Як підвищити ефективність бухгалтерії

1. Спосіб № 1: оптимальний. Передайте частину функцій бухгалтерії або всю бухгалтерію на аутсорсинг
2. «Що, якщо ...?» Три страху, які заважають перейти на аутсорсинг
3. Три історії ваших колег, які вже перейшли на аутсорсинг
4. Мале підприємство
5. Велика компанія
6. Спосіб 2: стратегічний. Наймайте на роботу ефективних бухгалтерів, які не розорять вашу компанію
7. Крок 1. Правильно складіть опис вакансії
8. Крок 2. Оцініть резюме
9. Крок 3. Проведіть співбесіду
10. Чек лист. Що перевірити у кандидата
11. Крок 4. Перевірте рекомендації кандидата
12. Крок 5. Обов'язково встановіть випробувальний термін
13. Спосіб 3: раціональний. Оптимізуйте роботу діючої бухгалтерії
14. Як заощадити на довідково-правових системах
15. Як заощадити на консалтингових послугах
16. Як заощадити за рахунок оптимізації процесів бухгалтерії

Бизнес.Ру знайшов для вас три працюючі способу скоротити витрати на бухгалтерію. Підійти до питання можна оптимально, стратегічно або раціонально. У статті - докладні інструкції: як вибрати надійний аутсорсинг бухгалтерії, як найняти бухгалтера, який не розорить компанію, і на чому можна заощадити в уже діючої бухгалтерії.

Спосіб № 1: оптимальний. Передайте частину функцій бухгалтерії або всю бухгалтерію на аутсорсинг

Аутсорсинг допоможе скоротити витрати на бухгалтерію в 2 - 3 рази в порівнянні зі штатним бухгалтером. Ви економите на зарплаті штатного співробітника, обов'язкові відрахування, обладнанні робочого місця, додатковому навчанні, довідкових системах, аж до канцтоварів. Аутсорсери беруть оплату за конкретно надані послуги. Передати бухгалтерію на аутсорсинг можна або повністю, або конкретні функції - розрахунок зарплат , Відрахування внесків. У деяких випадках за допомогою аутсорсингу можна повністю окупити витрати на бухгалтерію за допомогою схем податкової оптимізації , Які вам запропонують аутсорсери.

Наталя Міщанин, керівник відділу бухгалтерського аутсорсингу Головбух Асистент

До нас часто приходять клієнти, у яких був свій бухгалтер, з проханням

розібратися з урахуванням

компанії, так як там нічого не зрозуміло. При цьому компанія вже отримала вимоги з контролюючих органів про погашення заборгованості по податках, якій на думку клієнта, бути не повинно, або заблокували розрахунковий рахунок організації. Під час аудиту найчастіше ми виявляли неправильно сформовані проводки, що призводило до неправильного розрахунку податків і некоректного заповнення декларацій і як наслідок - до санкцій з боку контролюючих органів, які не дозволяли компанії ефективно вести свою діяльність.

У США 92% бухгалтерських послуг надають на аутсорсингу .

Спробувати аутсорсинг бухгалтерії - один місяць безкоштовно.

«Що, якщо ...?» Три страху, які заважають перейти на аутсорсинг

Читайте також: Скільки коштує аутсорсинг

5 питань, які потрібно задати аутсорсеру перед тим, як укласти з ним договір

Тема Питання Варіанти відповідей аутсорсера Пояснення Ризики і відшкодування Що буде, якщо через вашу помилки у мене виникнуть проблеми з наглядовими органами?

Ми безпосередньо відшкодуємо ваші збитки.

Наша відповідальність застрахована на користь клієнта.
Помилки виключені, не переживайте. Якщо в договорі не прописана фінансова відповідальність аутсорсера, мати справу з такою компанією ризиковано. Взаємодія Яким чином і з ким із співробітників аутсорсингу я буду спілкуватися?

З персональним менеджером, який буде розподіляти завдання між фахівцями аутсорсингу.

Безпосередньо з бухгалтером, за яким закріплена ваша компанія Персональний менеджер зможе розподіляти ваші завдання по найбільш підходящим фахівцям, не відволікаючи від роботи інших експертів. Якщо взаємодіяти безпосередньо з бухгалтером, підвищиться ризик помилки - він буде відволікатися на дзвінки та повідомлення замість того, щоб концентруватися на завданні Документообіг Як я буду відправляти документи?

В електронному вигляді. Досить відсканувати або сфотографувати документи.

На папері - ви можете привозити їх самостійно, відправляти поштою або передавати з кур'єром В електронному вигляді вести документообіг зручніше: це економить час і гроші на доставку. У цьому випадку документи надходять аутсорсерам регулярно, в міру необхідності - це виключає аврали і порушення термінів. Крім того, паперовий документообіг істотно підвищує вартість аутсорсингових послуг Ціна За що я буду платити?

Тариф «все включено». Вартість послуги залежить від виду діяльності, режиму оподаткування та кількості співробітників.

Оплата за кожну операцію Тариф «все включено» в більшості випадків економічніше за рахунок оптимізації. Якщо ж платити за кожну операцію, існує ризик прихованих платежів. Наприклад, підготовка звітності не включає в себе її відправку, за це потрібно платити окремо Компетенція Які послуги ви готові взяти на себе і хто їх буде вести?

Будь-які бухгалтерські послуги. При необхідності займемося кадровим обліком і юридичним супроводом. Вести кожен напрямок будуть профільні фахівці.

Бухгалтерські послуги, за винятком оптимізації податків і ще ряду операцій. Зручніше, коли один аутсорсер надає вам весь комплекс послуг: від бухгалтерії до кадрового обліку. Перевірте кваліфікацію фахівців: запросите дипломи, сертифікати

Євген Полубояров, співзасновник двох аутсорсингових компаній

Як уникнути помилок при виборі аутсорсингу?

1. Зверніть увагу на вартість послуг: якщо ціна сильно відрізняється від середньої по ринку, великий ризик, що вами буде займатися новачок-стажист під періодичним наглядом старшого товариша.

2. Дізнайтеся, чи є доступ до бухгалтерської базі і системі здачі звітності. Так ви зможете в будь-який момент попросити знайомого бухгалтера перевірити вашу базу і звіти і висловити свою думку, чи добре вас ведуть аутсорсери.

3. Уточніть, чи буде у вас закріплений співробітник. Зручно, коли ви можете контактувати з одним асистентом або менеджером, який буде оперативно відповідати вам і вирішувати всі питання.

Анна Шереметьєва, експерт по бухгалтерії і податків, заступник Генерального директора консалтингової компанії Wagner & Experts

На що звернути увагу при виборі аутсорсингу:

1. Кваліфікація бухгалтерів. Дізнайтеся, чи мають вони економічною освітою, глибокими знаннями бухгалтерського і податкового обліку? Деякі аутсорсингові компанії для економії набирають бухгалтерів без спеціальної освіти.

2. Ціноутворення. Дізнайтеся, з чого складається вартість, коли вона може змінитися, які конкретно послуги включені, за що доведеться платити окремо. Багато аутсорсингові компанії демонструють низькі ціни, але в результаті виходить навпаки: клієнт розраховує на мінімальну вартість за мінімальний набір послуг, а потім отримує рахунок на велику суму за додаткові послуги. Наприклад, за вивантаження оборотно-сальдової відомості з 1С або підготовку довідки 2-ПДФО.

Три історії ваших колег, які вже перейшли на аутсорсинг

Індивідуальний підприємець

Юлія Чебуркова, засновник проекту Business Metrica

Для ІП без співробітників зовсім все просто. Я підключила сервіс електронного ведення бухгалтерії, додала туди свій розрахунковий рахунок. При цьому використовую самий мінімальний тариф - цього достатньо для того, щоб звітувати перед податковою і оплачувати страхові внески. Документи для контрагентів сама формую в безкоштовному сервісі тієї ж програми.

Мале підприємство

Федір Федотов, директор ТОВ «Оптомед»

У нас компанія невелика, не вистачало часу самим займатися бухгалтерією, окремого фахівця теж не хотіли брати в штат. Спочатку пробували вести облік в спеціальній програмі, але там багато опцій, налаштувань, вкладок, це добре, але займає час. У підсумку вирішили знайти бухгалтера на удаленке. Хотілося взяти не людини з вулиці, а знайти компанію, яка давно займається цим напрямком. В результаті хтось із знайомих порадив Головбух Асистент . Простіше, коли працює досвідчений знає персонал, а не просто бухгалтер, який пройшов співбесіду і все. У чому плюс аутсорсингу - зовсім не ламали голову, коли потрібно було здавати звіти. Сама форма взаємодії теж зручна: скануємо документи і відправляємо - не потрібно нікуди нести стос паперів.

Велика компанія

Олександр Осипов, фінансовий директор Alaska Originale

Коли я працював в роздрібній мережі з продажу автомобільних запчастин, кожен магазин обслуговував окремий сервер зі своєю бухгалтерською програмою. Пояснення було просте: велика номенклатура товарів. За чотири роки число магазинів зросла з 6 до 25. Ускладнився облік. Було потрібно найняти більше бухгалтерів. Замість цього ми вирішили передати облік на аутсорсинг. Процес проходив у п'ять етапів.

На першому - створили дата-центр, який обробляв потік інформації. Для цього купили потужний сервер, проклали в кожному магазині основний і резервний канали зв'язку, підключили в центральному офісі два канали від двох провайдерів, зробили автоматичне перемикання між каналами в разі перебою зв'язку.

На другому - впровадили єдину облікову програму, допрацювавши її під свої умови. Це дозволило віддаленої бухгалтерії вести облік в режимі реального часу.

На третьому - налагодили збір первинних документів, оборот наказів в програмі і їх електронну розсилку. При виданні наказу зовнішня бухгалтерія відразу отримувала його копію.

На четвертому - вибрали бухгалтерську компанію з трьох претендентів. У розрахунок брали досвід, чисельність і кваліфікацію співробітників, поточні проекти і їх галузеву специфіку, а також вартість послуг.

На останньому етапі передали на сторону всі функції, за винятком обліку руху товару. Зокрема, аутсорсер виконував обов'язки головбуха, вів кадровий облік, облік адміністративних витрат, відповідав за приймання, ревізію і зберігання документів.

В результаті зовнішня бухгалтерія дозволила скоротити витрати на облік на 15 відсотків. Відпала необхідність в наймі нових бухгалтерів при відкритті магазинів. Податкові ризики на випадок помилок покривалися страховкою бухгалтерської компанії.

Безкоштовно спробувати бухгалтерський аутсорсинг протягом місяця можна тут .

Спосіб 2: стратегічний. Наймайте на роботу ефективних бухгалтерів, які не розорять вашу компанію

Найняти на роботу хорошого бухгалтера, якщо сам не розбираєшся в бухобліку, - складно. Ми підготували покроковий алгоритм, який допоможе знайти підходящих кандидатів і правильно їх протестувати.

Крок 1. Правильно складіть опис вакансії

Коротко опишіть діяльність компанії, вкажіть, чи потрібно буде організовувати облік з нуля, або бухгалтер продовжить його після попередника. Вкажіть, чи ведете ви діяльність чи здаєте «нульову» звітність. Позначте розмір організації, кількість операцій в місяць, скільки юридичних осіб потрібно буде вести бухгалтеру. Вкажіть, чи буде він займатися оптимізацією податків. Відзначте, чи готові ви витратитися на софт: 1С, довідкові системи.

Крок 2. Оцініть резюме

Подивіться попереднє місце роботи бухгалтера: чи знайомий він з вашої сферою, чи немає в списку компаній ваших партнерів або конкурентів. Оцініть стаж роботи: в ідеалі кандидат повинен пропрацювати на одному місці роботи не менше двох-трьох років і пройти всі стадії професійного зростання.

Крок 3. Проведіть співбесіду

Не довіряйте сліпо інформації, яка вказана в резюме. Попросіть здобувача розповісти про свою професійну діяльність, про досягнення. Задайте кандидату питання щодо змін чинного законодавства - з обліку, оподаткуванню. Чи легко він орієнтується в них? Запропонуйте бухгалтеру зробити тестове завдання, за допомогою якого зможете перевірити його знання.

