Хоча поява внутрішніх кадрових документів в тій чи іншій мірі і обумовлено вимогами законодавства, але певного переліку або чіткого набору вимог до подібних документів не міститься навіть в ТК РФ. Так що спробуємо самі розібратися в тому, що вдає із себе локальний нормативний акт і в чому його відмінності від інших кадрових документів.
Основні ознаки ЛНА
Згідно ст. 8 ТК РФ «локальні нормативні акти» (ЛНА) - це документи, які створює організація в рамках своїх компетенцій з опорою на норми трудового законодавства. ЛНА розраховані на неодноразове застосування для всіх або декількох працівників. Звідси випливає, що наказ про відпустку на конкретного працівника, трудовий договір або графік змінності можна розглядати як ЛНА.
ЛНА мають підзаконний характер, конкретизують норми федерального законодавства, уточнюють особливості роботи у певного роботодавця або на певній посаді. Ці документи дозволяють автоматизувати і уніфікувати багато процесів в організації.
Відмітна особливість ЛНА полягає в тому, що вони не можуть погіршувати становище працівника в порівнянні з нормами централізованого законодавства.
Наприклад, в Правилах внутрішнього трудового розпорядку може бути передбачений збільшений додатковий відпустку певним категоріям працівників, але ні в якому разі відпустку не може бути менше встановленого законом.
ЛНА роботодавця в обов'язковому порядку повинні бути доведені до відома працівника під розпис. У разі невиконання положень кадрового документа працівником, останнього можна притягнути до дисциплінарної відповідальності. Організації в разі порушень загрожує адміністративна відповідальність.
ЛНА видаються і затверджуються роботодавцями - юридичними особи та індивідуальними підприємцями, якщо вони не належать до мікропідприємств.
Увага: з 2017 року мікропідприємства можуть відмовитися від затвердження всіх або декількох ЛНА. Таке право їм надає нова глава ТК РФ - гл. 48.1 (Федеральний закон від 03.07.2016 № 348-ФЗ). Нагадаємо, що критерії для мікропідприємств не так давно теж зазнали змін (п. 10 ст. 10 Федерального закону від 29.12. 2015 № 408-ФЗ).
А детальніше?
Ми вже говорили, що основна складність роботи з кадровими документами полягає в тому, що не існує ні точного переліку ЛНА, ні чітких вказівок на те, які з них є обов'язковими.
Теоретично можна було б виділити умовно обов'язкові ЛНА - ті, наявність яких прописано в Трудовому кодексі, і які найчастіше і запитують наглядові органи при перевірці (Правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189 ТК РФ), Положення про обробку персональних даних працівників (ст. 86 ТК РФ), Положення про охорону праці (розділ X ТК РФ)). Але ж способів оформити вимоги трудового законодавства може бути кілька, а це призводить до виникнення варіативності в списку документів.
Наприклад, в ТК РФ прописано вимогу позначити основні трудові функції при прийомі співробітника на роботу . Роботодавець може зробити це двома способами: вписати їх в трудовий договір або ознайомити нового працівника з посадовою інструкцією.
Велике значення має також і специфіка діяльності підприємства або окремих категорій його співробітників: робота, що вимагає обов'язкового медогляду, діяльність, пов'язана з комерційною таємницею, та ін. У такій ситуації досить складно визначити, які з документів є обов'язковими для роботодавця, а які факультативними.
До переліку локальних нормативних актів, якими повинні / можуть користуватися роботодавці, щоб регулювати трудові відносини з працівником, входять:
1. Правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189 ТК РФ).
2. Положення про комерційну таємницю (Федеральний закон від 29.07.2004 № 98-ФЗ «Про комерційну таємницю»).
3. Посадові інструкції (лист Роструда від 09.08.2007 № 3042-6-0) - документ потрібен, якщо трудові функції не прописані в трудових договорах.
4. Положення про оплату праці працівників, Положення про преміювання та матеріальне стимулювання працівників (розділ VI ТК РФ).
5. Положення про обробку персональних даних працівників (ст. 86 ТК РФ).
6. Положення про охорону праці (розділ X ТК РФ).
7. Інструкції з електробезпеки, пожежної безпеки та охорони праці (розділ X ТК РФ).
8. Штатний розклад (Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).
9. Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ, Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1) - точки зору на цей документ розходяться, трохи нижче ми пояснимо ситуацію.
Це загальні документи, їх дія поширюється на весь колектив або на деякі категорії працівників
Варто звернути увагу на те, що посадові інструкції довгий час складалися на основі ЕТКС. Зараз йде процес затвердження професійних стандартів, які вже є обов'язковими для певних професій. В інших випадках профстандарти можуть стати хорошою основою для розробки посадових інструкцій.
При необхідності перелік локальних нормативних актів може бути доповнено положеннями про відпустки, відрядження, про атестацію персоналу тощо. Відповідно до потреб роботодавця.
Відносно штатного розкладу ТК РФ також залишає широке поле для трактувань. З одного боку роботодавець не зобов'язаний знайомити з ним працівника, проте в листі Роструда від 15.05.2014 № ПГ / 4653-6-1 йдеться, що штатний розпис все ж входить в групу локальних нормативних актів. З графіком відпусток складається аналогічна ситуація. Але в будь-якому випадку керівник повинен пам'ятати, що ці кадрові документи є обов'язковими, відповідно, їх наявність обумовлено вимогами федерального законодавства.
Нерідко до локальних нормативних актів роботодавця відносять також колективний договір і галузеві угоди, але гол. 7 ТК РФ прямо вказує на те, що вони є правовими актами і регулюють соціально-трудові відносини.
Розробити, затвердити, узгодити
Певний порядок оформлення ЛНА встановлюється внутрішнім наказом керівника. У розробці ЛНА можуть брати участь різні фахівці, включаючи керівників профільних підрозділів. Наприклад, питання оплати праці курирує бухгалтер або економіст, правила внутрішнього розпорядку складаються за участю кадровика та ін.
Після того як докладно прописані всі деталі, документ повинен бути узгоджений з іншими структурними підрозділами. Свої зауваження фахівці передають в письмовій формі.
ТК РФ стверджує правило узгоджувати локальні акти ще й з профспілковою організацією або з представницьким органом працівників (ст. 372 ТК РФ). Протягом п'яти днів їх представники можуть висунути свої пропозиції в письмовій формі. Але треба пам'ятати, що ці формування є добровільними, на підприємстві їх може не бути. У такому випадку документи керівник стверджує самостійно.
Як правильно скласти ЛНА
Трудовим законодавствам не встановлені конкретні чіткі вимоги до оформлення ЛНА. Більшою мірою це залежить від змісту конкретного документа. Але в цій справі керівнику підприємства і фахівця кадрової служби варто орієнтуватися на ГОСТ Р6.30-2003, в якому викладені вимоги до організаційно-розпорядчих документів, які є актуальними і для ЛНА.
У бланку локального нормативного акта містяться:
- назва організації відповідно до установчих документів;
- найменування документа (положення, правила та ін.);
- номер документа, дата і місце його затвердження або документ, яким він був затверджений;
- віза узгодження, якщо документ узгоджувався з вищестоящими організаціями;
- спеціальна позначка, якщо є додатки до документа;
- віза затвердження керівником;
- дата, коли документ вступає в силу, якщо вона відрізняється від дати підписання і якщо це не прописано в документі, який стверджує ЛНА.
Не забувайте про головне
Стаття 22 ТК РФ зобов'язує роботодавця під розпис знайомити працівників з локальними нормативними актами, пов'язаними з їх трудовою діяльністю. Більшість кадрових документів співробітник вивчає в момент працевлаштування (ст. 68 ТК РФ).
В ході трудової діяльності працівник теж знайомиться з документами в тих випадках, коли:
- на підприємстві затверджений новий локальний нормативний акт, що стосується безпосередньо цієї людини;
- змінилися умови праці працівника вимагають додатково врегулювати трудові відносини.
Затвердженого порядку ознайомлення персоналу з ЛНА немає. Роботодавець може вибрати будь-який з варіантів:
- оформити окремий журнал ознайомлення працівників з локальними документами;
- до кожного ЛНА в якості додатку скласти лист ознайомлення;
- як додаток до трудового договору підготувати перелік ЛНА, з якими знайомиться співробітник.
На сьогоднішній день в частині ЛНА роботодавця в ТК РФ ще досить багато неврегульованих моментів, що, безумовно, ускладнює роботу фахівця кадрової служби . Але ж рішення багатьох спірних питань часто залежить саме від повноти та правильності складання документації і дотримання процедур їх оформлення. Розробка локальної нормативної документації - це не тільки обов'язок роботодавця, а й можливість застрахуватися від конфліктів з недобросовісними працівниками.
Краще розібратися в роботі з кадровими документами вам допоможуть відеоуроки по кадровому діловодству .
А детальніше?