- Помилки і ризики при оформленні службових відряджень
- Автоматизація оформлення відряджень працівника як панацея
- Типовий приклад автоматизації оформлення відрядження
- Автоматизація оформлення відряджень економить час і кошти
У сучасних компаніях співробітники HR відділу все частіше стикаються з проблемою тривалого і неефективного процесу документального оформлення відряджень.
У більшості випадків для оформлення відрядження за кордон або усередині країни співробітнику необхідно заповнити стандартну заявку на відрядження, прийняту в організації, і передати її безпосереднього керівника на узгодження. Керівник повинен розглянути заявку і або підтвердити її, або повернути співробітнику зі своїми коментарями на доопрацювання. Життєвий цикл узгодження такої заявки проходить тривалу ланцюжок між керівниками різних рівнів.
Таку процедуру підтвердження часто складно скоротити через великої кількості відділів і департаментів (таких як бухгалтерія, відділ кадрів, транспортний відділ і т.д.), задіяних в оформленні відрядження працівника. Також багато часу йде і на оформлення звіту про відрядження. Тому рутинна процедура оформлення відрядження займає досить великий час у співробітників і їх керівників ще на етапі узгодження, відриваючи від безпосереднього виконання прямих службових обов'язків.
Помилки і ризики при оформленні службових відряджень
Але тільки твердженням заявки процедура оформлення відрядження не завершується. Цей документ потрапляє в HR департамент, де кадровик створює наказ і вносить необхідні дані до реєстру обліку відряджень. Після цього необхідно сповістити бухгалтерію для виділення бюджету на відрядження, а також поставити завдання секретарю для замовлення квитків та готелю.
Весь цей процес забирає не тільки багато часу, але і пов'язаний з певними ризиками і помилками: втрата документів, несвоєчасна постановка завдань або їх виконання і т.д. А так як в великих організаціях співробітники, як правило, досить часто їздять у відрядження, то весь процес оформлення займає левову частку часу як у самих співробітників, так і у фахівців HR, що негативно позначається на виконанні інших завдань.
Таким чином, банальне оформлення відрядження переростає в досить серйозну проблему, що в кінцевому рахунку призводить до нераціонального використання часу і ресурсів компанії.
Автоматизація оформлення відряджень працівника як панацея
Наслідуючи світові тенденції в сфері ІТ, процес оформлення відряджень можна оптимізувати, значно скоротивши час і ризики. Світові виробники платформних рішень, таких як Microsoft SharePoint і IBM WebSphere Portal , Дозволяють створити власну систему для HR департаменту в рамках внутрішнього корпоративного порталу, яка автоматизує весь процес оформлення відряджень. Завдяки цьому вся процедура створення, узгодження та затвердження відрядження проходить в електронному вигляді. В обов'язки співробітника входить заповнення в системі стандартизованої форми заявки на відрядження, причому в логіку документа можна закласти мінімальну кількість заповнюваних вручну полів, інші ж вибираються зі списку, що дозволяє різко знизити кількість випадкових помилок.
Типовий приклад автоматизації оформлення відрядження
Залежно від специфіки роботи компанії та внутрішніх нормативів, заявка на відрядження може містити найрізноманітніші дані. Наприклад, можливий такий варіант: співробітник натисненням однієї кнопки створює форму, в якій вже зафіксовано його ПІБ, посада, табельний номер, відділ, представництво або філіал. Залишається заповнити тільки період, мета відрядження, маршрут і бажаний транспорт, причому всі ці дані вносяться в потрібних полях за допомогою випадаючих списків.
Заповнивши всі необхідні дані, співробітник відправляє заявку на відрядження своєму безпосередньому керівнику, який в свою чергу може або прийняти її, або відхилити, вказавши причину в коментарях. Таким чином документ проходить по ланцюжку узгодження на всіх необхідних рівнях керівництва і, отримавши твердження, автоматично пересилається в HR департамент.
На основі заявки на відрядження HR-фахівець створює наказ, відрядні лист і проводить необхідне документальне оформлення відрядження за кордон або усередині країни. При цьому створення документів по відрядженню не вимагає великих трудовитрат і часу, так всі необхідні дані автоматично беруться з заявки і кадровику залишається заповнити тільки залишилися службові дані.
Сучасні технології дозволяють інтегрувати подібну програму оформлення відряджень з різними програмними системами, які використовуються в організації, наприклад 1С, Парус і т.д. Така інтеграція різних програм дозволяє після створення, підписання та оформлення необхідних документів в HR-департаменті автоматично поставити завдання всім відділам, задіяним в організації та оформленні службового відрядження відрядження: фінансовому відділу - виділити необхідний бюджет на відрядження, секретарю - замовити квитки і готель і т. д.
Автоматизація оформлення відряджень економить час і кошти
Таким чином, використовуючи передові IT-технології, не тільки скорочується час на створення, погодження та затвердження відряджень, а й зникають ризики втрати документів, оскільки всі вони зберігаються в єдиному структурованому файлосховище. Всі завдання задіяним в оформленні відрядження відділам ставляться вчасно і оперативно, все необхідне документальне оформлення відрядження проводиться вчасно, завдання на замовлення квитків, готелів, виділення бюджету виконуються якісно і в строк, що в результаті дозволить компанії працювати більш ефективно.