Оформлення табеля обліку робочого часу в програмі "1С: Зарплата і управління персоналом 8" (редакція 3.0)
Зверніть увагу! Починаючи з релізу 3.0.18 конфігурації "1С: Зарплата і управління персоналом 8" (редакція 3.0) підтримується новий інтерфейс "Таксі".
Поряд з інтерфейсом "Таксі" зберігається і колишній інтерфейс "1С: Підприємство 8". Користувач може вибирати вид інтерфейсу в налаштуванні параметрів програми.
Дана стаття написана в новому інтерфейсі "Таксі".
Для формування табеля за уніфікованою формою № Т-13 в програмі використовується звіт Табель обліку робочого часу (Т-13) (розділ Зарплата - Звіти по зарплаті - Табель обліку робочого часу (Т-13).
Звіт дозволяє отримати дані про використання робочого часу з наступних об'єктів програми (в порядку пріоритету):
- графік роботи співробітника;
- індивідуальний графік на певний місяць;
- документи, що реєструють відсутності (Відпустка, Лікарняний лист, Прогул, неявка і т.д.) і роботу в свята, вихідні, понаднормово (Робота у вихідні і свята, Робота понаднормово);
- документ Табель.
Табель в звіті можна формувати для кожного підрозділу організації як окремий документ (доступно в налаштуваннях звіту).
Для співробітників, використання робочого часу яких реєструється документом Табель (розділ Зарплата - Облік часу - Табелі), уніфікована форма № Т-13 може бути виведена у вигляді друкованої форми з цього документа. Документ Табель призначений для введення фактично відпрацьованого часу співробітників при необхідності. Табель вводити необов'язково. Заповнення документа відрізняється в залежності від того, чи використовується відокремлені території і / або умови праці або не використовуються. Більш докладно про ведення обліку різних територій і / або умов праці дивіться тут .
Табель має пріоритет перед іншими документами обліку фактично відпрацьованого часу (Відпустка, Лікарняний лист та ін.): Якщо введений табель, а після цього вносяться зміни в дані для розрахунку заробітної плати, слід відображати ці зміни в табелі, інакше заробітна плата може бути нарахована за невірним даними.
Загальна схема обліку робочого часу в програмі виглядає наступним чином:
- Вводиться інформація про планове обсязі робочого часу співробітника (нормі часу і розкладі роботи співробітника):
- описується графік роботи співробітника;
- при необхідності вводиться індивідуальний графік на місяць.
- Вводиться інформація про фактичний обсяг робочого часу співробітника:
- все відсутності співробітника протягом місяця реєструються відповідними документами-відхиленнями (Відпустка, Відрядження, Лікарняний лист, Прогул, неявка і т.п.);
- робота у вихідні, свята, а також робота надурочно реєструється документами (Робота у вихідні і свята, Робота понаднормово);
- реєстрація спеціальних випадків (коригування відпрацьованих годин при погодинній оплаті, при роботі співробітника за кількома видами основного часу і т.п.) проводиться документами Дані для розрахунку зарплати;
- при необхідності вводиться документ Табель.
- формується друкована форма табеля № Т-13 , Що відображає всю введену інформацію, для перевірки, затвердження, друку і т.д.
- За введених даних нараховується заробітна плата.
Більш докладно про організацію обліку робочого часу в програмі дивіться в однойменній статті .
Розглянемо наступні варіанти оформлення табеля обліку робочого часу:
- Оформлення табеля, в якому при обліку робочого часу використовується метод "відхилень" .
- Оформлення табеля, в якому при обліку робочого часу використовується метод "суцільної реєстрації" .
Оформлення табеля, в якому при обліку робочого часу використовується метод "відхилень"
приклад
Правилами внутрішнього трудового розпорядку в організації встановлено 5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями - субота і неділя, тривалість щоденної роботи становить 8 годин.
Смирнов А.І. працює в ТОВ "Швейна фабрика" з посадовим окладом 18 000 руб. пропорційно відпрацьованим годинах.
2 жовтня 2015 р Смирнов А.І. не працював протягом зміни 4 години на зв'язку з простоєм, що виник з його вини. Співробітник відпрацював в жовтні 172 години при нормі 176 годин.
