- Місце зберігання трудової книжки у роботодавця
- Терміни зберігання трудових книжок на підприємстві
- Зберігання трудової книжки відповідальною особою
- Видача трудової книжки
Трудова книжка - це документ, що містить інформацію про трудову діяльність і стаж працівника. Вона необхідна для офіційного працевлаштування та оформляється, якщо співробітник пропрацював на підприємстві понад 5 днів. У трудову книжку вносяться відомості про роботодавця, працівника, яку він обіймав посади, нагороди, перекладах і звільнення.
Трудова книжка існує в Росії з 1939 року. При цьому форма її кілька разів змінювалася і в даний момент використовується трудова книжка зразка 2004 року, форма якої затверджена Урядом РФ.
До роботодавцю, який оформляє трудову книжку, пред'являється кілька вимог. Важливо, щоб він мав форму юридичної особи та виступав в якості основного місця роботи громадянина.
Місце зберігання трудової книжки у роботодавця
Вогнетривкий сейф - це місце, де повинні зберігатися трудові книжки працівників. Якщо подібна можливість відсутня, то роботодавцем повинен використовуватися надійний шафа з можливістю його закриття на ключ. В особливому місці повинні зберігатися не тільки заповнені трудові книжки, а й порожні бланки, вкладиші. Вони можуть видаватися уповноваженою особою лише на підставі заяви. Воно складається в довільній формі або у відповідності зі зразком, встановленим Правилами внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві.
Правила ведення і зберігання трудових книжок передбачають обов'язок відповідального кадрового фахівця представляти звітні документи до відділу бухгалтерії. Звіти містять відомості:
- Про кількість невикористаних бланків, що містяться на зберіганні у роботодавця;
- Про коштах, виплачених за їх покупку або оформлення (в т.ч. вкладишів).
Рахунок, що включає інформацію про суми, складається у довільній формі з додатком чеків, квитанцій чи інших документів, що свідчать про оплату.
Про те, що робити якщо роботодавець втратив трудову книжку розказано в цій статті .
Терміни зберігання трудових книжок на підприємстві
Термін зберігання трудових книжок, не отриманих працівниками при розірванні з ними трудових договорів (наприклад, в разі їх відмови від отримання), становить 50 років. Всі внесені в документ записи протягом цього періоду будуть дійсними. Якщо працівник звернутися до колишнього роботодавця з проханням про видачу трудової книжки, він отримає актуальний документ.
Увага! Незалежно від того, скільки зберігається трудова книжка, вона буде підставою для нарахування пенсії. Єдина умова - її правильне оформлення.
Важливим моментом є зберігання журналу, що містить відомості про трудові книжки. Якщо оформляється новий журнал, то колишній також зберігається в архіві роботодавця 50 років. Це дозволить при необхідності відновити колишні записи і знайти трудову книжку колишнього співробітника.
Період зберігання трудової книжки залежить від терміну роботи її власника. За загальним правилом, документ знаходиться на зберіганні у роботодавця, поки співробітник виконує трудову функцію. Винятком є робота на підставі цивільно-правового договору або робота за сумісництвом.
Зберігання трудової книжки відповідальною особою
Порядок ведення і зберігання трудових книжок передбачає призначення одного або декількох кадрових фахівців, уповноважених працювати з цими документами. На практиці невеликих підприємств на цю посаду призначаються працівники з інших відділів. Роботодавець самостійно вибирає відповідальна особа, після чого видає Наказ про його призначення.
У таблиці вказані штрафи за порушення правил ведення, обліку та зберігання трудових книжок
Відповідальна особа Розмір штрафу Посадова особа або підприємець від 1 тис. До 5 тис. Руб. Юридична особа від 30 тис. До 50 тис. Руб Підприємець або юрособа призупинення діяльності на строк до 90 днів
Якщо змінюється співробітник, відповідальний за зберігання трудових книжок, то складається передавальний акт. Його зміст:
- Кількість оформлених трудових книжок;
- Перелік власників бланків;
- Реквізити документів;
- Підпис колишнього уповноваженого працівника і прийняв працівника.
Якщо в сейфі відсутні трудові книжки, які повинні знаходитися на зберіганні, складається окремий акт.
Про ведення трудових книжок докладно розказано в ролику
Видача трудової книжки
Передача трудової книжки може проводитися тільки після підписання Наказу про відповідальність. Вочевидь, призначений відповідальна особа регулярно звітує перед роботодавцем з питань зберігання трудових книжок, якщо відбулися зміни.
Видача трудової книжки на руки працівнику допускається тільки при його звільненні. В інших випадках оформляється виписка або видається копія, завірена підписом відповідальної особи.
Щоб отримати коментар юриста - задавайте питання нижче