Акт виконаних робіт - що це таке, форма зразок, послуг, приклад, шаблон, огляду

1. Основні поняття
2. призначення документа
3. Чинна нормативна база
4. обов'язкові реквізити
5. Порядок усунення недоліків
6. Формування довіреності на підписання
7. За договором ЦПХ з фізичною особою
8. Універсальний передавальний документ замість акта виконаних робіт
9. Якщо замовник не підписує
10. Чи потрібно супровідний лист
11. Порядок ведення реєстру
12. Як ведеться нумерація
13. особливості складання
14. По ремонту автомобіля в автосервісі
15. За договором оренди приміщення
16. На транспортні послуги
17. Якщо в будівництві

Коли співпрацю двох організацій відбувається на підставі договору підряду або надання послуг, необхідністю стає наявність акта про виконання робіт.

Для чого потрібен цей документ? Що таке акт виконаних робіт? Факт виконання робіт за договором, укладеним між двома організаціями, підтверджує акт прийому робіт.

На підставі цього документа у виконавця виникає право на отримання оплати. Замовник актом підтверджує свої витрати. Як виглядає документ, що таке акт виконаних послуг або робіт?

Акт прийому виконаних робіт формується з урахуванням вимог щодо наявності обов'язкових реквізитів. У переліку таких відсутня вказівка ​​на обов'язковість відображення в акті деталізації виконаних робіт.

За договором підряду або надання послуг виконавцем приймаються зобов'язання про виконання певних робіт за завданням від замовника. У свою чергу, договір зобов'язує замовника оплатити роботу.

Відповідно до ст.783 ГК РФ до підрядним договором застосовуються загальні положення щодо підряду, наведені в ст.702 - 729 ГК .

Обов'язком замовника є прийняти виконану роботу в обумовлений договором термін, за умови, що її якість відповідає належному. Прийом робіт здійснюється на підставі акта виконаних робіт.

Основні поняття

Акт виконаних робіт, по-іншому акт надання послуг або прийому-здачі робіт, являє собою двосторонній документ, в якому відображено факт виконання робіт, їх вартість та період виконання.

Метою акта є фіксація виконання роботи згідно з договором. Під виконаними роботами маються на увазі будь-які роботи або послуги, які одна сторона договірного угоди надає інший. Учасниками угоди можуть виступати організації, ІП та фізособи.

Заповнюючи акт про прийом виконаних робіт, слід вказати:

• назва документа, його номер і дату складання;
• найменування сторін, їх реквізити та адреса;
• реквізити договору, до якого додається акт;
• номер рахунку виконавця для отримання оплати;
• вид робіт, їх обсяг, терміни виконання, вартість, ПДВ;
• одиниця виміру послуги;
• підписи та печатки виконавця і замовника.

Кількість примірників акта узгоджується сторонами, але кожен з учасників повинен отримати свій екземпляр.

призначення документа

при укладанні підрядного договору заздалегідь визначається, який саме документ стане підтвердженням факту закінчення і прийняття робіт. Сам по собі договір не може бути доказом того, що умови його виконані.

Метою договору є визначення умов співпраці, постановка завдання перед виконавцем, роз'яснення порядку оплати. Як правило, завершальним документом щодо договору підряду стає акт виконаних робіт .

Але сама наявність акта приймання не означає прийняття робіт замовником. Документ повинен бути підписаний обома сторонами. Тільки після цього умови договору вважаються виконаними.

На підставі акта замовник зобов'язаний виплатити повну вартість робіт. Виконавець одержує право вимагати оплати. Інший важливий момент це облік витрат.

Витрати організації на виконання робіт, пов'язаних з виробничою діяльністю, можна включити в собівартість продукції. при розрахунку податку на прибуток ці витрати можуть включатися до витрат підприємства.

Але підтвердити обґрунтованість віднесення вартості робіт за договором підряду до витрат необхідно документально. В іншому випадку витрати не зменшать базу оподаткування.

До того ж податківці мають право накласти штраф за недостовірність обліку та спробу ухилення від податків. Призначення акту виконаних робіт можна розглядати і з юридичної точки зору.

Якщо акт підписаний, але оплата від замовника у визначений термін не надійшла, виконавець має право подати позовну заяву в суд .

Коли замовник відмовляється від прийому робіт без належного обґрунтування, виконавець має право самостійно підписати акт.

Наявність такого одностороннього акту з додатком первинної документації та договору дає виконавцю права вимагати оплати робіт замовником в судовому порядку.

Чинна нормативна база

Акт прийому виконаних робіт часто відносять до первинних документів. Тим більше що в ньому повинні бути присутніми обов'язкові для первинної документації реквізити.

Такі вказані в ФЗ №402 . Відсутність належних реквізитів не дозволяє визнати акт про виконання робіт дійсним. З приводу первинності питання кілька спірний.

Так на підставі акт приймання відбувається підтвердження факту виконання робіт і виникає підстава оплати. Замовник, керуючись актом, відображає свої витрати в розрахунку податку на прибуток.

Виконавець в своєму обліку на підставі акта показує отриманий прибуток. Але юридичним документів приймальний акт визнається при наявності договору.

Податкові органи вважають помилкою складання акт про приймання робіт без попередньо укладеного договору.

Хоча з кожного правила є винятки, але акт виконаних робіт не може складатися без підрядного договору або подібної угоди. Акт без договору може визнаватися нікчемним.

Шаблон акту приймання робіт не уніфікований. Затверджена форма його є лише для окремих видів діяльності. У всіх інших ситуаціях організація самостійно розробляє найбільш підходящу форму акта і стверджує її в облікових положеннях.

Здебільшого акти не обов'язкові. Випадки, коли законодавство зобов'язує складати акт про виконання договору, можна перелічити на пальцях.

так по п.1 ст.556 ГК акт потрібен при передачі будівлі покупцеві, по п.1 ст.563 ГК - при передачі покупцеві підприємства. Також акт складається при передачі об'єктів нерухомості в оренду .

Для угод, які не стосуються передачі речей, обов'язковий акт при прийнятті робіт по договором будівельного підряду (П.4 ст.753 ЦК).

У п.2 ст.720 ГК сказано про можливість складання акта за договором підряду, але виключно на розсуд сторін. Тобто з юридичної точки зору акт не обов'язковий.

Але існує ще й бухгалтерська сфера. На підставі акта виконаних робіт бухгалтера здійснюють облік господарської операції. Податківцями і фінансистами акт сприймається як первинний обліковий документ.

Відсутність такого може істотно ускладнити діяльність бухгалтерського підрозділу в тому, що стосується підтвердження витрат і отриманого прибутку.

Ще один аргумент з приводу обов'язковості складання актів приймання це податкові правовідносини. На думку ФНС тільки акт прийняття робіт може достовірно підтвердити факт здійснення витрат.

Тому складати подібний акт слід навіть при виконанні робіт всередині самої організації. При цьому форма акта може бути будь-який, головне наявність в документі необхідних даних.

обов'язкові реквізити

Акт про виконання робіт, незалежно від своєї форми, повинен містити такі обов'язкові дані як:

• ідентифікаційні динячі щодо самого акту (назва, номер, дата складання і т.д.);
• підставу складання (договір підряду і подібне);
• реквізити сторін;
• суть здійснювалися за договором операції;
• підписи відповідальних осіб з розшифровкою.

Особливу увагу слід приділити деталізації робіт. Згідно із законом досить вказати вид, обсяг і вартість робіт, тобто основний зміст договору.

Але часом договір передбачає виконання комплексу робіт, причому і плата може здійснюватися поетапно. Крім того, не завжди «сухе» виклад предмета договору дозволяє обгрунтувати економічну складову витрат замовника.

У зв'язку з цим податківці вимагають чітко вказувати фактично виконаний обсяг робіт, їх характер і терміни, що дозволяє простежити зв'язок виконаної роботи з діяльністю підприємства.

Судові органи не завжди підтримують податківців в питанні необхідності деталізації робіт. Організація може надавати інші підтверджуючі факт виконання робіт документи.

Але щоб уникнути розбіжностей з ФНС бажано додавати до акта деталізацію робіт, передбачивши дана умова в договорі. Невід'ємними реквізитами акту виконаних робіт вважаються підписи сторін.

Непідписаний акт не може бути підтверджуючим документом. Крім того саме підпис замовника засвідчує, що результат робіт прийнятий без претензій. Тому при наявності недоліків підписувати акт замовнику не слід.

Порядок усунення недоліків

Прийом роботи замовником здійснюється відповідно до ст.720 ГК . Так замовник зобов'язаний прийняти виконану роботу в термін, зазначений в договорі.

При відступі від договору і виявленні недоліків про це повинно негайно повідомити виконавцеві. При цьому виявлені невідповідності повинні бути задокументовані.

У разі підписання приймального акта без вказівки на явні недоліки робота вважається прийнятою беззастережно, і замовник втрачає право вимагати усунення вад.

При виявленні недоліків в процесі прийняття виконаних робіт можуть складатися такі акти як:

Про прийом виконаних робіт з недоліками В цьому випадку недоліки усуваються самим замовником, якщо в договорі обумовлено, то за рахунок підрядника Акт про недоліки При цьому виконавець зобов'язаний в розумні терміни усунути виявлені дефекти. Після цього складається новий приймальний акт

Якщо між сторонами виникають суперечки про недоліки, призначається експертиза. Витрати за такою несе підрядник, якщо доведена його вина.

При відсутності причинного зв'язку між діями підрядника та виявленими недоліками експертизу оплачує сторона, яка вимагала її проведення. Якщо процедура здійснюється за погодженням сторін, то оплата ділиться навпіл.

Формування довіреності на підписання

Підписувати акт виконання робіт має право будь-яка особа, уповноважена безпосередньо учасником договірних відносин. Подання відбувається на підставі довіреності на підпис акту виконаних робіт.

Формування даного документа безпосередньо залежить від статусу сторін договору. якщо доручення видається від імені особи юридичної, то форма її може бути простій письмовій.

Обумовлено це тим, що складається документ із зазначенням реквізитів юрособи, найчастіше на типовому бланку і містить посвідчують реквізити.

Зокрема проставляється підпис повноважного представника юрособи та печатка організації. Довіреність від фізичної особи не має належного підтвердження, наявності одного підпису мало.

Тому таке доручення обов'язково повинна бути нотаріально завіреної. Якщо акт підписується довіреною особою, то в документі слід вказати реквізити довіреності і дані довірителя.

За договором ЦПХ з фізичною особою

Виконавцем за договором підряду може виступати фізична особа або індивідуальний підприємець. У цьому випадку укладається договір, який носить цивільно-правовий характер (ЦПХ).

При цьому договір може оформлятися на виконання робіт або на надання послуг. Важливий нюанс укладення договору ЦПХ це відсутність в ньому положень трудового договору .

Тобто сторонами є замовник і виконавець, предмет договору - робота чи послуга. По прийому результату і фактом оплати договірні відносини вважаються завершеними.

Акт прийому виконаних робіт по договором ЦПХ з фізособою складається довільної, заздалегідь обумовленої формі. Обов'язково вказуються всі обов'язкові реквізити.

Як реквізитів фізособи прописуються його паспортні дані та адресу реєстрації або місця проживання, для ІП вказується номер свідоцтва про держреєстрацію. В іншому прийняття робіт за договором ЦПХ здійснюється в звичайному порядку.

Універсальний передавальний документ замість акта виконаних робіт

Питання, замінює чи УПД акт прийому виконаних робіт, цікавий суб'єктам, які бажають спростити документообіг за допомогою скорочення застосовуваних форм.

УПД це документ, який представляє собою рахунок-фактуру з включенням додаткових елементів.

Зокрема універсальний передавальний документ містить в собі реквізити:

УПД замінює акт чи ні? Будь-яка організація має право використовувати УПД при реалізації робіт або послуг, оскільки в даному документі можна об'єднати всі необхідні відомості щодо договору підряду або надання послуг.

При цьому одночасно можна пред'явити суму ПДВ . Оскільки УПД відноситься до первинної документації, то форма його повинна бути затверджена і закріплена в облікову політику організації.

Якщо замовник не підписує

за п.4 ст.753 здача роботи підрядником і прийом результату замовником оформляється актом, який повинні підписати обидві сторони.

Якщо одна зі сторін, звичайно замовник, не підписує акт, то друга сторона робить в документі відмітку про відмову в підписі і підписує акт самостійно.

У разі судових розглядів односторонній акт визнається недійсним тільки в тому випадку, коли відмова від підписання обгрунтований. Тобто замовник повинен буде довести наявність істотних недоліків і відступів від умов договору.

У той же час сам по собі акт не може бути вагомим доказом у суді. До нього повинні додаватися інші докази (договір, факт відправки акту замовнику і т.д.).

Чи потрібно супровідний лист

Супровідний лист це елемент ділового звичаю і інформаційного навантаження воно не несе. Основна його функція:

• підтвердження факту відправлення;
• надання переліку переданих документів і порядок поводження з ними;
• визначення термінів виконання.

При відправці акту виконаних робіт замовнику на підписання докладати супровідний лист слід обов'язково:

По-перше Таке додаток до акту підтвердить факт відправки, що важливо в разі судових суперечок (важливо щоб відправка супровідного листа фіксувалася) По-друге Дозволяє уточнити деякі нюанси щодо підписання акту По-третє Чітко позначить строки, після закінчення яких підрядник має право підписати односторонній акт і вимагати оплати, в тому числі і через суд

Порядок ведення реєстру

Всі акти виконаних робіт підлягають зберіганню на умовах первинної документації. При цьому кожен акт підлягає реєструвати за фактом складання. Для цього використовується реєстр актів виконаних робіт.

Оно включає в себе такі поля:

• найменування контрагента і його реквізити;
• номер договору;
• Назва проекту;
• найменування завдань;
• номер акта виконаних робіт;
• сума витрат на виконання проектних завдань.

Приклад реєстру актів виконаних робіт можна переглянути тут .

Фото: реєстр акту виконаних послуг

Як ведеться нумерація

Нумерація актів виконаних робіт ведеться відповідно до порядку документообігу, прийнятим в організації. Так допускається проставляти на акті Б / Н (без номера), але наявність номера забезпечити більшу зручність обліку та можливість швидкої ідентифікації.

Можна вести нумерацію різними серіями. Наприклад, в рамках договорів одного виду. Також допускається нумерація, починаюча заново з кожним звітним роком.

Деякий нюанс полягає в тому, що замовник може відмовитися від виконання робіт при заздалегідь складеному акті. Міняти нумерацію актів в цьому випадку не потрібно, достатньо зберігати такі акти в окремій папці.

У разі претензій податкової з приводу пропуску номерів можна пред'явити акти, за якими послуги або роботи надані не були.

особливості складання

Оскільки акт про виконання робіт виступає додатком до договору і двостороннім документом, то примірник акта повинен бути у кожної сторони.

У разі участі в договірних відносинах третіх сторін ( субпідрядник , інвестор ) Акти складається в кількості учасників договору.

Якщо замовник не задоволений якістю робіт, він має повне право відмовитися від їх прийому. Замовник відмовляється від прийому до моменту усунення всіх недоліків. При цьому оплата здійснюється лише після підписання акту без претензій.

Відео: без акту виконаних робіт

Значиму роль грає формулювання. Так вказівку в акті такого тексту «Робота виконана в повному обсязі, у встановлений термін і з належною якістю. Замовник до виконання робіт претензій не має »елімінує будь-які спірні питання в майбутньому.

По ремонту автомобіля в автосервісі

При здачі автомобіля на ремонт в СТО необхідно укласти договір у письмовій формі. В якості такого може виступати квитанція , замовлення-наряд і подібний документ.

При цьому обов'язкова наявність найменування виконавця, місця його знаходження, даних власника транспорту, контактний телефон, дата прийому, терміни виконання.

При виконанні робіт по частинах, повинні зазначатися проміжні терміни. Відсутність вказівки термінів виконання ремонту не дозволяє виявити претензії про прострочення.

Неодмінно в договорі відображається вартість послуги, порядок оплати, дані транспорту, визначена за погодженням сторін ціна авто.

Щодо ремонту вказується перелік робіт, список необхідних запчастин і їх вартість. Важливо, що при передачі авто на ремонт розробляють робочий акт про передачу ТЗ із зазначенням пошкоджень, комплектності тощо

Після закінчення ремонтних робіт складається акт прийому-передачі виконаних робіт по ремонту ТЗ.

У разі втрати авто або запасних частин автосервіс зобов'язаний в триденний термін заповнити втрату або відшкодувати вартість в двократному розмірі. У разі невідповідності виконаних робіт договору замовник має право вимагати проведення експертизи.

За договором оренди приміщення

При орендування комерційного об'єкта нерухомості орендар несе відповідальність за збереження майна.

При передачі майна орендодавцю доказом відсутності претензій з його боку стає акт виконаних робіт по договору оренди .

Складання такого акта процес суто добровільний. При оформленні вказується:

• дані орендаря і орендодавця;
• реквізити договору оренди;
• відомості, що ідентифікують об'єкт нерухомості;
• сума оплати і т.д.

При підписанні акту прописується, що обсяг зобов'язань виконаний в повному обсязі, оплата здійснена, претензії до змісту приміщення відсутні.

На транспортні послуги

Коли предметом договору надання послуг є вантажоперевезення, факт виконання також підтверджується актом про виконання робіт.

Такий підтверджує, що перевізник здійснив транспортування матеріальних цінностей відповідно до договором , А покупець зобов'язується оплатити роботу у встановлений термін.

Підписання акту клієнтом свідчить про відсутність претензій. В акті виконання робіт по транспортним послугам крім обов'язкових реквізитів прописується:

• пункт призначення вантажу;
• термін його доставки;
• реквізити накладних, які виступають підставою транспортування.

Якщо в будівництві

У сфері капітального будівництва як акт виконаних робіт застосовується уніфікована форма КС-2 . З 2013 року її використання носить рекомендаційний характер.

Але більшість будівельних організацій вважають за краще використання стандартного бланка. Акт прийому виконаних будівельних робіт за формою КС-2 заповнюється на підставі даних Журналу обліку виконання робіт.

Акт підписується підрядником і замовником. Потім на підставі акта готується довідка про вартість робіт і понесені витрати по формі КС-3 . На підставі довідки замовник оплачує послуги підрядника.

Як роз'яснює Мінфін РФ, складати акт про виконання робіт можна в довільній формі, але з відображенням усіх обов'язкових реквізитів.

Такі перераховані в п.2 ст.9 ФЗ №402 від 6.12.2011 . При цьому в наведеному переліку реквізитів відсутня умова обов'язкового відображення деталізації виконаних робіт.

На практиці податкові органи вимагають уточнення в акті здійснених дій і в тому числі присутності інформації про період здійснення таких.