Як завірити документи: друку «Вірно» і «Копія вірна»

1. Як правильно завірити документи за запитом працівника, використовуючи друк «Копія вірна»
2. На які моменти слід звернути особливу увагу при засвідченні «Копія вірна» на документах
3. Як завірити копію трудової книжки працівника?
4. Чи потрібно ставити печатку «Копія вірна» на копії документів для особової справи
5. Зразок печатки «Копія вірна» та завірення копій по новому Госту
6. Печатки та штампи відділу кадрів: коли використовувати, що вказати на відбитку, як зберігати
7. Які реквізити додадуться при засвідченні на документах «Копія вірна»

Як застосовувати друку «Вірно» і «Копія вірна», щоб завірити копії документів за запитом працівника, на які моменти необхідно звернути особливу увагу.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Як правильно завірити документи за запитом працівника, використовуючи друк «Копія вірна»

Працівники можуть вимагати від роботодавця копії будь-яких документів , Які безпосереднім чином пов'язані з їх трудовою діяльністю. Варто враховувати, що видані копії повинні повністю відтворювати інформацію оригіналів і зовнішні ознаки. Їх раціонально зробити із застосуванням технічного засобу - ксерокса. Копія буде мати юридичну силу, якщо її правильно завірити (З урахуванням статті 62 ТК).

На документі, виготовленому за допомогою ксерокса досить проставити печатку «Вірно» і «Копія вірна», крім того, посадові особи, відповідальні за видачу ксерокопії повинні поставити:

• свій підпис;
• розшифрування підпису, вказавши прізвище та ініціали;
• дату безпосереднього запевнення;
• гербову печатку організації.

Завантажити документи по темі:

Саме такий порядок встановлений у відповідному пункті 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, документ затверджений постановою Держстандарту Росії від третього березня 2003 року за номером 65-ст. Необхідно пам'ятати і про те, якщо ксерокопія запитаного документа включає кілька листів, то всі сторінки потрібно завірити і вказати їх кількість. Читайте в електронному журналі статтю «Видача трудової книжки працівникові на час »

Як запевнити документ вірно: «Копія вірна»

На які моменти слід звернути особливу увагу при засвідченні «Копія вірна» на документах

Крім ксерокопії відповідних документів працівники можуть запросити в організації виписку з них (на підставі статті 62 ТК, пункту сьомого Правил, затверджених постановою Уряду РФ від шістнадцятого квітня 2003 року за номером 225).

виписка з певного документа відображає лише тільки частина тексту або ж повне утримання самого оригіналу. Переважно виписку оформляють тоді, коли виготовити копію документа неможливо в силу різних причин. Наприклад, якщо в документі міститься виключно конфіденційна інформація, персональні дані інших співробітників або недоцільно повністю копіювати оригінал через його великого обсягу, відсутність потреби повністю відтворювати оригінал.

Важливо! Роботодавці частіше оформляють виписку: з трудової книжки або з певного наказу. На законодавчому рівні не передбачено конкретних вимог до правил оформлення виписок з документів, але при цьому необхідно враховувати, як правильно завірити документи «Копія вірна», орієнтуючись на представлений зразок.

виписки раціонально оформляти на фірмовому бланку підприємства. Як найменування вказують: «Виписка з ...», далі приводять найменування оригіналу, ставлять актуальну дату і відповідний номер наказу , На підставі якого оформляють документ.

Як завірити копію трудової книжки працівника?

заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості

Щоб запевнити копію трудової книжки, завірте кожний аркуш копії. Для цього поставте на кожному аркуші заверительную напис «Вірно» ( «Копія вірна»), а також інші обов'язкові реквізити . Такий порядок випливає з пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, затвердженого постановою Держстандарту Росії від 3 березня 2003 № 65-ст . Всі листи копії скріпіть.

Якщо копія трудової книжки містить велику кількість листів, щоб не завіряти кожний аркуш копії, завірте її в особливому порядку .

Якщо додатково потрібно підтвердити факт роботи співробітника в організації, то на останньому аркуші копії трудової книжки нижче всіх записів внесіть поточну дату і запис: «Працює по теперішній час». Під нею керівник організації або уповноважений ним співробітник вказує свою посаду, ставить особистий підпис, розшифрування підпису і печатку ...

Немає необхідності видавати новий наказ. Далі йде текст запитаної виписки, який буде повністю або частково відтворювати інформацію оригіналу. Під текстом слід вказати посаду уповноваженої особи, який підписав оригінал, внести ініціали та прізвище. Особистий підпис у виписці співробітник ніколи не ставить. Щоб документ мав юридичну силу, його необхідно завірити.

Спеціальний порядок засвідчення не передбачений, відповідно виписку запевняють точно так же, як і ксерокопію (Підставою є пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, затверджений постановою Держстандарту Росії від третього березня 2003 року за номером 65-ст). Розглядаючи питання про те, як запевнити ксерокопію документа , Необхідно спиратися на діючий закон.

Чи потрібно ставити печатку «Копія вірна» на копії документів для особової справи

За чинним законодавством не потрібно завіряти копії документів, які зберігаються в особовій справі працівника. Наприклад, в тих документах, які регулюють основний порядок формування особистих справ співробітників, а саме державних службовців, для яких це обов'язковий пункт, використовується таке формулювання, як «копії», а не «завірені копії» (відповідно до Указу Президента РФ від 30 травня 2005 року за номером 609).

З урахуванням вищесказаного, можна зробити такий висновок, що завіряти копії документів, які зберігаються в особовій справі працівника, необов'язково. Але на практиці у звичайних копій відсутня юридична значимість, особливо у тих документів, які були представлені працівниками від сторонніх організацій або з інших установ, тому їх рекомендують завіряти, використовуючи штамп «Копія вірна» з внесенням усіх реквізитів відповідальних осіб, які оформили папір. І тільки після запевнення підшивати до особової справи співробітника.

Завірена відповідним чином папір вкаже на безпосередню дату оформлення і зорієнтує кадровиків в актуальності всіх відомостей, так як в оригінал можуть бути внесені коректування. Щоб копія мала юридичну силу, необхідно дотримуватись відповідних правила оформлення , Які встановлені ГОСТом Р 6.30-2003, прийнятим і введеним в дію постановою Держстандарту Росії від третього березня 2003 року за номером 65-ст.

На сьогоднішній день діють кілька документів, що відображають порядок засвідчення копій грифом «Копія вірна», це:

• ГОСТ Р 6.30-2003 (на підставі пункту 3.26);
• Указ Президії Верховної Ради СРСР від зчетвертого серпня 1983 року за номером 9779-x.

Важливо! З 1 липня 2018 року набере чинності новий ГОСТ Р 7.0.97-2016. Він замінить діючий ще в даний час ГОСТ Р 6.30-2003.

Зразок печатки «Копія вірна» та завірення копій по новому Госту

Позначку про завірення копій документів на друку «Копія вірна» проставляють під відповідним реквізитом «Підпис» або в нижньому краю паперу, якщо документ представлений без підписів. За новим ГОСТу вводиться кілька варіантів відміток про завірення копії. Все залежить від того, для яких цілей вона буде потрібна. На тій копії, яка призначена для внутрішнього використання слід прописати «Вірно», відзначити посаду уповноваженої особи, поставити його особистий підпис , А також розшифровку: ПІБ, дату засвідчення (підставою є пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Важливо! При засвідченні копій довідок або документів в компанії з першого липня 2018 року рекомендується додатково вказувати місце зберігання оригіналу, з якого була виготовлена копія: «Оригінал знаходиться в справі № ... за ... рік». Тільки після цього необхідно поставити печатку, якщо підприємство її використовує.

Якщо в організації не включені в номенклатуру справ трудові, в позначці про місце зберігання документів можна вказувати, що оригінал певного документа знаходиться у відділі кадрів іншого підприємства.

Щоб зручно було оформляти велике кількість документів , Деякі компанії виготовляють відповідний штамп з постійною інформацією. Саме такий порядок рекомендується застосовувати з першого липня 2018 року для всіх копій кадрових документів, в тому числі і трудових книжок .

Печатки та штампи відділу кадрів: коли використовувати, що вказати на відбитку, як зберігати

начальник відділу кадрів ТОВ «КОРІС асистанс» (Санкт-Петербург)

Щоб спростити роботу, виготовте додаткову друк або штампи. Це позбавить від необхідності звертатися кожен раз до керівника або в бухгалтерію. Власну печатку кадровику зручно мати, щоб завіряти трудові договори, записи про трудовий стаж, повідомлення і звіти в відомства, фонди. Штамп знадобиться, навіть якщо компанія відмовилася від друку. У роботі з кадровими документами можете використовувати печатку організації або додаткові друку, а також різні штампи. Друку мають однаковий правовий статус. Так, печаткою організації запевняють справжність підпису керівника компанії (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013) ...

У відмітках по новому ГОСТу ставиться печатка так, щоб вона не закривала підпис уповноваженої особи або її проставляють в місці, позначеному «МП» (підставою є пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). У стандарті не уточнюють, чи може захоплювати відбиток печатки вказівку посади. Друк поставляють після того, як документ повністю підготовлений. Тому краще, щоб вона заходила на назву самої посади.

Друк копія вірна (зразок)

Які реквізити додадуться при засвідченні на документах «Копія вірна»

Новий ГОСТ Р 7.0.97-2016 замінить діючий до першого липня 2018 ГОСТ Р 6.30-2003. У них міститься 30 реквізитів, тобто рівну кількість. але новий ГОСТ включає ще 4 пункти . Тому регламент по кадровому діловодству доведеться оновити.

Гриф з обмеження доступу ставлять на тих паперах, до яких доступ є обмеженим. Його необхідно проставити в верхньому правому куті на першому аркуші проекту по межі верхнього поля. Відповідні види грифів щодо обмеження слід закріпити в локальних нормативних актах компанії. В положенні про персональні дані необхідно передбачити позначку: «ПД» або «Містить персональні дані». документи обмеженого доступу рекомендується позначити грифом: «Для службового користування» або «Комерційна таємниця».

Як запевнити зразки документів «Копія вірна»

1. Назва структурного підрозділу слід розмістити під найменуванням компанії в бланках листів або документів підрозділів: відділень, філій, представництв, колегіального органу (підставою є пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). за стандартом рекомендується вказувати реквізити прописними буквами. Наприклад, «ДИРЕКЦІЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».
2. Найменування посади розміщують безпосередньо під зазначенням організації (території або краю, області) в бланках посадових осіб, керівників органів влади, муніципального освіти (підставою є пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Наприклад, «ДИРЕКТОР».

Відмітки про електронний підпис дозволяють візуалізувати документ. Таку оцінку роблять там, де повинна стояти оригінальна (жива) підпис на паперових аналогах.

При засвідченні електронних документів штамп «Копія вірна» (зразок) містить такі реквізити, як:

• фразу про те, що документ підписаний електронним підписом;
• номер сертифіката ключа підпису;
• ПІБ власника такого сертифіката;
• термін дії відповідного сертифіката.

Реквізит так само може включати і емблему компанії або відповідного органу влади, товарний знак або знак обслуговування. Важливо звернути увагу на те, щоб всі елементи були видимими і читаються. Фахівці з кадрів повинні своєчасно вивчити нові вимоги щодо оформлення всіх документів і їх запевненням . Це дозволить уникнути серйозних помилок і подальших непорозумінь. Необхідно завжди пам'ятати, що невірно завірена копія при перевірці може стати причиною підвищеної уваги трудових інспекторів , А також причиною виникнення судових розглядів.