Облік робочого часу співробітників в програмі ведеться методом "відхилень". Для нарахування зарплати співробітникам цієї організації немає необхідності попередньо оформляти табель обліку робочого часу. Табель в організації прийнято формувати після нарахування зарплати за місяць.
Необхідно оформити табель обліку робочого часу співробітника за жовтень 2015 р
Згідно з умовою нашого прикладу облік робочого часу ведеться методом "відхилень", при якому відпрацьований час визначається на підставі даних графіка роботи і зареєстрованих відхилень від графіка (неявок, понаднормової роботи і т.п.). 2 жовтня 2015 р Смирнов А.І. не працював протягом зміни 4 години на зв'язку з простоєм, що виник з його вини.
Простій з вини співробітника реєструється документом Простий співробітників (розділ Зарплата - Все нарахування) (рис. 3). Більш докладно про реєстрацію простою дивіться статтю Нарахування за час простоїв .
Мал. 1
Коли працівник не повністю відпрацював обліковий період (місяць) за встановленим графіком робочого часу (в нашому прикладі знаходився в просте 4 години), в табелі обліку робочого часу вказується код причини відхилення і тривалість відхилення. Код причини визначається по виду нарахування, яким в програмі за допомогою відповідного документа зареєстровано відхилення від графіка роботи. Для автоматичного проставлення коду в табелі у кожного виду нарахування, які витісняють з тієї чи іншої причини робочий час за графіком, на закладці Облік часу в розділі Позначення в обліку часу і стаж вказується, як це нарахування слід розуміти для цілей обліку робочого часу (заповнення поля проводиться вибором з довідника Види використання робочого часу (розділ Налаштування - Класифікатори - Види робочого часу).
Про людське око нарахування Простій з вини працівника (розділ Налаштування - Нарахування) на закладці Облік часу встановлений вид часу з літерним позначенням в табелі обліку робочого часу ВП "Простій з вини працівника".
У нашому прикладі Смирнов А.І. працює в організації з посадовим окладом 18 000 руб. пропорційно відпрацьованим годинах. Співробітник відпрацював в жовтні 172 години при нормі 176 годин. При розрахунку заробітної плати за жовтень документом Нарахування зарплати і внесків (розділ Зарплата - Нарахування зарплати і внесків) оплата за відпрацьований час розраховується з урахуванням часу простою з вини співробітника (4 години). Оплата за відпрацьований час складає: 18 000 руб. / 176 годин * 172 години = 17 590,91 руб. (Рис. 2).
Мал. 2
Для нарахування оплати за окладом пропорційно відпрацьованим годинах в програмі може бути використаний зумовлений вид нарахування Оплата по окладу (по годинах) (розділ Налаштування - Нарахування). Про людське око нарахування Оплата по окладу (по годинах) на закладці Облік часу встановлений вид часу з літерним позначенням в табелі обліку робочого часу Я "Тривалість роботи в денний час" (рис. 3).
Мал. 3
У нашому прикладі табель в організації прийнято формувати після нарахування зарплати за місяць. Табель використання робочого часу по формою № Т-13 в програмі формується автоматично за допомогою звіту Табель обліку робочого часу (Т-13) на підставі даних, наявних в інформаційній базі, в якій відображені всі відхилення і проведені всі нарахування за поточний місяць.
- Розділ Зарплата - Звіти по зарплаті - Табель обліку робочого часу (Т-13).
- В поле Період вкажіть період, за який необхідно сформувати табель (рис. 4).
- В поле Організація вкажіть організацію, через яку необхідно сформувати табель.
- В поле Співробітники виберіть співробітника (співробітників), за яким необхідно сформувати табель.
- Для редагування повного переліку поточних налаштувань звіту натисніть на кнопку Налаштування. У формі виконуються настройки для побудови звіту.
- Далі натисніть на кнопку Сформувати (рис. 5).
