- Правила ведення журналу реєстрації наказів
- Скачайте документи зі статті
- Коли необов'язковий журнал реєстрації спростить вам роботу і врятує від штрафу
- Як оформити журнал реєстрації наказів
Журнал реєстрації наказів дозволяє систематизувати документообіг в організації, що полегшує проходження перевірок ГИТ. Дізнайтеся, як його оформити, скачайте зразки журналів
Читайте в цій статті:
Правила ведення журналу реєстрації наказів
Діяльність будь-якої організації передбачає утворення великої кількості документів, в тому числі наказів, які потрібно зберігати 5 або 75 років. З цієї причини має бути два журнали обліку наказів, ведення яких можливо і в електронному вигляді. У другому випадку необхідно забезпечувати резервне копіювання даних, щоб в результаті збою не втратити документи.
Скачайте документи зі статті
Неважливо, яким чином відбувається реєстрація наказів в організації (в електронному або паперовому вигляді), необхідно дотримуватися загальних правил оформлення журналів. В подальшому це допоможе уникнути зайвих питань при перевірках, швидко знайти потрібні записи або документи.
Книга наказів: зразок оформлення
- на титульному аркуші відображають повну назву документа, а також дату його оформлення;
- нижче вказують найменування компанії або структурного підрозділу організації;
- журнал нумерують, прошивають, скріплюють особистими підписами голів підприємства, ставлять печатку, якщо вона використовується;
- з метою захисту від фальсифікації журнал реєстрації пломбують.
Коли необов'язковий журнал реєстрації спростить вам роботу і врятує від штрафу
Обов'язкових журналів реєстрації п'ять, решта - справа добровільна. Але навіть якщо не хочете «розводити зайву паперову роботу», не поспішайте від них відмовлятися - прочитайте статтю журналу "Довідник кадровика". У ній експерти розібрали п'ять ситуацій, коли такі журнали допомагають кадровику довести свою правоту в суді і врятуватися від великого штрафу.
Журнал наказів містить декілька стовпців:
- другий стовпець використовується для запису персональних даних (посади відповідальної особи, П.І.Б.);
- третій - для номерів наказів. Передбачено і вказівку буквених кодів: «ЛЗ» (особовий склад), «ОД» (основна діяльність), «О» (відпустки);
- в четвертому стовпці книги реєстрації наказів відображають дати складання документів;
- в п'ятому вказують дані працівника, на якого видавався наказ, а також його посаду;
- в шостому короткий зміст;
- в сьомому - підпис відповідальної особи.
Журнал реєстрації кадрових наказів можна заповнювати і в іншому порядку, так як це залежить виключно від форми використовуваної книги.
Документ може розроблятися самостійно, також організація має право застосовувати типовий зразок. Головне, щоб в ньому були обов'язкові і допоміжні графи.
Обов'язкові графи книги реєстрації наказів
допоміжні колонки
- № п / п;
- дата розпорядження;
- актуальний номер наказу;
- вид розпорядження;
- П.І.Б. співробітника організації;
- табельний номер фахівця;
- підстави.
- ким підписаний документ;
- виконавець розпорядження;
- куди вирушає розпорядження;
- розпис про одержання в журналі реєстрації наказів;
- відмітка про направлення наказу в справу;
- посаду, а також П.І.Б. співробітника, який зареєстрував наказ;
- інші зауваження.
У деяких випадках окремого рядка «Примітки» немає в документі. Якщо запис внесено невірно, роблять позначку, як і в трудових книжках працівників. Наприклад: «Запис за № недійсна». При цьому нижче вказують вірну запис, ставлять розпис. Якщо в організації застосовують друку, то виправлення завіряються і ними.
Журнал реєстрації наказів по кадрам потрібно заповнювати чітко і без помарок. Строго заборонено Штрихована записи, закреслювати букви, намагатися прибрати відомості за допомогою коригувальних засобів. Неприпустимо наявність сторінок, які не мають нумерації. Книга наказів по кадрам заповнюється тільки суцільним текстом.
Як оформити журнал реєстрації наказів
Організації, а особливо комерційні фірми, можуть використовувати будь-який бланк журналу реєстрації наказів, але порядок ведення книги повинен бути закріплений в окремих локальних нормативних актах. Він визначається безпосередньо генеральним директором фірми або іншою уповноваженою особою.
В акті потрібно закріпити:
- П.І.Б. , Посади працівників, відповідальних за складання, зберігання документа;
- співробітників, на яких перекладається обов'язок вести журнал, якщо основні відповідальні за нього тимчасово відсутні;
- установлені інтервали часу зберігання книги реєстрації наказів;
- місце зберігання повністю заповнених документів.
Зазвичай веденням журналу реєстрації наказів займається секретар, якщо організація невелика. У великих фірмах цей обов'язок може покладатися на окремого працівника. При цьому відповідальність за збереження документа повинна бути відображена в локальному акті, трудовому договорі або посадової інструкції, так як можлива псування книги або її втрата. Деякі фірми ведуть відразу кілька журналів - в звичайному і електронному вигляді.
Незважаючи на те, що книга наказів по кадрам - необов'язковий документ, експерти рекомендують вести її кожної організації. Пов'язано це з тим, що під час перевірок у фірми є всього три дні, щоб підготувати необхідний пакет документів, який буде перевіряти трудова інспекція або податкова. В цьому випадку журнал реєстрації наказів дозволить швидше знайти потрібні папери. Крім того, він полегшує роботу багатьох фахівців фірми, так як дозволяє систематизувати документообіг.
Якщо організація не хоче самостійно розробляти журнал реєстрації наказів, зразок документа можна скачати або купити в спеціалізованому магазині. У першому випадку книгу потрібно не тільки роздрукувати, а й пронумерувати, опломбувати, після цього приступати до її оформлення та ведення. При цьому фахівець, відповідальний за ведення журналу реєстрації наказів по кадрам, зразок якого не визначено на законодавчому рівні, зобов'язаний дотримуватися загальних правил заповнення документа.