Акт прийому-передачі товару: зразок, заповнення, бланк

1. Що це за документ
2. зміст акта
3. Акт прийому-передачі товару від продавця покупцеві
4. Акт прийому-передачі товару на відповідальне зберігання
5. Акт прийому-передачі неякісного або бракованого товару
6. З чого починається процес заповнення акту?
7. Чи може акт замінити договір?

Акт прийому-передачі - це правовстановлюючий документ, який дозволяє закріпити письмово передачу товару від однієї особи іншій із зазначенням умов передачі. Це не означає, що передати по акту можна тільки товар. Крім товару можна передати послугу, основний засіб (наприклад, обладнання), матеріальні та фінансові цінності, рухоме і нерухоме майно і навіть тварин.

Зміст статті

Що це за документ

Головною умовою законності акта є його змістовність. У ньому повинні бути відображені всі характеристики об'єкта передачі, вартість об'єкта і будь-яка інша важлива для обох сторін інформація.

Акт складається в декількох примірниках. Відповідно до загальноприйнятих правил кількість примірників має бути не менше двох. Однак на практиці прийнято оформляти від трьох до п'яти примірників.

Це пов'язано з тим, що в момент передачі товар може знаходитися на території, що охороняється приватній території. Відповідно, при виїзді з території потрібно буде пред'явити охороні документи, що підтверджують право на вивезення товару (або іншого об'єкта передачі). Внутрішні служби охорони не потребують збереження документації на вивезення. А ось якщо підприємство наймає охоронну організацію для охорони території, то ця організація вважає за необхідне документально підстрахувати себе від непередбачених обставин. Ще один екземпляр може знадобитися експедитору в шляху для пред'явлення його на посту ДАІ. Особливо це стосується вантажоперевезень на тривалі відстані.

У будь-якому випадку, краще оформити зайвий екземпляр, ніж пізніше підписувати відсутній заднім числом.

зміст акта

Нерідко зустрічаються ситуації, коли судова справа була програна стороною, що не приділила належної уваги змісту акта прийому-передачі. Навіть незначні поправки, друкарські помилки або ненавмисні помилки можуть служити підтвердженням незаконності угоди. Якщо помилка була помічена тільки однією стороною, а друга заперечує існування проблем з документом, то це є достатнім аргументом для відкриття судового розгляду.

На практиці документи замінюються обома учасниками угоди без особливих проблем. Звичайно, якщо помилки не були заздалегідь заплановані.

Акт можна скласти як на список товарів, так і на кожен товар окремо. Суті документа це не змінить. Також можна скласти акт не на певну передачу товару, а на відрізок часу (наприклад, за місяць, квартал або півріччя). Тоді в рядку поруч з найменуванням номенклатури буде доцільно вказати дату фактичної передачі товару.

В акті обов'язково повинна бути вказана наступна інформація:

• В першу чергу ніяк не обійтися без найменування документа. Воно вказується в шапці без строго затвердженого вирівнювання по центру.
• Дата складання акта повинна відповідати даті на календарі. Інакше можуть виникнути проблеми з визначенням законності угоди.
• Обов'язково вказується найменування сторін, які роблять угоду. При цьому необхідно вказати організаційно-правову форму (ТОВ, ВАТ, ЗАТ і т.д.), П.І.Б. представника організації і підстава його підпису.

Приклад: ТОВ «Факел» в особі генерального директора Зав'ялова Н.Ф., що діє на підставі статуту товариства, і ЗАТ «Стимул» в особі директора Панфілова С.С., що діє на підставі статуту товариства, ...

• Також в шапці потрібно вказати місце проведення передачі товару. Це важливо для безпроблемного перевезення товару до місця призначення.
• Кількість і вартість товару повинні бути відображені в акті в обов'язковому порядку.
• Якісні характеристики товару. Вказуються помічені пошкодження і відповідність (або невідповідність) нормам.
• Підставою для складання акта є договір, номер і дата якого повинні міститися в акті.
• У заключній частині акт скріплюється підписами уповноважених осіб та печатками (якщо такі є).

Акт прийому-передачі товару від продавця покупцеві

Для передачі товару краще користуватися уніфікованими формами актів прийому-передачі, якщо вони мають місце бути. Саме краще, а не потрібно, так як стаття № 252 НК РФ не зобов'язує оформляти угоду строго певним документом.

При продажу товару продавець оформляє товарну накладну за уніфікованою формою № ТОРГ-12. Її можна замінити шаблоном акту прийому-передачі товару тільки в тому випадку, якщо складання накладної з об'єктивних причин неможливо.