Мал. 4
Мал. 5
Для обліку використання робочого часу кожному співробітнику ставиться у відповідність його графік роботи. У дні, опрацьовані за графіком, в табелі проставляється код Я, що відповідає виду часу - Явка, і тривалість роботи в годинах. Вихідні та святкові дні за графіком роботи працівника відзначаються кодом У. Коли співробітник відпрацював в повному обсязі обліковий період (місяць) за встановленим графіком (перебував у відпустці, у відрядженні, хворів і т.д.), в табелі обліку робочого часу вказується код причини відхилення і тривалість відхилення. Якщо протягом місяця у співробітника були внутрішньозмінні відсутності, то в табелі в одного осередку можуть бути вказані декілька кодів обліку часу через дріб і тривалість роботи в годинах за кожним видом часу теж вказуються через дріб. У нашому прикладі в графі форми № Т-13 за відповідним числу місяця (02.04.2015) відображаються в одній комірці через дріб код ВП - код обліку часу, відповідний простою з вини працівника (4 години), і код Я - код обліку часу, відповідний явку на роботу, і тривалість роботи в годинах (4 години).
<< - повернутися в початок статті
Оформлення табеля, в якому при обліку робочого часу використовується метод "суцільної реєстрації"
приклад
У ТОВ "Швейна фабрика" працює Герасимов С.І. на посаді спеціаліста з окладом 20 000 руб. пропорційно відпрацьованим годинах. Для фахівців в організації встановлено 5-денний 40-годинний робочий тиждень з двома вихідними - субота і неділя, тривалість щоденної роботи становить 8 годин. Співробітник працює на території Магазину № 1.
Оскільки графіки роботи в підрозділі можуть не дотримуватися через взаємну підміни співробітників на різних територіях, облік робочого часу ведеться методом "суцільної реєстрації". Протягом місяця табель заповнюється вручну відповідальною особою. На початку наступного місяця заповнений табель передається в бухгалтерію для нарахування зарплати.
На прикладі обліку робочого часу одного співробітника цього підрозділу розглянемо, як буде відбуватися облік за цією схемою в програмі.
У вересні 2015 р своїм графіком роботи Герасимов С.І. повинен був відпрацювати 176 годин (22 зміни по 8 годин). 10 вересня 2015 р співробітник на території Магазину № 1 відпрацював 3 години, а на території Магазину № 2 - 5 годин (в зв'язку з необхідністю заміни іншого співробітника). 11 вересня він відпрацював на території Магазину № 2 повністю робочий день (8 годин).
У нашому прикладі до складу ТОВ "Швейна фабрика" входять кілька відокремлених територій. При цьому співробітники можуть працювати протягом дня на декількох територіях. Для ведення обліку різних територій необхідно в налаштуванні облікової політики організації (розділ Налаштування - Підприємство - Організації - закладка Облікова політика та інші настройки - посилання Облікова політика) в розділі Короткострокові зміни умов праці встановити прапорець Використовувати відокремлені території. Більш докладно про ведення обліку різних територій і / або умов праці дивіться тут .
Відобразити роботу співробітника на певній території можна кадровими документами: Прийом на роботу, Прийом на роботу списком, Кадровий переклад, Кадровий переклад списком (розділ Кадри - Прийоми, переклади, звільнення) (рис. 1).
Мал. 1
У програмі передбачений документ для переміщення співробітників між територіями - Переміщення між територіями (розділ Кадри - Прийоми, переклади, звільнення). Даний документ передбачений для реєстрації зміни території як тимчасова зміна із зазначенням дати закінчення (не в межах одного робочого дня), так і постійне. Більш докладно про цей документ дивіться в статті Оформлення переведення на інше місце роботи .
Згідно з умовою нашого прикладу 10 вересня 2015 р Герасимов С.І. на території Магазину № 1 відпрацював 3 години, а на території Магазину № 2 - 5 годин (в зв'язку з необхідністю заміни іншого співробітника). 11 вересня він відпрацював на території Магазину № 2 повністю робочий день (8 годин). У нашому прикладі використовується оформлення табеля методом "суцільної реєстрації" і потрібно відобразити роботу працівника протягом одного робочого дня на різних територіях, тому використовується документ Табель. Зверніть увагу, якщо в програмі в налаштуваннях розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати) встановлено прапорець Перевіряти відповідність фактичного часу плановому, то документ Табель (якщо є відхилення від планового) не здійснить, з'явиться повідомлення, що фактичний робочий час не відповідає плановому. Тому при обліку робочого часу "методом суцільний реєстрації" необхідно зняти даний прапорець.