Чек лист. Що перевірити у кандидата

Критерій Що перевірити 1. Загальний стаж Визначте для себе, бухгалтеру з яким досвідом ви готові довіряти. В середньому роботодавці шукають бухгалтера з досвідом від 5 років 2. Термін роботи на останніх місцях роботи Хороший бухгалтер працює на одному місці 2-3 роки 3. Посадові обов'язки У невелику організацію не беріть працівника, у якого раніше в підпорядкуванні було кілька бухгалтерів. Вам потрібен універсальний співробітник, який впорається з усім, починаючи від первинних документів і кадрового документообігу і закінчуючи податковими перевірками 4. Сфера діяльності Переважно, щоб сфера діяльності вашої компанії збігся зі сферою, де раніше працював бухгалтер. Він буде краще розуміти специфіку вашої компанії 5. Відгуки з минулої роботи Запитайте відгуки у самого бухгалтера, і обов'язково перевірте їх, зателефонувавши попереднього роботодавця. 6. Знання бухгалтерських програм. Бухгалтер повинен вміти працювати в програмах для ведення обліку та звітності, в довідково-правових системах. 7. Навички. Протестуйте його на реальних кейсах - згадайте, складності при здачі звітності в вашій компанії. Попросіть бухгалтера скласти звіт в податкову, використовуючи ваші первинні документи. Можете ускладнити завдання, навмисно зробивши в первинці кілька помилок. 8. Знання Для перевірки знань можете використовувати наш тест. Додайте до нього питання по специфіці вашої компанії.

Олена Беспалова, головний бухгалтер маркетингового агентства Serenity

Найважливіше в бухгалтера - відповідальність, досвід роботи у вашій сфері, тривалий термін роботи на попередніх місцях, знання бухгалтерських програм, досвід податкових перевірок, регулярне підвищення кваліфікації. Обов'язково запросите рекомендації з попереднього місця роботи.

Ліана Акопян, старший рекрутер Kelly Services:

Обов'язково дивіться, щоб попередні місця роботи фахівця були «білими компаніями» з прозорим обліком. У діалозі намагайтеся вивести кандидата на відповіді, які допоможуть зрозуміти, чистий він на руку, як ставиться до сірими схемами, як він з цим працює.

Крок 4. Перевірте рекомендації кандидата

Найкраще наймати бухгалтера за рекомендацією. Якщо приймаєте кандидата по відгуку на вакансію, зв'яжіться з його попереднім роботодавцем, дізнайтеся, чому він пішов з компанії, чи зможуть його порекомендувати.

Олена Ульянова, провідний консультант Kelly Services

Ми звертаємо увагу на особисті якості і мотивацію кандидата, з чим пов'язаний був перехід в ту чи іншу компанію. Погано, якщо немає можливості зібрати або перевірити рекомендації.

Крок 5. Обов'язково встановіть випробувальний термін

Подивіться, чи справляється кандидат зі своїми обов'язками, чи немає до нього нарікань з боку колег.

Олена Беспалова, головний бухгалтер маркетингового агентства Serenity

Як обчислити недобросовісного бухгалтера?

Ознаки недобросовісного бухгалтера: бухгалтер мовчить, не турбує, нічого не питає, не цікавиться, не вимагає документи, перекладає відповідальність на інших, первинні документи не в порядку. Він часто відсутня на робочому місці, займається особистими проблемами в робочий час. Якщо помітите ці ознаки, проконтролюйте рух грошових коштів і товарів. Перевірте, чи вчасно він здає звітність. Можете організувати аудиторську перевірку.

Ліана Акопян, старший рекрутер Kelly Services:

Зарплатні очікування бухгалтерів

Звичайному бухгалтеру, з досвідом близько 3 років в Москві пропонують від 70 000 - 90 000 рублів, в Санкт-Петербурзі - до 70 000 руб. Все залежить від компаній і умов. Безумовно, є винятки. Є сфери, де, платять більше, наприклад, фармацевтична індустрія.

Спосіб 3: раціональний. Оптимізуйте роботу діючої бухгалтерії

Якщо кардинальних заходів не хочеться, а до персоналу звикли - оптимізуйте діючу схему роботи. Визначте витрати на бухгалтерію на 1 карбованець виручки. Для цього витрати на утримання відділу: зарплату, страхові внески, вартість консультування, навчання і т.д. розділіть на суму виручки за відповідний період. Розрахуйте цей показник за останні 3-5 років. Якщо він виріс, поставте головбухові завдання знизити рівень до мінімального, який був за ці роки.

