- Архівне зберігання справ в організації
- Правила архівного зберігання справ
- Терміни архівного зберігання справ
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно для того, щоб звільнити місце для поточних документів, а також щоб забезпечити збереження і доступність архівних документів. Про те, як правильно організувати архівне зберігання справ - читайте в статті.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- що таке архівне зберігання справ в організації;
- правила архівного зберігання справ;
- терміни архівного зберігання справ.
Кожна організація або підприємство зобов'язані забезпечувати збереження документів, які так чи інакше мають відношення до діяльності організації. Це стосується як бухгалтерської та податкової звітності, так і паперів з особового складу. Більш того, термін зберігання останніх документів може доходити до 75 років. Цілком логічно, що дбати про безпеку кадрових документів без належних умов протягом такого тривалого періоду практично не представляється можливим. А якщо враховувати той факт, що за 75 років документи з особового складу будуть обчислюватися тисячами листів, то стане зрозуміла необхідність організації архівного зберігання справ.
Архівне зберігання справ в організації
Для зручності і практичності зберігання документів необхідно включати їх до складу справ. Причому кожен підрозділ в організації групує документи в справи самостійно з урахуванням їх специфіки та термінів зберігання. Наприклад, ні в якому разі не можна включати до складу однієї справи бухгалтерську документацію і кадрові документи. Таким чином ви ризикуєте втратити важливі ділові папери або випадково їх знищити. Більш того, формування справ в підрозділі краще організовувати з урахуванням строків зберігання. Цей метод виправданий тим, що при проведенні експертизи цінності документів, включених до складу справи, буде потрібно значно менше часу для перевірки термінів зберігання. В іншому випадку необхідно виконувати полистного перевірку документів справи.
Правила формування справ
Архівне зберігання справ в організації має на увазі наявність діючої і ефективної номенклатури справ. Вона необхідна для того, щоб при першому погляді на справу можна було визначити до якого підрозділу воно відноситься і якого роду документацію містить. Відсутність номенклатури справ загрожує постійної плутаниною в документах і неправильною організацією справ, що неприпустимо при організації документообігу.
Якість ведення архівних справ обумовлюється підготовкою до відправки на зберігання, що включає:
- експертизу цінності справ;
- подальше оформлення;
- опис документів;
- складання актів для знищення паперів, які не становлять цінності.
Правила архівного зберігання справ
Правила архівного зберігання справ регламентуються нормативними документами, федеральними законами, а також правилами Росархіву. Така велика кількість вимог і нормативів пояснюється складністю організації тривалого зберігання паперу. Тому у будь-якого керівника компанії завжди є два варіанти: обладнати власний архів або здати документи на зберігання в державний чи муніципальний архів. Другий спосіб є найбільш простим і надійним, так як дані архіви повністю відповідають всім вимогам до архівного зберігання і гарантують збереження ділових паперів.
Документальний і архівний фонди організації
У разі, якщо ви плануєте створити свій власний архів, необхідно дотримуватися основних правил архівного зберігання справ. Так, самі справи повинні бути підшиті в швидкозшивачі та мати опис, що містить докладний перелік документів, включених до складу справи. Обкладинка справи повинна містити найменування підрозділу, номенклатуру і заголовок, який дасть уявлення про склад справи. Наприклад, «Накази про відпустку», «Пояснювальні співробітників», «Зарплатні відомості» і т.д.
Крім того, правила архівного зберігання справ передбачають і підготовку приміщення під архів. 
Існує кілька основних режимів, відповідно до яких необхідно зберігати отримані в архів справи. Розглянемо деякі з них:
- Світловий режим. Важливим фактором тривалого зберігання справ в архіві є правильна організація освітлення. Найкраще обладнати архів в приміщенні без вікон. Пряме влучення сонячного світла на папір лише скорочує термін її зберігання. Якщо ж виключити природне світло не передбачається можливим, то необхідно зберігати справи в закритих шафах.
- Температурно-вологісний режим. У будь-якому архівному приміщенні температура, а також вологість має дуже велике значення при зберіганні документів. Різка зміна температури всередині приміщення може згубно впливати на папір. Слід постійно контролювати дані показники близько 2 рази в тиждень за допомогою спеціальних приладів. Для того щоб контролювати температуру, можна встановити кондиціонер.
- Санітарно-гігієнічний режим. В архівному приміщенні необхідно постійно підтримувати чистоту. Важливо не допустити появу гризунів цвілі, а також грибка. Для цього необхідно регулярно проводити прибирання архіву.
Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ
Терміни архівного зберігання справ
Терміни архівного зберігання справ можуть варіюватися в залежності від їх значимості. Середній термін зберігання документації становить 3 роки. Однак він може становити як 1 рік, так і 75 років, наприклад, особисті справи співробітників. Крім того, є певні види документів, які необхідно зберігати постійно. Законодавство регламентує умови і терміни зберігання архівних справ і зобов'язує організацію здавати необхідні ділові папери в відомчий архів. Важливо дотримання норм і правил оформлення актів, супутніх архівознавства.