У федеральному законі «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 року № 402-ФЗ (в редакції від 28.12.2013 року) вказаний список реквізитів, необхідних для продажу товарів, робіт і послуг. Паралельно слід керуватися тими вимогами, які притаманні товарною накладною. Наприклад, всі ціни і підсумкова вартість переданих активів повинні бути відображені в валюті РФ (в рублях). Штучний товар не потрібно перераховувати для заповнення стовпця з ваговими показниками. Досить поставити в ньому прочерк. Прочерк також повинен стояти в будь-якому незаповненому стовпці.

Акт прийому-передачі товару на відповідальне зберігання

Для того щоб передати товар на відповідальне зберігання, необхідно заповнити уніфіковану форму № МХ-1. Цей акт оформляється поклажедателем (віддає стороною) і підписується ним спільно з охоронцем (приймаючою стороною).

Виділяють побутове і професійне зберігання. Побутове зберігання товару найчастіше носить стихійний характер, тобто угода не планується заздалегідь. Іноді так оформляють передачу товару, який викуплений покупцем, але залишається на складі продавця на певний час. При професійному зберіганні товарів приймаюча сторона вибирає зберігання основним видом своєї діяльності. До професійних зберігачам можна віднести холодокомбінати швидко псується (м'ясопродукції, молочної продукції).

При оформленні МХ-1 обов'язково мають бути присутніми співробітники складських приміщень (завідувачі складом або рядові комірники).

Перед тим як оформити акт на відповідальне зберігання, сторони повинні укласти договір зберігання. У ньому вказується кількість траншей передачі товару і кількість товару, планованого до передачі. Іноді останній показник завищується. Це робиться для того, щоб при передачі додаткових партій товару не виникало проблем з підставою для передачі. Слід зауважити, що законодавством РФ не встановлено поняття «відповідального зберігання».

Акт прийому-передачі неякісного або бракованого товару

Якщо після підписання акту прийому-передачі товару було помічено якісна невідповідність товару зазначеним характеристикам, то покупець може пред'явити судову претензію продавцеві товару. Це стосується тих ситуацій, які обумовлені в договорі купівлі-продажу в розділі «Відшкодування збитків».

Але бувають такі випадки передачі бракованого товару, коли обидві сторони знають про його фактичний стан. Наприклад, при поверненні неякісної продукції або бракованого товару потрібно обов'язково скласти акт повернення товару. Цей акт містить всю ту інформацію, яка перерахована вище і деякі специфічні доповнення:

• Вказується причина повернення товару.
• Причини часто пов'язані з виявленим шлюбом, а тому всі елементи поганої якості повинні бути описані дуже детально.
• До акта можна прикласти фотознімок товару в якості додатку або висновок незалежної експертної комісії. Для цього в акті вказується номер додатка, а саме додаток підписується так само, як і акт.

Актом прийому-передачі неякісного товару може виступати уніфікована форма № ТОРГ-2.

бланк

уніфікованої форми № ТОРГ-2

З чого починається процес заповнення акту?

Перш за все, варто усвідомити, що це юридичний документ, який не терпить виправлень від руки. У разі виникнення помилки акт потрібно передрукувати заново. Тому для грамотного заповнення акту потрібне уважне ставлення до деталей угоди.

Підписання акту можна розділити на кілька етапів:

1. Підготовчий етап. На цьому етапі угоди потрібно впевнитися в підставі передачі товару і перевірити документальне оформлення цього підстави.
2. Етап підрахунку і фактичної передачі товару. Складські співробітники або особи, що займаються передачею, повинні прийти до єдиної інформаційної складової передачі (зважування, підрахунок одиниць та інше).
3. Етап безпосереднього підписання акту. Акт скріплюється підписами уповноважених осіб та печатками організацій.

Всі спірні питання, що стосуються передачі товару, повинні бути вирішені до підписання акту. Найважливішим і водночас найскладнішим етапом передачі товару є другий етап. Невірні підрахунки однієї зі сторін можуть привести до повторного перерахунку всієї партії товару, що передається.

Якщо прийом товару здійснюється водієм-експедитором (на підставі довіреності від керівника приймаючої організації), то він повинен знати про свою матеріальну відповідальність за збереження переданих цінностей. Бездумна підпис на акті призведе цього співробітника до особистих фінансових втрат.

Чи може акт замінити договір?

Ні, так як актом не можна обговорити всі можливі варіанти розвитку ситуації. Терміни поставок, умови оплати, відповідальність сторін, форс-мажорні обставини та інше можуть бути обумовлені в повному обсязі тільки в договорі. Акт - це свого роду підтвердження того, що сторони здійснили дію, прописане в договорі.