Щоб підвищити ефективність бухгалтерії, визначте роль кожного співробітника в роботі відділу. Складіть перелік обов'язків, які він дійсно виконує. Визначте, який обсяг роботи виконує співробітник по кожному ключовому процесу, в якому він задіяний. Оцініть позитивні і негативні моменти його роботи, чи потрібно його контролювати і чи виконує він нормативи. Оцініть таким чином роботу кожного співробітника і пропишіть конкретні рекомендації, як його ефективність можна підвищити. Для цього скористайтеся зразком.

Скоротіть накладні витрати на утримання бухгалтерії: консультування, супровід програм, навчання і т.д. Для початку визначте найбільші накладні витрати. Якщо це консультування, то з'ясуйте, для яких цілей вона потрібна. Можливо, дешевше буде найняти нового співробітника з більш високою кваліфікацією. Або провести повний аудит, який виправить основні помилки.

Як заощадити на довідково-правових системах

Правильно підібрана довідково-правова система може закрити потребу бухгалтера в підвищенні кваліфікації, підписку на друковані видання та убезпечити компанію від штрафів. Бухгалтер підкаже вам, з якою довідково-правовою системою йому зручніше працювати. При її покупці зверніть увагу:

• чи підходить система під специфіку вашої компанії - добре, якщо там є аналітика, електронні версії друкованих видань, нормативні документи по вашій сфері діяльності;
• дозволяє користуватися правовим консалтингом - щоб по складним бухгалтерськими темами не доводилося звертатися до платного консалтингу або аудиторам;
• чи є в ній можливість для навчання бухгалтерів - це дозволить заощадити на курсах підвищення кваліфікації та семінарах.

Орієнтовна вартість популярних довідково-правових систем для бухгалтерів в місяць

Система Адреса Середня вартість на 1 користувача (руб.) БСС «Система Головбух» 1gl.ru 6200 - 8900 КонсультантПлюс consultant.ru 6500 - 9000 Гарант garant.ru 7300 - 10000

Якщо довідкова система встановлена ​​на комп'ютері кожного бухгалтера, перевірте, скільки часу працівники дійсно нею користуються. Можливо, краще встановити систему на один вільний комп'ютер, до якого зможе підійти будь-який співробітник. Якщо немає можливості щомісяця оплачувати супровід довідково-правової системи, в складній ситуації скористайтеся демо-доступом до довідково-правових систем. Термін дії доступів від 3 до 10 днів. Інший варіант - купувати довідкову систему помісячно, в напружені для бухгалтера періоди - під час річної та піврічної звітності.

Як заощадити на консалтингових послугах

По більшості правових питань можна отримати консультацію безпосередньо у контролюючих органів. Експерти безкоштовно проконсультують та нададуть безпечне рішення вашого питання.

Де можна отримати безкоштовні консультації

Орган Куди звернутися Тема питання ФНС nalog.ru/rn29/service Питання щодо спірних моментів податкового законодавства, складні питання бухгалтерського та податкового обліку Мінфін Направте запит за адресою: 109097, місто Москва, вулиця Іллінка, будинок 9 Питання щодо спірних моментів податкового законодавства, складні питання бухгалтерського та податкового обліку Онлайнінспекція онлайнінспекція.рф / questions питання, що стосуються кадрів та охорони праці ПФР pfrf.ru/knopki/online_kons питання по пенсійних відрахувань ФСС fss.ru/ru/fund/feedback/index.shtml питання по страхових внесках

Як заощадити за рахунок оптимізації процесів бухгалтерії

Налаштуйте електронний документообіг в бухгалтерії. Ви будете відправляти контрагентам документи, завірені електронним підписом. Такі документи є аналогами оригіналів. Електронний документообіг дозволить вам скоротити витрати на друк, канцтовари, відправку документів поштою, знизити витрати на утримання архівів, зменшити трудовитрати за рахунок автоматизації процесу.

Розробіть і затвердите графік документообігу, замотівіруйте співробітників на здачу первинних документів в бухгалтерію вчасно. Бухгалтеру стане простіше організувати робочий день без авралів і переробок.

Корисні сервіси зі статті:

Автори статті: Віта Мушкін, бізнес-тренер, редактор бизнес.Ру; Тетяна Кутузова, головний редактор бизнес.Ру