Як оформити тимчасове виконання обов'язків головного бухгалтера

1. Як доручити виконання обов'язків відсутнього працівника
2. Документальне оформлення
3. Організація роботи при відсутності головбуха

ПИТАННЯ: Наш головний бухгалтер збирається піти в чергову щорічну відпустку на 24 к.дн. На підприємстві працює ще один бухгалтер, на якого керівник має намір на період відсутності головного бухгалтера тимчасово покласти виконання його обов'язків, зокрема, підписувати податкову звітність, банківські документи тощо. Поясніть, будь ласка, як правильно це оформити, чи треба повідомляти Податкову?

ВІДПОВІДЬ: Для того щоб виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера доручити комусь іншому працівникові, слід видати відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства, зробити тимчасову картку зі зразком підпису відповідного працівника для банку, а також повідомити контролерів. Далі - детальніше ...

Як доручити виконання обов'язків відсутнього працівника

На випадок тимчасової відсутності працівника (під час хвороби, відпустки, відрядження і т.д.) існують дві можливі форми організації праці:

1) тимчасове заступництво (заміщення);

2) виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.

Працівник, виконуючий обов'язки відсутнього працівника, не звільняється від своєї основної роботи. Йому здійснюють доплату, розмір якої визначається в наказі по підприємству про доручення працівникові виконувати обов'язки тимчасово відсутнього працівника (з урахуванням положень колективного договору) (ст. 105 КЗпП, п. 1 Інструкції № 53-ВЛ, лист Мінпраці від 02.12.2005 р № 9942/0 / 14-05 / 018-17).

Правда, в листі від 21.07.2011 р № 590/13 / 84-11 Мінсоцполітики наголошує:

«Виконання службових обов'язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов'язано з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації, - є тимчасовим заступництвом».

Тому з цього випливає, що виконання рядовим бухгалтером обов'язків головного як керівника відділу (тобто за більш відповідальною посадою) необхідно оформляти саме як тимчасове заступництво (заміщення). Але при цьому виникає питання: хто буде виконувати обов'язки рядового бухгалтера, адже під час заступництва він звільняється від їх виконання?

Брати додаткову штатну одиницю за строковим трудовим договором, погодьтеся, теж не вихід ... Ми, зі свого боку, дотримуємося позиції, що все-таки при подібних обставинах можливі обидві форми організації праці. Зрештою, чинне законодавство ніяких обмежень з цього приводу не встановлює. Немає в ньому і норм, які б зобов'язували виконання обов'язків відсутнього працівника за більш відповідальною посадою оформляти тільки як тимчасове заступництво.

Таким чином, ми вважаємо, якщо ви побажаєте, то має право вибрати таку форму організації праці, як виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.

Документальне оформлення

Виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера покладається на іншого працівника на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Виданню такого наказу може передувати подання (клопотання, доповідна або службова записка) головного бухгалтера із зазначенням пропонованої кандидатури на цю посаду.

Вибираючи серед працівників особа, яка в подальшому буде виконувати обов'язки головного бухгалтера, слід врахувати рівень знань і професійної підготовки такої особи - їх повинно бути досить, щоб впоратися з виконанням додаткової і відповідальної роботи. Крім того, напередодні відпустки головбуха радимо оформити акт приймання-передачі справ від головбуха до бухгалтеру, який буде виконувати його функції, і обов'язково ознайомити останнього з посадовими обов'язками головбуха.

У загальному випадку виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника допускається тільки за згодою працівника. Винятком є ситуація, коли безпосередньо посадовою інструкцією передбачено виконання обов'язків іншого працівника на час його відсутності. У такій ситуації дані обов'язки відносяться до трудової функції працівника та виконуються без видання окремого наказу і без доплати (відповідне роз'яснення розміщено на офіційному веб-сайті Управління Держпраці в Кіровоградській області (далі - Роз'яснення Управління Держпраці в Кіровоградській області)).

Працівник дає свою згоду на виконання обов'язків головбуха шляхом проставлення відмітки про згоду в проекті наказу керівника або, скажімо, шляхом написання заяви (див. Зразок 1). Потім керівник підприємства видає відповідний наказ (див. Зразок 2).

зразок 1

Зразки 1 та 2 публікуються мовою оригіналу

Оніщуку С. І.

Олексієнко Тамарі Дмітрівні,

бухгалтера

Заява

Чи не заперечую проти доручення мені виконання обов'язків відсутнього головного бухгалтера, Купчик Тетяни Костянтінівні, у период ее перебування у щорічній відпустці.

10.08.2017 р. Олексієнко

зразок 2

НАКАЗ

11.08.2017 р. м. Київ № 10/2017 до

Про виконання обов'язків тимчасово

відсутнього головного бухгалтера Олексієнко Т. Д.

Наказ:

1. покласти на Олексієнко Тамару Дмитрівну, бухгалтера, за ее Згідно, виконання обов'язків головного бухгалтера, Купчик Т.К., на період перебування ее у щорічній відпустці з 14 серпня 2017 року по 07 вересня 2017 року з доплатою 50% від посадових окладу головного бухгалтера.

3. Інспектору з праці Скороход О. В. ознайоміті Олексієнко Т. Д. Із Посадовими обов'язками головного бухгалтера.

Підстава: 1. Заява Олексієнко Т.Д. від 10.08.2017 р.

2. Службова записка головного бухгалтера Купчик Т.К. від 07.08.2017 р.

Директор Оніщук С.І. Оніщук

З наказом ознайомлені: Олексієнко Т. Д. Олексієнко (11.08.2017 р.)

Купчик Т. К. Купчик (11.08.2017 р.)

Скороход О. В. Скороход (11.08.2017 р.)

До речі, в наказі (в додатку до нього) можна визначити перелік функцій, які тимчасово повинен виконувати працівник. Адже останньому не обов'язково (а часто і неможливо) доручати все без винятку обов'язки головного бухгалтера.

Чи може керівник прийняти рішення про покладання на працівника додаткових обов'язків в односторонньому порядку?

Дані дії, на наш погляд, слід розглядати як зміна істотних умов праці. Тому працівника слід попередити про майбутні зміни не менше ніж за два місяці (ст. 32 КЗпП). З цією метою, наприклад, можна заздалегідь оформити проект наказу про покладення обов'язків головбуха, ознайомивши з ним працівника під підпис.

Далі, після закінчення двох місяців (або більшого терміну), видають наказ, згідно з яким безпосередньо покладають на працівника додаткові обов'язки. Якщо працівник напише заяву про відмову виконувати дані обов'язки, з'являються підстави для його звільнення за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпПУ (відмова від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці).

Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника в табелі обліку використання робочого часу не відображається, оскільки здійснюється протягом робочого часу поряд з виконанням обов'язків за основною посадою. Записи про виконання даних обов'язків в трудову книжку та особисту картку № П-2 також не вносяться. Виконання обов'язків іншим працівником припиняється у день виходу на роботу працівника, обов'язки якого виконувалися. Окремий наказ про припинення виконання обов'язків не видається (Роз'яснення Управління Держпраці в Кіровоградській області).

Організація роботи при відсутності головбуха

З першого дня відпустки до виходу на роботу головного бухгалтера все його обов'язки (якщо інше не передбачено наказом) виконує працівник, на якого вони покладені вищенаведеним наказом. Це стосується і організаційно-розпорядчих функцій як начальника відділу бухгалтерії, і виконавчих (наприклад: складання і підписання звітності, первинних документів, участь в проведенні інвентаризації та ін.). Разом з тим працівник (в рамках доручених йому обов'язків) буде нести тягар відповідальності головбуха, зокрема, за порушення законодавства.

Відзначимо: як випливає з роз'яснення фахівців ДФСУ, розміщеного в підкатегорії 119.06 системи «ЗІР», в разі призначення тимчасово виконуючого обов'язки головного бухгалтера контролерам необхідно подати заяву за формою № 1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та / або податкового обліку ».

Нагадаємо, що дана заява подається в 10-денний строк з дня виникнення змін в облікових даних платників податків (п. 9.3 р. ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р № 1588). У нашому випадку 10-денний термін слід відраховувати з першого дня відпустки головного бухгалтера (тобто з дня, з якого його обов'язки наказом керівника були покладені на іншого працівника).

Крім того, для можливості підписання тимчасово виконуючим обов'язки головного бухгалтера документів в електронній формі керівнику слід подати на бухгалтера (тимчасово виконуючого обов'язки головного бухгалтера) посилений сертифікат відкритого ключа (відповідне роз'яснення фіскалів розміщено в підкатегорії 135.03 системи «ЗІР»).

Що стосується інших органів, куди тимчасово виконуючому обов'язки головного бухгалтера доведеться подавати заяви, звітність і т.д. (Скажімо, в Держкомстат), радимо до відповідних документів додавати копію наказу, яким особа вважається уповноваженою виконувати обов'язки тимчасово відсутнього головного бухгалтера.

Швидше за все, тимчасово виконуючому обов'язки головного бухгалтера доведеться мати справу і з банківськими документами. В такому випадку нову картку із зразками підписів складати не потрібно.

Так, згідно з п. 18.15 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р № 492 (далі - Інструкція № 492), в банк достатньо подати тимчасову картку тільки із зразком підпису особи, тимчасово виконуючого обов'язки головного бухгалтера. Ця картка повинна бути завірена нотаріально. У населених пунктах, де немає нотаріальних контор чи приватних нотаріусів, картки засвідчують уповноважені на це посадові особи органів місцевого самоврядування (п. 18.11 Інструкції № 492).

Альтернативний варіант - тимчасово замінити особа, уповноважена проставляти другий підпис. В такому випадку в банк необхідно подати картку лише зі зразком підпису тимчасово уповноваженої особи із зазначенням строку її дії та копію відповідного документа (наказу), що підтверджує ці повноваження. Зазначена тимчасова картка засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера, печаткою (за наявності), та додаткового засвідчення не потребує (п. 18.16 Інструкції № 492). Такий варіант є привабливим, оскільки не передбачає відвідування і оплати послуг нотаріуса. Разом з тим врахуйте: оформити таку тимчасову картку з підписом бухгалтера необхідно встигнути до того часу, поки головбух не пішов у відпустку (адже відповідна картка повинна бути завірена його підписом).

Джерело: Інтерактивна бухгалтерія - не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Як оформити тимчасове виконання обов'язків головного бухгалтера оновлено: автором: admin

Як оформити тимчасове виконання обов'язків головного бухгалтера