Якісні бухгалтерські послуги необхідні всім без винятку організаціям, включаючи малий бізнес. Однак далеко не кожна компанія може дозволити собі утримувати повноцінну бухгалтерську службу. Микола Візер, старший юрисконсульт юридичної компанії «Турів і Побойкіна-Сибір», розповість, що робити, якщо в компанії посаду головбуха відсутня.
Затверджені форми багатьох фінансових документів містять такий реквізит, як підпис головного бухгалтера. Відповідно, відсутність в організації цього співробітника може створювати додаткові труднощі. Розберемося, як вирішити можливі проблеми.
По закону
Ситуація з відсутністю в організації бухгалтерської служби та посади головного бухгалтера досить типова. Більш того, таку можливість дає закон, вона прямо передбачена статтею 7 ФЗ «Про бухгалтерський облік». Ця норма допускає кілька варіантів організації бухгалтерського обліку в залежності від виду та розміру бізнесу. Так, для малих і середніх компаній наявність в штатному розкладі та офісі такого співробітника не обов'язково. Тут може виникнути питання - як зрозуміти, чи стосується моя компанія до цих типів юридичних осіб? Нагадаю, що в Росії існує ФЗ «Про розвиток малого і середнього підприємництва в Російській Федерації». Він визначає критерії для віднесення організацій до суб'єктів малого та середнього бізнесу, серед яких: сумарна частка участі держави і суб'єктів великого бізнесу (до 25%); середньорічна чисельність працівників (до 250 осіб); розмір річної виручки (не більше одного мільярда рублів) і балансова вартість активів. Необхідно розуміти, що встановлені в законі показники можуть змінюватися з плином часу.
Обраний керівником варіант бухобліку потрібно прописати в облікову політику . У майбутньому його може змінити директор фірми в будь-який момент. Варто мати на увазі, що компанія може перевищувати встановлені показники. Правда, не системно. Якщо порушення критеріїв будуть повторюватися два роки поспіль, то фірма може втратити статус суб'єкта малого або середнього бізнесу, що спричинить відповідні зміни в організації ведення бухгалтерського обліку.
штатний фахівець
Більшість організацій, які не можуть дозволити собі бухгалтерську службу або не відчувають в ній необхідності, як правило, беруть на роботу фахівця обліку, як пишуть у вакансіях, «в однині» або «з функцією головного». Зверніть увагу: в трудовому договорі такого фахівця потрібно детально прописати його обов'язки, в тому числі, на підписання первинної документації . Крім того, керівнику необхідно видати відповідний наказ, що дає цьому співробітникові право підпису паперів.
важливо
Оскільки ведення обліку передано іншій юридичній особі або підприємцю, то вони зовсім не зобов'язані перебувати за місцем розташування організації, також як і її документи і бухгалтерська база. Інколи це дає можливість захистити паперу і дані при позапланових перевірках різних державних органів.
Що стосується «автографів» на первинних документах, то стаття 9 Закону «Про бухгалтерський облік», вимагає, щоб в таких паперах була вказана посада особи, їх підписує. В даному випадку необхідно писати «бухгалтер». Це може спричинити додаткові труднощі чисто бюрократичного властивості. Ті, організації, які ретельно ставляться до первинної документації, можуть зажадати комплект документів, що підтверджують, що обов'язок ведення обліку покладено саме на цього фахівця. Така поведінка особливо характерно для державних організацій і великих компаній. Ті, хто часто стикаються з подібними проблемами, завжди мають напоготові відсканований пакет документів. Швидше за все, доведеться надавати облікову політику і наказ. Цього має вистачити, хоча деякі підприємства з «корпоративною культурою» можуть висувати найнеймовірніші вимоги.
Можна, звичайно, залишити в папері назву посади «головний бухгалтер». Як правило, це позбавляє від непотрібних питань, однак тягне дві нові проблеми. По-перше, порушуються правила ведення обліку, хоч і не грубо, і відповідальність за них не передбачена. Але в ході податкової або аудиторської перевірки ревізори неодмінно звернуть на це увагу. По-друге, такий документ не буде невідповідність встановленим законом формальним вимогам, що, в свою чергу, дасть інспекції привід виключити дану папір зі списку документів, що дозволяють зменшити базу оподаткування.
