трудові книжки враховуються в журналі, який представлений у вигляді книги з безліччю сторінок. Він має 13 граф і затверджений Міністерством праці Росії. Формат журналу - А4.
Ця книга має виробничий випуск, її можна придбати. Так само допускається виготовлення цього документа в установі за умови дотримання спеціальних вимог.
Облік документів здійснюється співробітником кадрової служби. У нього заносяться дані прийнятих книжок працівників, яких оформляють на робоче місце. Так само в нього записуються відомості з вперше створених книжок, і тих, які видаються працівникам.
Вкладиш теж реєструється, якщо він присутній в книжці. У ситуації, коли вкладиш був отриманий працівником в іншій установі, потрібно внести лише відомості, які є в його трудовій книжці. Дані з вкладиша записуються в наступний рядок журналу.
заповнення
Законодавство встановило сувору форму ведення журналу. Перерахуємо по графам всі відомості, які фіксуються в ньому:
- 1-я графа служить для проставляння по порядку всіх номерів книжок, які здали співробітники;
- 2,3,4-я графа служать для того, щоб записати в них дату прийняття працівника. Потрібно врахувати, що часом дати прийняття співробітника на роботу і оформлення його трудової книжки можуть бути різними;
- в 5-й графі записуються ім'я, прізвище та по батькові співробітника без скорочення;
- 6-я графа служить для запису серії і номера книжки. Коли працівник в похилому віці, його трудова книжка може не мати серію та номер. У цьому випадку працівник служби кадрів позначає прочерком відсутність потрібних даних;
- в 7-й графі записується спеціальність і професія робітника. Разом з цим вказується категорія, розряд і кваліфікація;
- 8-я графа потрібна для запису найменування підприємства, куди надійшов працівник;
- 9-я графа служить для запису того, на якій підставі ухвалено робочий і для запису номера наказу, відповідаючи якому він розпочав виконання своїх обов'язків;
- 10-я графа - для підпису кадровика, якому передавалася трудова книжка;
- в 11-ю графу заносять відомості про суму, яку заплатив співробітник за трудову книжку (бланк), або за вкладиш до неї. Цю графу заповнюють у разі, коли книжка заводиться знову. В інших випадках в ній просто ставиться позначка у вигляді прочерку;
- в 12-й і 13-й графах будуть занесені відомості при звільненні працівника з організації. У 12-й графі запишуть дату, коли співробітнику видадуть книжку, в 13-й графі працівник повинен поставити розпис, запевнивши отримання книжки на руки.
При відсутності працівника в той день, коли відбулося звільнення, і передати трудову книжку особисто в руки немає можливості, необхідно повідомити його про те, що він зобов'язаний прийти і отримати її, або дозволити переслати книжку поштою. Так само роблять, коли робітник на отримання трудової книжки відповів відмовою.
У зв'язку з цим, в 12-ю і 13-ю графу журналу пишуть дату і номер повідомлення, яке відправлено співробітнику, а так само дату відправлення поштою (якщо співробітник дав згоду).
У тому випадку, якщо на підприємстві співробітнику оформляли вкладиш, звільняючись, йому необхідно поставити підпис не тільки за те, що він отримав трудову книжку, а й за отримання вкладиша, так як він був зареєстрований окремо.
опломбування
Журнал необхідно опломбувати або опечатати сургучем, захоплюючи частково паперовий лист, кінчики шнурівки і частина обкладинки. Коли книга пломбируется, пломбу ставлять на кінчики шнурівки, які виступають.
Пломба для опломбування - номерна, індикаторна. Вона зроблена у вигляді унікального індикаторного пристрою з одноразовим застосуванням. За допомогою неї можна виявити незаконний доступ до журналу. Потрібно фіксування номера пломби на титульному аркуші. Без наявності цієї записи опломбування журналу вважається недійсним.
Як запевнити журнал обліку руху трудових книжок? Про це розповідається у відеоролику.
оформлення
Журнал обліку руху трудових книжок зразок заповнення скачати ви можете, якщо перейдете по посиланню.
З огляду на те, що книга обліку руху трудових книжок використовується протягом довгого періоду, краще, щоб вона була в твердою і щільною обкладинці. Сторінки прошиваються за допомогою ниток. Потрібно позначення нумерації сторінок. Журнал необхідно прошнурувати, кінчики шнурівки закріпити на обкладинці всередині. Для цього на них потрібно приклеїти невеликий паперовий листок.
На лицьову обкладинку книги обліку приклеюється етикетка, на якій пишеться назва установи, назва самого журналу (книги), і дати, коли він розпочато, і коли закінчений. Так само на неї ставиться розпис працівника - кадровика. Підпис може ставитися і на зворотний бік. Записи в книзі обліку виробляються кульковими, гелевими або чорнильними ручками. Колір чорнила - синій, фіолетовий, чорний.
Неприпустимо робити закреслення і виправлення. Також забороняється вдаватися до допомоги коректує рідини. При допущенні кадровиком помилки, він повинен написати, що вона недійсна. Можна попередньо зробити графу для приміток перед початком ведення журналу, куди будуть вноситися відомості про зроблені помилки.
Книга, що відповідає за облік трудових книжок, повинна бути завірена підписом керівництва установи. Необхідно поставити кількість сторінок і дату. Всі ці дані записуються на паперовому листку, який приклеєний на обкладинку всередині. Журнал ведуть до тих пір, поки він повністю не буде заповнений. Досягнувши останньої сторінки, в ньому ставлять число і передають на архівне зберігання. Зберігатися в архіві він повинен 75 років.
Що таке журнал з обліку трудових книжок?Що таке журнал з обліку трудових книжок?
Як запевнити журнал обліку руху трудових книжок?