Якщо організація виробляє якісь дії з готівкою, вона зобов'язана реєструвати їх в обліку відповідно до затвердженого в РФ Порядку касових операцій. Кожен рух «готівки» має фіксуватися касовим документом - прибутковим або видатковим касовим ордером .
Крім того, необхідно вести касову книгу за формою КО-4, в якій будуть записані операції за кожен «касовий день» (тобто за кожен день, коли можна говорити про отримання готівки та / або їх видача). Кожен лист книги оформляється в двох однакових примірниках: вкладний аркуш касової книги і звіт касира.
Касову книгу можна вести як вручну (в цьому випадку листи перед початком ведення прошиваються і опечатуються), так і в програмі комп'ютерного обліку. В «1С Бухгалтерія 8.3» касова книга реалізована як звіт. Бухгалтеру або касиру не потрібно робити для неї окремі записи, тим більше в подвійному варіанті. Досить заносити в програму первинні документи по надходженню і видачі готівки. Касова книга в 1С сформується автоматично на їх підставі.
Налаштування касової книги в 1С 8.3
Перейти в касову книгу в програмі 1С можна по відповідній кнопці в журналі касових документів (який доступний в розділі «Банк і каса», підрозділ Каса - Касові документи):
При натисканні кнопки відкривається форма настройки звіту «Касова книга». У ній потрібно вибрати період, за який формується книга. Зазвичай за умовчанням встановлено період 1 день, але програма дозволяє вказати будь-який період, при цьому листи книги будуть сформовані за кожен касовий день.
Якщо облік в базі ведеться по декількох організаціях, також потрібно вибрати організацію. Крім того, по кнопці «Показати налаштування» можна додатково налаштувати відображення книги.
В налаштуваннях доступний вибір параметрів:
- Формування книги по основній діяльності або щодо діяльності платіжного агента.
- Формувати обкладинку і завершальний лист. Зазвичай це роблять по завершенні року. Якщо поставити цей прапор, першим листом книги буде обкладинка з даними організації, а на останньому аркуші буде виведено підсумкове кількість листів для прошнуровкі, поля для підписів головбуха і керівника, місце для друку.
- Виводити підстави касових ордерів. При встановленому прапорі в рядках касової книги з'являються дані, які були вказані в касових документах в поле «Підстава». Якщо прапор не встановити, то підстави не будуть відображені в касовій книзі.
- Нумерація аркушів касової книги. Налаштування доступна, коли книга формується не з 1 січня. Якщо частина аркушів касової книги вже була надрукована раніше, користувач може ввести № аркуша, з якого слід продовжити нумерацію.
- Касир і бухгалтер. За замовчуванням тут відображаються відповідальні особи з налаштувань організації . Але є можливість вибрати інших замість них (доступний вибір з довідника «Фізичні особи»).
Формування і друк касової книги з 1С
Касова книга формується по кнопці «Сформувати». У кожному рядку міститься номер документа, відомості - від кого отримано або кому видано (якщо включений висновок підстав, то тут же вказано підставу касового ордера), кореспондуючий бухгалтерський рахунок, суми надходжень і витрат готівки.
Крім того, на листі вказані дата, номер листа, залишки на початок і на кінець касового дня, підсумкові суми надходжень і витрат за день, місце для підпису касира. Кожен лист відразу виводиться в двох примірниках. За кнопці «Друк» книгу можна роздрукувати.
Як і інші звіти, касова книга не зберігається в програмі, а формується кожен раз на підставі наявних проведених документів.
Дивіться наше відео про облік касових операцій в 1С: