19.08.2016, 15:37:31
Войти Зарегистрироваться
Авторизация на сайте

Ваш логин:

Ваш пароль:

Забыли пароль?

Навигация
Новости
Поход в Холодный Яр

Если вы ищете, чем заняться в выходные, любите походы и природу Украины, то вероятно вам понравится поход. Поход в Холодный Яр, если точнее. Холодный

Увлекательный тур пешком по Карпатам

Украина самая большая страна Европы с неплохой инфраструктурой и разнообразием ландшафта. Здесь действительно есть, что посмотреть, от памятников славянской старины до изумительных природных красот.

Бизнес план кредитного потребительского
Финансовый рынок нашей страны довольно развит, что в общем-то характерно для государств всего мира с развитыми или развивающимися экономики. Но потребности в финансовых услугах все равно, в значительной

Бизнес онлайн от сбербанка
Услуга Сбербанк бизнес онлайн от Сбербанка России – это новая, уникальная и, несомненно удобная возможность для предпринимателей и юридических лиц управлять своими счетами в банке, а также проводить необходимые

Архив новостей
Реклама
Календарь событий
Right Left

Журнал реєстрації вхідних документів

  1. Вхідна документація, що підлягає реєстрації
  2. Журнал реєстрації вхідних документів
  3. Інші способи реєстрації вхідних документів

Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в подальшому мати можливість оперативно знайти інформацію, що надійшла ділову папір, необхідно освоїти правила реєстрації вхідної кореспонденції. У цьому як не можна до речі допоможе журнал реєстрації вхідних документів, про який ми розповімо в сьогоднішній статті.

З даної статті ви дізнаєтеся:

  • яку вхідну документацію необхідно реєструвати;
  • що таке журнал реєстрації вхідних документів;
  • які ще існують способи реєстрації вхідної кореспонденції.

У будь-якій організації дуже пильну увагу необхідно приділяти реєстрації вхідних документів. Від цього багато в чому залежить успішність діяльності компанії, якщо мова йде про вхідні документах від партнерів, з якими укладаються різні угоди. В даному випадку несвоєчасна реєстрація або втрата вхідного документа може не тільки відбитися на діловому іміджі організації, але і стати причиною збитків і витраченого часу. Щоб уникнути подібних неприємностей, давайте розглянемо, які входять документи підлягають обов'язковій реєстрації і як це зробити за допомогою журналу реєстрації.

Вхідна документація, що підлягає реєстрації

Вся вхідна кореспонденція повинна проглядатися і реєструватися (при необхідності) в день її отримання відповідальною особою. Як правило, в будь-якій організації цей обов'язок покладається на секретаря, який повинен вміти сортувати вхідні документи відповідно до їх терміновістю і цінністю. Саме Вся вхідна кореспонденція повинна проглядатися і реєструватися (при необхідності) в день її отримання відповідальною особою секретар вирішує, які документи в подальшому потраплять на стіл керівника, а які відправляться в сміттєву корзину, тому необхідно поставитися досить скрупульозно до процедури відбору вхідних паперів.

Для початку слід виділити такі ділові папери, як документацію з контролюючих органів. Їх необхідно реєструвати відразу ж при отриманні і передавати керівництву або відповідальним співробітникам. Зневажливе ставлення до даної документації може обернутися як невеликими неприємностями, так і адміністративним покаранням, тому рекомендуємо поставитися уважно до даних листів.

Наступні листи, що вимагають не менш пильної уваги, належать організаціям-партнерам, з якими ваша компанія спільно веде діяльність. До цієї групи належать як листи від компаній, що займаються обслуговуванням (наприклад, організації, що обслуговують ваш офіс, робочу техніку і т.д.), так і безпосередні клієнти. В даному випадку будь-який лист може містити корисну інформацію про будь-яких угодах, договорах, зміни в тарифах або умови співпраці. Саме тому подібна входить документація повинна бути зареєстрована і передана відразу ж при отриманні.

Правила реєстрації документів

Журнал реєстрації вхідних документів

Найпростішим і надійним способом реєстрації вхідних документів на даний момент є журнал реєстрації вхідних документів. З його допомогою можна без праці зареєструвати будь-яку входить ділову папір і з легкістю знайти її, якщо це буде необхідно. При реєстрації використовується стандартний набір реквізитів, який містить:

  • реєстраційний номер вхідного документа;
  • дата реєстрації (надходження) документа;
  • відомості про кореспондента (найменування організації - автора документа; посаду та П.І.Б. особи, яка підписала лист);
  • короткий зміст листа;
  • спосіб доставки (можна вказати номер поштового відправлення);
  • кількість примірників листи;
  • відомості про адресата (П.І.Б. та посада особи, на ім'я якого надійшов лист або найменування організації);
  • П.І.Б. і посаду співробітника, якому був переданий вхідний документ для прийняття управлінського рішення, ознайомлення або виконання.

Діловодство за зверненнями громадян: реєстрація, контроль і зберігання

Відзначимо, що журнал реєстрації вхідних документів використовується в компаніях з невеликим обсягом документообігу. Це обумовлено тим, що при великому потоці вхідної документації ручне заповнення реєстраційної форми стає скрутним.

Інші способи реєстрації вхідних документів

Існують різні форми реєстрації документів. Крім журнальної реєстрації, також застосовується карткова форма. При її організації заповнюються реєстраційно-контрольні картки, з яких формуються картотеки. Кожна така картка містить коротку інформацію про документ (дату реєстрації, індекс, короткий зміст і позначку про виконання).

У свою чергу картотеки (як і журнали) можуть поділятися на 2 частини: по виконаним і невиконаним документам. При такій організації дуже легко стежити за виконанням, своєчасно переміщаючи матеріали з однієї картотеки в іншу.

Ведення журналу реєстрації кореспонденції в MS Office Excel 2010

Електронна форма реєстрації документів здійснюється за допомогою спеціального програмного забезпечення. Як правило, така форма реєстрації має вигляд бази даних, що складається з електронних карток. За аналогією з картковою формою, в них вносяться короткі відомості про документ і його місцезнаходження. Така форма реєстрації дозволяє в короткі терміни знайти необхідні папери за датою їх реєстрації, індексу і т.д.