- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Що потрібно зробити в першу чергу
- Як перевірити кадрову документацію і виправити помилки
- На що звернути увагу при складанні акта
- ПРИКЛАД
- Як прийняти трудові книжки
Закон не регулює прийом-передачу справ. Кожен роботодавець проводить в 2018 році її на свій розсуд з урахуванням порядку, який склався на практиці. У статті розповідається, як скласти акт прийому-передачі справ.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Як скласти і оформити акт прийому-передачі справ
Добре приймати справи у попередника, який пояснить, за яких обставин оформляли кадрові документи, і допоможе скласти акт прийому передачі справ головного бухгалтера. Але нерідко в перший день роботи секретар залишається перед купою паперів один на один, тому що колишній співробітник вже звільнився. Хтось вирішує почати з аудиту. Хтось в паніці виправляє помилки в перших-ліпших документах, а потім несе відповідальність за чужі недоліки. Розповімо, як правильно прийняти справи в перший робочий день, якщо передати їх вам ніхто не може.
Що потрібно зробити в першу чергу
У перший день роботи зберіть всі наявні папки і документи по кадрам на поточний рік.
Складіть акт передачі справ з кадрового обліку на дату вашого першого робочого дня (зразок нижче).
В акті прийому-передачі справ директором відобразіть найменування документів, період часу, який вони охоплюють, кількість, а також відомості про відсутність або пошкодження документів. Можете залишити ваші зауваження за змістом і оформленням.
Коли будете складати опис, зверніть увагу, чи правильно оформлені документи і чи містять вони інформацію, яку вимагає трудове законодавство. Обов'язково перевірте наявність всіх обов'язкових локальних актів прийому-передачі справ, встановлених Трудовим кодексом та іншими законами.
Як перевірити кадрову документацію і виправити помилки
Як говорилося вище, перевірте, чи є в кадровій службі обов'язкові документи. Перш за все, це правила внутрішнього трудового розпорядку (далі - ПВТР), трудові договори, графік відпусток, накази по особовому складу та ін. Щоб не тримати список документів в голові, скористайтеся нашим чек-листом (зразок нижче).
Перегляньте локальні акти прийому-передачі справ головного бухгалтера і зразок, які безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю співробітників. У них повинні бути підписи працівників, що вони ознайомилися зі змістом документа (Ст. 22 ТК РФ).
Складіть опис не тільки паперових, а й електронних документів, якщо в компанії прийнятий електронний документообіг. Дізнайтеся, трудяться в компанії дистанційні співробітники. Вивчіть договори з ними. У них обов'язково повинен бути прописаний дистанційний характер роботи (ст. 312.1 ТК РФ). Якщо з віддаленими співробітниками обмінюються електронними документами, перевірте наявність посиленої кваліфікованої електронного підпису.
Читайте також:
На що звернути увагу при складанні акта
Помилки в документах
Якщо ви знайшли помилки або виявили, що відсутній необхідний документ , Відзначте це в акті прийому передачі справ при зміні керівника. Не варто складати і затверджувати документи минулого датою або датою прийому першого працівника. Такими діями ви фальсіфіціруете дані. При ознайомленні з документами не зможете зібрати підписи звільнених працівників, так і діючі співробітники можуть відмовитися підписувати документ заднім числом. Тому нові документи і все виправлення в старих оформляйте поточною датою. При цьому вказуйте реальні дати початку роботи, переказів тощо. Д.
ПРИКЛАД
Компанія почала свою діяльність 13 січня 2017 року і з цього ж дня прийняла на роботу 10 осіб. Всі вони продовжують працювати. Кадровик при працевлаштуванні 3 лютого 2018 прийняла справи і виявила, що з працівниками не уклали трудові договори. Кадровик склала їх і вказала поточну дату укладення - 3 лютого 2018 року. Але в тексті договору відбила дату фактичного початку роботи співробітників - 13 грудень 2017 року.
Реєстрація та зберігання документів. Подивіться, як прийнято реєструвати документи в компанії. Якщо це роблять в електронній формі, не полінуйтеся завести журнали реєстрації в паперовому вигляді та обов'язково передбачте в них графу для підписів працівників. При перевірці інспекції праці журнал допоможе довести, що документ дійсно існує, його які не склали заднім числом і видали співробітникові. Адже кадровик веде журнали реєстрації послідовно з початку року, прошиває і нумерує.
Щоб зрозуміти, як зберігається кадрова документація, перевірте номенклатуру справ. Якщо вона відсутня, це сигнал, що систему зберігання не продумали і не організували належним чином. Тому, після того як приймете справи, обов'язково розробіть номенклатуру справ, забезпечте збереження всіх кадрових документів, щоб захистити їх від втрати і пошкоджень. Тим більше така вимога встановлює закон (Закон від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ).
Як прийняти трудові книжки
Спочатку перевірте, оформили чи наказ, яким керівник призначає вас відповідальним за ведення трудових книжок. Якщо цього не зробили, підготуйте наказ і підпишіть його у керівника організації. Зробіть це, навіть якщо обов'язок працювати з трудовими книжками прописали у вашій посадової інструкції. Потім приступайте до прийому трудових книжок працівників.
Подивіться, де зберігаються трудові книжки. Це повинен бути вогнетривкий сейф. Звірте кількість книжок зі списком працівників організації, а також з'ясуйте, чи внесені всі необхідні записи на поточну дату. Виконану роботу зручно оформити окремим актом прийому-передачі особових справ (зразок нижче). У ньому вкажіть П.І.Б. власника трудової книжки, її серію та номер, а також ваші коментарі про відсутність, пошкодженні, зміст і оформленні документа .
Перевірте книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. У ній реєструють трудові книжки, які вперше оформили в організації або отримали від співробітників при прийомі на роботу. Книга повинна мати тверду обкладинку, бути пронумерована і прошнурована, завірена підписом керівника організації та скріплена сургучною печаткою або опломбована.
Акт прийому-передачі справ і посади складають, якщо йде, наприклад, керівник відділу, який завідує документами і речами, зникнення яких спричинить великі неприємності для організації. Це можуть бути друку, трудові книжки працівників, конфіденційні документи і т. Д. Якщо потрібно передати справи між рядовими працівниками, то, складати акт чи ні, вирішується індивідуально.
Для організації прийому-передачі справ у організації спеціальним наказом створює комісію (зразок нижче). Комісія складає акт передачі справ при звільненні працівника. Суворої форми цього документа немає, тут дан один з варіантів оформлення (зразок нижче). Члени комісії не тільки передадуть справи іншого співробітника, але і будуть свідками того, що він їх прийняв і несе за них відповідальність. Якщо працівник захворів, то справи зазвичай приймає його заступник.
Зразок. Наказ про створення комісії і встановлення порядку прийому-передачі справ
Зразок. Акт прийому-передачі справ, документів, матеріальних цінностей
Якщо вас турбує етична сторона питання, то хвилюватися не потрібно: ви не вторгаєтеся в особистий простір іншої людини і не торкаєтеся особистих речей. Комп'ютер, стіл, шафа з документами, сейф - майно не хворого працівника, а роботодавця, і розташовані вони на території роботодавця.
Завжди передбачайте ймовірність того, що хтось із співробітників завтра може не прийти на роботу. Підготуйте кілька примірників ключів від сейфа - вони повинні зберігатися у конкретних співробітників. Не можна допустити ситуацію, коли організація позбавляється друку через те, що та лежить в сейфі, а ключ від нього знаходиться тільки в однієї людини і він носить його з собою, а з сьогоднішнього дня цей співробітник у відпустці або захворів.
Читайте також: