Як заповнювати табель обліку робочого часу

1. Як заповнювати табель обліку робочого часу? З метою створення єдиної форми звітності при організації...
2. порядок заповнення

Як заповнювати табель обліку робочого часу?

З метою створення єдиної форми звітності при організації обліку робочого часу на підприємствах, встановленого на підставі Трудового кодексу Російської Федерації, був розроблений і затверджений «Табель обліку робочого часу».

Він є первинною формою звітності, з контролю над дотриманням режиму робочого часу, відповідно до внутрішнього розпорядку підприємства, організації та керуючись положеннями Трудового кодексу РФ.

На підставі цього документа проводиться розрахунок заробітної плати співробітників підприємств. Незалежно від форми власності та виробничої спрямованості підприємства або організації, облік робочого часу є обов'язковою умовою.

форми звітності

Державним комітетом статистики РФ затверджені дві форми звітності:

1. Форма № Т-12. Універсальний варіант форми звітності. Має два розділи. Перший призначений, безпосередньо, для обліку робочого часу співробітників. У другому розділі відображаються розрахунки оплати співробітників. На невеликих підприємствах, як правило, облік робочого часу і розрахунки заробітної плати ведеться окремо. У таких випадках передбачено заповнення тільки першого розділу форми № Т-12.
2. Форма № Т-13. Використовується тільки в тому випадку, якщо виробниче підприємство або організація оснащена автоматичними системами контролю, що фіксують присутності співробітників на своїх робочих місцях. Всі отримані результати заносяться в комп'ютерну базу даних, звідки і проводиться роздруківка вже заповненої форми № Т-13.

Особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу, призначається керівником підприємства або організації або роботодавцем.

У зв'язку з необхідністю скорочення неефективних витрат, існуюча раніше посаду табельщика, на більшості підприємств, була виведена за штат. Зараз ведення табеля покладено на безпосередніх керівників структурних підрозділів.

В окремих випадках цим займаються фахівці відділів кадрів або бухгалтерські працівники. У разі якщо це прямо не прописано в трудовому договорі і не міститься в належній інструкції, то роботодавець зобов'язаний, при покладанні додаткових обов'язків, пов'язаних з веденням табеля обліку робочого часу, на співробітника, оформити це наказом.

порядок заповнення

Табель складається в одному примірнику, 2 рази на місяць. Ведеться в алфавітному порядку, на підставі первинних документів відділу кадрів, де, при прийнятті на роботу, співробітнику присвоюється індивідуальний табельний номер. Присвоєний табельний номер є унікальним і зберігається за співробітником на весь час роботи на конкретному підприємстві.

Порядок заповнення наступний. Після вказівки найменування самої організації та структурного підрозділу, проставляється номер поточного документа і дата його складання. Вказується початок і кінець звітного періоду.

Далі, в таблицю, окремо по кожному співробітнику структурного підрозділу, як зазначалося вище, в алфавітному порядку прописується:

• порядковий номер;
• прізвище, ініціали, посада;
• індивідуальний табельний номер.

У наступній графі таблиці, навпроти кожного співробітника, є два рядки, відповідні календарним дням. У них ставляться відмітки про присутність, або відсутність співробітника, кількості фактично відпрацьованого часу.

У верхньому рядку, згідно з кодами, представленим на бланку звітності, ставиться буквене або цифрове значення робочого часу.

У нижньому рядку зазначається кількість годин. Проставляється підсумковий результат за звітний період.

Якщо на підприємстві практикується авансування, заповнюються поля з проміжними результатами. За фактично відпрацьований час.

Робляться відмітки про причини відсутності на роботі. Документ завіряється співробітником, відповідальним за складання табеля, керівником підрозділу і співробітником відділу кадрів. Після цього документ передається в бухгалтерію.

Для зручності, всі коди, що використовуються при фіксації обліку часу, представлені у верхній частині бланка форми звітності Т-12. При заповненні табеля, можуть бути використані як літерні, так і числові коди.

При заповненні форми звітності слід враховувати, що існує два методи обліку:

• Перший полягає в реєстрації присутності або відсутності на робочому місці за вказаний період;
• Другий передбачає реєстрацію тільки різних відхилень (запізнення, відсутність). Це зручно при обліку робочого часу співробітників, чия заробітна плата не прив'язана до кількості відпрацьованого часу.

Виправлення документа можливо в разі виникнення нестандартних ситуацій (хвороба, відпустка за свій рахунок, робота в свята). До з'ясування обставин, які спричинили відсутність на робочому місці, у відповідних осередках робиться попередній запис, згідно зі встановленим кодом.

Підсумкове заповнення табеля проводиться згідно з поданими документами, що підтверджують причини виниклих ситуацій і на цій підставі, у відповідних осередках календарного місяця, проставляється відповідний код.

Допускається виправлення коду, якщо співробітник відсутній на робочому місці, але при цьому повідомив керівника про своє відсутності і вказав причину відсутності.

Підсумкові оцінки в табелі, про причини неявки на роботу і в деяких інших ситуаціях, робляться тільки при наявності або відсутності документів, що підтверджують поважність причини відсутності.

Табель здається в бухгалтерію або два рази на місяць, якщо проводиться виплата авансу за відпрацьований час, або після закінчення календарного місяця. На підставі поданого табеля обліку робочого часу, співробітниками бухгалтерії здійснюється розрахунок заробітної плати кожного зі співробітників.