- Які дії потрібно зробити перед підписанням акту
- Як повинен бути правильно складений акт і що потрібно в ньому вказати
- Хто підписує акт при зміні головбуха
- Передача справ новому фахівцеві
- Передача справ аутсорсингової компанії
- Що робити, коли бухгалтер відмовляється підписувати акт
Для головного бухгалтера після свого відходу дуже важливо залишити повний порядок в виконаних ним справах, тому що це питання професіоналізму та етики. Тому і попередник, і приймач повинні бути зацікавлені в правильній процедурі прийому-передачі справ на фірмі. Акт прийому-передачі справ у зв'язку зі звільненням головного бухгалтера потрібен для розмежування відповідальності колишнього і нового головбуха. Тому убезпечити прийнятого працівника від помилок минулого допоможе оформлення саме такого документа, як акт прийому-передачі справ.
В актуальному законодавстві не вказано порядок передачі справ від одного бухгалтера іншому. Ця процедура, по суті, не є обов'язковою, але вона все одно необхідна для компанії, щоб наступник на посаду бухгалтера міг побачити реальний стан речей в обліку і бухгалтерії в установі на момент відходу головбуха. Відсутність первинних документів може сильно вплинути на подальшу діяльність компанії.
Які дії потрібно зробити перед підписанням акту
Відразу перед тим, як здійснити передачу справ новому головбухові, директор організації повинен підписати спеціальний наказ, в ньому, як правило, повинні бути вказані:
- люди, які несуть відповідальність за прийом і передачу бухгалтерських справ;
- період часу, протягом якого будуть передані документи;
- якщо якийсь час колишній і новий головний бухгалтер повинні будуть працювати разом, то в наказі повинно буде вказано розмежування обов'язків між ними;
- дата, до початку якої повинні будуть завершитися всі бухгалтерські операції, які залишають компанію головбухом;
- порядок, строки проведення інвентаризації;
- порядок оформлення документів такої процедури, як прийому-передачі справ.
Інвентаризація є обов'язковою тільки, коли відбувається зміна матеріально відповідальних посадових осіб (потрібно проводити, якщо в трудовому контракті з головбухом є умова про повну матеріальну відповідальність).
Як повинен бути правильно складений акт і що потрібно в ньому вказати
Виходячи з результатів інвентаризації та звірки всієї документації, формується акт прийому-передачі справ при звільненні головного бухгалтера. Головбух, який залишає свою посаду, завдяки внутрішньому розпорядку підприємства, може бути зобов'язаний передати новому головбухові посадову інструкцію і проконтролювати ступінь її з'ясування. Для передачі справ як зазвичай призначається певна комісія, а складений акт в декількох копіях завіряється членами комісії та відповідальними сторонами. В акті вказується детальний стан бухгалтерського обліку на момент передачі справ.
В акті необхідно вказати всіх людей, які беруть безпосередню участь в передачі документів, тому що, крім головного бухгалтера в це можуть бути залучені і інші працівники бухгалтерії, ще можуть бути запрошені і зовнішні аудитори. Кількість і контингент учасників стверджує керівник. Передавати варто тільки ті документи, за які відповідав минає головний бухгалтер. Так, припустимо, якщо в установі урахуванням заробітної плати займається окремо найнятий працівник, то цю документацію передавати і згадувати в акті не треба. Новий головний бухгалтер повинен бути посвідченим в тому, що він отримав абсолютно всі документи, що стосуються діяльності бухгалтера за останні 5 років. Період зберігання певних ділових паперів встановлений у Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, який затверджений Росархивом. Там же визначено і терміни заощадження статистичної звітності.
Податківці мають право перевірити організацію за останні 3 роки роботи. Це правило описано в пункті 4 статті 89 Податкового кодексу РФ. Тому новому головному бухгалтеру слід ретельно перевірити наявність документації, що має відношення саме до згаданого раніше періоду часу.
Велику увагу варто приділити таким документам:
- - книги покупок і продажів;
- - журнал обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур;
- - журнали реєстрації прибуткових і видаткових касових документів;
- - книги видачі довіреностей;
- - касові книги;
- - журнали реєстрації шляхових листів;
- - журнали касира-операціоніста.
Якщо колишній головбух виконує обов'язки касира на підприємстві, то йому слід передати не тільки необхідну документацію, а й гроші, бланки ділових паперів суворої звітності, банківські чекові книжки, ключ від каси та сейфу.
Можливо, оформити акт прийому-передачі справ у короткій формі, до нього прикласти опис всіх документів, які передаються. Якщо перелік таких документів маленький, то їх можна буде вказати прямо в акті. Тоді не доведеться робити окремий опис.
Щоб правильно скласти акт прийому-передачі справ, потрібно вирішити якісь ділові папери підлягають передачі, і конкретно за який період. Щоб це зрозуміти, потрібно скористатися нормами п. 2 ст. 7 Закону про бухгалтерський облік: головбух несе відповідальність за ведення бухгалтерського обліку, докладний і своєчасне надання повної бухгалтерської звітності і формування облікової політики.
Значить, передаватися можуть тільки ті ділові папери, за які він несе відповідальність: податкові документи, бухгалтерська і податкова звітність, первинні облікові, бухгалтерські регістри, процедури кодування, облікова політика, робочий план рахунків бухгалтерського обліку, програми машинної обробки даних і т. Д.
Обов'язково необхідно звернути увагу, що з-за того, що форма акту здачі прийому справ не затверджена будь-якими нормативними документами, він може бути складений у довільній формі, і затверджений пізніше керівництвом організації.
Загальноприйнято, що акт і опис (якщо вона складається окремо від акта) повинні бути в двох копіях, одна з них передається головному бухгалтеру, який залишає своє робоче місце, а друга повинна залишитися в бухгалтерії установи. У разі якщо зміна бухгалтера відбувається в філії організації, акт з описом повинні складатися в трьох зразках: перший - для головної компанії, другий - для філії і третій - для минає бухгалтера.
p> В акті здачі-прийому справ потрібно в обов'язковому порядку вказати:
- - дату остаточного прийому справ (це обов'язковий реквізит акта);
- - дати, найменування документів, які передаються;
- - список документів, які відсутні на момент передачі (потрібно вказати, інакше потім виникнуть деякі істотні труднощі при спробах довести, що документи були загублені на роботі попереднім бухгалтером);
- - всі помилки, порушення, недоліки, недоліки, які були виявлені в процесі передачі справ, в оформленні первинної документації, податкової документації (особливо матеріальний і фінансовий облік, включаючи касові документи, накладні);
- - розбіжності наявних даних бухгалтерської, податкової звітності з даними комп'ютерної бухгалтерської програми за зіставлені перевірені терміни часу.
Також до акту потрібно докласти (якщо є така можливість) письмові пояснення головного бухгалтера, який залишає свій пост щодо причин таких розбіжностей.
Хто підписує акт при зміні головбуха
Якщо не встигли знайти нового головбуха
Акт прийому-передачі справ підписують залишає підприємство головний бухгалтер і новий. Однак якщо заміну раніше знайти не встигли в строк, то документацію можна тимчасово передати співробітнику бухгалтерії. Але якщо і таких немає, то сам директор має право прийняти документи.
Передача справ новому фахівцеві
Слід розглянути таку ситуацію, коли все-таки нового співробітника встигли знайти, і він вийшов на роботу, то, як правило, певний час вони працюють разом, тому що передача документації - процес повільний. Нового працівника оформляють в штат лише після офіційного припинення трудових відносин з попереднім. Ця дія неправильне. Повинно бути заздалегідь укладено трудову угоду з новим працівником, так як передати документи, ключ від сейфа, друку сторонній людині організація не може. З огляду на те, що двох головних бухгалтерів в компанії не може бути, то його ненадовго оформляють на іншу посаду (наприклад, заступник головбуха).
Передача справ аутсорсингової компанії
В наші дні можлива й інша ситуація. Організація вирішила, що передасть ведення обліку до аутсорсингової компанії. У цьому випадку тільки службовець цієї спеціалізованої бухгалтерії має право приймати справи під розпис. Тоді підставою для передачі документації буде укладений договір між компаніями про надання послуг з ведення обліку.
Що робити, коли бухгалтер відмовляється підписувати акт
Якщо бухгалтер, який звільняється, відмовляється підписати акт прийому-передачі, то це потрібно в обов'язковому порядку зафіксувати документально у формі акта в присутності не менше двох свідків. Крім цього, керівник повинен своїм наказом призначити комісію для фіксування загального стану бухгалтерського обліку на підприємстві і для складання опису документів. Може статися й таке, що якихось ділових паперів в організації буде не вистачати, тоді подібний акт і опис знімуть з нового головного бухгалтера відповідальність.
Підводячи підсумок, потрібно зазначити, що процедура прийому-передачі справ є дуже відповідальною і для покидає посаду, і для новоприбулого головбуха, і для самої фірми. Але слід звернути увагу: головбух, який звільняється, не повинен займатися організацією передачі справ, це завдання директора. В обов'язки працівника, який звільняється бухгалтера входить доведення всіх поточних справ до кінця і передачі необхідних документів в належному вигляді.
ipinform.ru