на підряді
Організація має право укласти договір на ведення бухгалтерського обліку з індивідуальним підприємцем або відповідною компанією. Деякі фірми передають ведення обліку фізичній особі, яка не є ІП. Однак такі дії можуть спричинити негативні наслідки. Інспекція має право перекваліфікувати такі відносини в трудові. В цьому випадку фірму чекає донарахування всіх відповідних податків і внесків разом з пенями і штрафами.
Сам фахівець, безпосередньо займається веденням обліку, повинен відповідати встановленим законодавством вимогам. Вони стосуються наявності професійної освіти, стажу роботи за спеціальністю і відсутності судимостей.
На замітку
Документ, підписаний бухгалтером «з функцією головного», не буде відповідати пропонованим законом формальним вимогам, що, в свою чергу, дасть інспекції привід виключити дану папір зі списку документів, що дозволяють зменшити базу оподаткування.
Передача функцій з ведення обліку індивідуальному підприємцю або уповноваженій бухгалтерії також повинна знайти відображення в обліковій політиці компанії. На підтвердження того факту, що бухоблік веде особа, яка не перебуває у штаті організації, контрагент може вимагати пред'явити договір з відповідною фірмою або ВП. З цієї причини в такі контракти рекомендується або не включати пункт про конфіденційність, або особливо обумовлювати випадки розголошення умов договору третім особам.
Важливо розуміти, що оскільки ведення обліку передано іншій юридичній особі або підприємцю, то вони зовсім не зобов'язані перебувати за місцем розташування організації, також як і її документи і бухгалтерська база. Інколи це дає можливість захистити паперу і дані при позапланових перевірках різних державних органів.
Що стосується «первинки», то замість головного бухгалтера документ може підписувати ІП або керівник організації, якій передано ведення обліку. Замість слів «головний бухгалтер» тоді пишеться «індивідуальний підприємець» і його ПІБ. Якщо мова йде про фірмі, то необхідно вказати її назву, організаційно-правову форму, назву посади керівника та його ПІБ.
Як і в попередньому описаному випадку, можна спробувати спростити життя собі і контрагентам, але наслідки будуть ідентичними.
Все в одних руках
Вести облік може і керівник фірми. Це найменш трудомісткий і з незначними витратами спосіб. Законодавство не забороняє, директору мати помічника, який фактично буде займатися оформленням всіх документів. Важливо лише, щоб начальник підписував всі бухгалтерські папери і ніс відповідальність за її зміст.
Як і в попередніх випадках, своє рішення керівник оформляє в обліковій політиці організації.
При заповненні «перівічкі» в цьому випадку в поле «головний бухгалтер» вказується ПІБ керівника організації і ставиться його підпис. Як правило, подібне оформлення документів волає мало питань та у контрагентів, і у різного роду перевіряючих. Проте, з огляду на, що самостійне ведення обліку допускається тільки для суб'єктів малого та середнього бізнесу, організації необхідно буде підтвердити даний статус. Для цього буде потрібно представити контрагенту актуальну ( «свіжість» кожною компанією визначається самостійно) виписку з ЕГРЮЛ, де будуть вказані засновники, відомості про середньооблікової чисельності працівників за попередній календарний рік (форма 1110018) за останні 2 роки, а також баланси організації за такий же період .
Таким чином, чинне законодавство надає достатню кількість варіантів організації бухгалтерського обліку в компанії. Це дозволяє будь-якому підприємцю вибрати зручну для нього форму. Важливо враховувати особливості кожного варіанту і не ставитися до них формально. Тоді проблеми зведуться до мінімуму.
Микола Візер, старший юрисконсульт юридичної компанії «Турів і Побойкіна-Сибір», для журналу «Розрахунок»
Енциклопедія по правилам обліку та оподаткування
Бератор онлайн - унікальна електронна енциклопедія, що дозволяє користуватися найактуальнішою інформацією для бухгалтера всюди, де є комп'ютер та інтернет. Дізнайтеся більше >>
Читайте також по темі:
Підпис головбуха на рахунку-фактурі не обов'язкова
Повірений підпише будь-який документ?
Практична енциклопедія бухгалтера
Всі зміни 2019 роки вже внесені в бератор експертами. У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реального бухгалтерської практики, проводки і зразки заповнення документів.
дізнатись детальніше
Тут може виникнути питання - як зрозуміти, чи стосується моя компанія до цих типів юридичних осіб?