- Розділ Зарплата - Облік часу - Табелі.
- Натисніть на кнопку Створити.
- В поле Місяць виберіть місяць, за який необхідно сформувати табель (за замовчуванням поточний місяць). У нашому прикладі - вересень 2015 року (рис. 2).
- В поле Організація вкажіть організацію, через яку необхідно сформувати табель.
- В поле Дата вкажіть дату реєстрації документа в інформаційній базі.
- Поле Номер не є активним для користувача. Програма автоматично присвоїть номер документу після його записи. Дата і номер документа відіб'ються в друкованій формою № Т-13 .
- В поле Дані за вкажіть, за який період необхідно сформувати табель (за замовчуванням поточний місяць). У полях З ... По ... автоматично відбивається період початку і закінчення формування табеля. Якщо в поле Дані за вказується Довільний період, тоді поля С ... По ... заповнюються вручну.
- Поле Підрозділ з'являється в документі, якщо в настройках параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати) не встановлено прапорець Розрахунок і виплата зарплати виконується по організації в цілому. Якщо в поле Підрозділ буде вказано якесь конкретне підрозділ, то при заповненні табличної частини документа по кнопці Підбір будуть доступні для вибору співробітники цього підрозділу згідно кадровим даними на дату документа. При використанні кнопки Заповнити таблична частина заповниться списком співробітників обраного підрозділу.
- Таблична частина документа заповнюється автоматично літерними позначеннями з довідника Види використання робочого часу (розділ Налаштування - Класифікатори - Види робочого часу) і кількістю годин, відповідних графіком роботи і документів відхилень.
- Зміна виду часу і кількість годин в табелі проводиться вручну в спеціальній формі Форма редагування дня, яка відкривається при подвійному натисканні миші по комірці зі значенням для одного з днів місяця. При установці прапорця Протягом дня робота виконувалася на різних територіях в даній формі можна відобразити протягом одного робочого дня різні території і кількість годин, відпрацьованих на зазначених територіях (рис. 2).
- За посиланням Підписи поля Керівник, Керівник кадрової служби, Відповідальна особа та відповідні поля Посада заповнюються прізвищем, ім'ям, по батькові, посади керівника організації, керівником кадрової служби та відповідальної особи вручну і використовуються для розшифровки підпису в друкованій форми табеля № Т-13 .
- Далі натисніть на кнопу Провести.
Мал. 2
- За кнопці Т-13 можна сформувати і вивести на друк Табель обліку робочого часу (уніфіковану форму № Т-13 ) (Рис. 3). Герасимов С.І. 10.02.2015 відпрацював на різних територіях, тому в клітині цього дня через дріб вказується код Я - код обліку часу, відповідний явку на роботу на різних територіях, і тривалість роботи в годинах (3 години в Магазині № 1 і 5 годин в Магазині №2 ).
- Далі натисніть на кнопку Провести і закрити.
Мал. 3
При розрахунку заробітної плати співробітника за місяць фактично відпрацьований час співробітником визначається за табелем, тобто на підставі даних, зафіксованих документом Табель і з урахуванням зареєстрованих відхилень. Нарахування заробітної плати співробітника за місяць проводиться за допомогою документа Нарахування зарплати і внесків (розділ Зарплата - Нарахування зарплати і внесків) (рис. 4). В даному документі в колонці Терр., Умови праці вказуються території, на яких співробітник працював протягом місяця. При посиланні з назвою територій відкриється спеціальна форма Розподіл по територіях і умов праці, в якій наочно представлено розподіл сум заробітної плати по територіях. Розподіл проводиться пропорційно часу зайнятості працівника на певній території.
Герасимов С.І. Вересень відпрацював повністю - 176 годин, з них 13 годин (10.09.2015 і 11.09.2015) на території Магазину № 2 (решту часу - на території Магазину №1). Співробітник працює з окладом 20 000 руб. пропорційно відпрацьованим годинах. За відпрацьований час у вересні 2015 р Герасимову С.І. нараховано 20 000 руб .:
- на території Магазину № 1: 20 000 руб. / 176 годин * 163 години = 18 527,73 руб .;
- на території Магазину № 2: 20 000 руб. / 176 годин * 13 годин = 1 477,27 руб.
Мал. 4