На грудневому вебінарі Practicum DIRECTUM компанія ТОВ «Газпром подземремонт Уренгой» на власному прикладі показала, як на базі системи DIRECTUM вибудувати прозору роботу з договорами по тендерам.
Закупівельні процедури супроводжуються великим об'ємом договірних документів, відомості про яких необхідно в обмежені терміни надати для публікації на портали закупівель і в інформаційні системи. Компанія ТОВ «Газпром подземремонт Уренгой» поділилася досвідом реалізації 223-ФЗ «Про закупівлі товарів, робіт, послуг окремими видами юридичних осіб» і Постанови уряду №1132 «Про порядок ведення реєстру договорів, укладених замовниками за результатами закупівлі» на базі договірного модуля DIRECTUM.
Для виконання вимог законодавства та внутрішніх регламентів підприємствам ПАТ «Газпром» необхідно надавати відомості відразу в три інформаційні системи: ПУР АСБУ (Підсистема управління розрахунками Автоматизованої системи бюджетного управління), АСЕЗ (Автоматизована система електронних закупівель) та ЄІС (Єдина інформаційна система в сфері закупівель Уряду Російської Федерації).
У кожну з цих систем дані потрібно відправляти в конкретні терміни:
- 3 робочих дня з моменту укладення договору (в ПУР АСБУ + ЄІС);
- 10 календарних днів з моменту закриття, зміни умов (укладення доп.соглашенія) або розірвання договору (в ПУР АСБУ + ЄІС);
- 10 календарних днів з моментів виконання (в т. Ч. Оплат), включаючи скани документів (з 1 січня 2016 г.) (в ЄІС);
- Щомісяця до 10 числа - зведений аналітичний реєстр (в АСЕЗ).
За фактом у виконанні договорів в ТОВ «Газпром подземремонт Уренгой» бере участь 3 відділу: підрозділ-куратор (відповідає за виконання обсягів), бухгалтерія (відображає первинні документи в бухгалтерському обліку) і фінансовий відділ (здійснює платежі). До недавнього часу всі підрозділи взаємодіяли досить складно.
Денис Сипович, начальник Служби інформаційно-керуючих систем «Газпром подземремонт Уренгой» зазначив:
Підрозділи-куратори могли отримувати актуальну інформацію про виконання договорів тільки один раз в місяць з зведеного Excel-файлу платежів, що розміщується Фінансовим відділом в загальній мережевий папці. Але і сама структура даних у файлі була важка і в сприйнятті, і в розумінні. Тому нерідко виникали прецеденти, коли куратори не справляли перевірку виконання за договорами взагалі.
Схема надання даних про укладені договори в ПУР АСБУ на базі DIRECTUMреалізована так:
Куратор створює в DIRECTUM договір, заповнює його картку, де вказує всі необхідні реквізити, і відправляє за типовим маршрутом на узгодження. Для економії часу все погоджують відділи дивляться договір паралельно. У процесі узгодження юридичний відділ та відділ закупівель вносять необхідну інформацію в картку договору. Після того, як договір пройшов повне узгодження, юридичний відділ відзначає в системі факт завершення узгодження договору. Далі автоматично формується пакет документів, який відправляється на вивантаження в інформаційну систему ПУР АСБУ.
Картка завдання DIRECTUM на вивантаження договору в ПУР АСБУ
У завдання вкладені: договір, документ підстави, доповідна записка, протокол підведення підсумків закупівлі, різні документи, які потрібні були для узгодження договору, а також xml - файл, який формується автоматично. Фахівцям необхідно лише завантажити його в систему і прив'язати до нього скан-копію договору.
Ми розглянули схему надання інформацію про укладені договори, крім цього необхідно надавати дані про платежі. дивіться запис вебінару дізнайтеся, як цей процес реалізувала компанія «Газпром подземремонт Уренгой».
---
Щоб отримати більш повну картину про те, як ECM-система оптимізує процес закупівель, пропонуємо подивитися наш вересневий вебінар « Ідеальне управління закупівлями - міф чи реальність? ». Експерти DIRECTUM докладно розповіли, як автоматизувати важливі етапи закупівельної процедури: збір потреб, погодження запиту на план закупівлю, узгодження з головною організацією, включення в план закупівель, узгодження запиту на закупівлю, проведення закупівлі.
Даний матеріал є приватною записом члена спільноти Club.CNews.
Редакція CNews не несе відповідальності за його зміст.