- Переваги використання електронної реєстратури для запису на прийом
- Основні функції запису на прийом через електронну реєстратуру
- Порядок запису на прийом до лікаря за допомогою електронної реєстратури
- Особливості використання електронного запису в приватних клініках
Сучасні технології дозволили записуватися через електронну реєстратуру в клініку, що значно полегшило не тільки взаємодія з пацієнтом, а й роботу з базою самій клініці. Розбираємося в особливостях електронної реєстратури.
Переваги використання електронної реєстратури для запису на прийом
Записатися до лікаря можна двома способами: звернувшись в клініку або підібравши зручне для себе час на сайті, з тих варіантів, які ще вільні. Кожен із способів має свої переваги.
У першому випадку, в клініці встановлюється автомат для отримання талона. Перш ніж отримати необхідний документ, клієнт знайомиться з розкладом потрібного фахівця, бачить, коли є вільний час, потім зупиняється на тому варіанті, який йому підходить. У графіку, звичайно, не можна вибрати для візиту той час, коли у лікаря вихідний день або відпустку. Автомат після завершення роботи видає клієнтові документ, який підтверджує, що він «забронював» конкретний час лікаря, це позбавить його від стояння в черги і суперечок з іншими відвідувачами.
Другий спосіб - з використанням електронної реєстратури для запису на прийом - не припускав візиту в клініку для здійснення запису. Вона здійснюється за допомогою форми сайту, що володіє такими ж функціями, що і автомат в клініці. А отриманий документ про обраний часу і фахівця можна роздрукувати за допомогою принтера.
Використання другого способу відкриває для клієнтів додаткові можливості. На сайті у кожного є своя особиста сторінка, на якій фіксується кількість виданих талонів, а також, що важливо, з'являється електронна медкарта - сучасний аналог звичайної паперової, в якій можна без зусиль прочитати все, що написав лікар.
ВАЖЛИВО!
Якщо у пацієнта змінилися плани і він не зможе скористатися обраним раніше часом, то від нього можна відмовитися. Тоді час в електронній реєстратурі із записом на прийом знову виявиться вільним, хтось інший зможе скористатися ним. Звичайно, можна не просто відмовитися, але і відразу вибрати нове відповідний час.
Перевагою записи через електронну реєстратуру є те, що і сам лікар може подивитися, хто і на який час записаний до нього на прийом. Це також дає йому додаткові можливості для контролю пацієнтів, що мають захворювання, протягом яких протікає тривалий час, а симптоми не підлягають повному і остаточному лікуванню.
Зручно за допомогою сайту ознайомитися не тільки зі своєю карткою, а й з документами клініки. Ліцензії, сертифікати та інші документи представлені на сайті, при бажанні їх також можна роздрукувати.
Однак в ряді випадків клініка частково відмовляється від електронної реєстратури із записом пацієнта на прийом.
ГОВОРИТЬ ЕКСПЕРТ
Олена Александрова, керуючий директор « Клініки доктора Шипкова »:
«У стоматології самостійна запис через електронну реєстратуру доцільна лише на прийом до гігієністів, оскільки можна розрахувати час прийому - воно стандартне на чистку і на відбілювання. У цій частині ми плануємо ввести електронний запис. Через сайт або соцмережі поки вирішуємо, розглядаємо варіанти.
Що стосується інших послуг, то тут головний критерій - ми особисто ведемо кожного пацієнта, адміністратор знає всю історію хвороби кожного, знає, на які саме роботи і коли саме по терміну пацієнта записувати. Це дозволяє нам добиватися максимального розташування і довіри пацієнтів і, з іншого боку, не витрачати час лікарів і клієнтів даремно. У великих мережевих клініках розрахунок йде на потік, тому, як правило, в електронній реєстратурі по запису на прийом пацієнта відводиться 45 хв. Але без знання суті проблеми є шанс (великий), що пацієнт прийде з роботою, яка займає набагато більше часу, сам пацієнт же не може це визначити, і вийде даремно витрачений час - пацієнт приїхав, доктор з ним поспілкувався, а послуга не надана.
Також з тими, хто вже лікується. Багатьом потрібно заздалегідь розписати прийоми, виразно знати, коли і наскільки їм потрібно приїхати. Це можливо лише за участі живих людей: самого пацієнта, лікаря і адміністратора.
Але! Ми завжди за передові технології і намагаємося впроваджувати їх у нас. Зараз розглядаємо можливість підключення розумних ботів для спілкування з пацієнтами.
І найближчим часом в частині послуг кабінету гігієни введемо віддалену самостійну запис ».
Використання клінікою електронної реєстратури для запису на прийом дає і інші додаткові переваги. Серед них:
- Системність при веденні документів, адже коли все заповнюється в електронному вигляді, ризик впливу людського фактора значно мінімізується;
- Економія часу, клієнт сам заздалегідь вибирає зручний для себе день, не боячись залишитися без талона, як наслідок - зростання лояльності клієнта;
- Можливість контролювати записи в електронній медкарті, а, отже, зниження числа помилкових рекомендацій з лікування та діагностики захворювання;
- Здатність запобігти невиправданому використання грошей з бюджету.
Ряд переваг електронної реєстратури для запису на прийом до лікаря можна продовжувати, але, підводячи попередні підсумки, відзначимо, що всі вони спрямовані на те, щоб поліпшити умови роботи фахівців, дозволити їм виконувати їхні безпосередні обов'язки. Електронна реєстратура - це інструмент, який дозволить клініці:
- безпосередньо працювати з лояльністю клієнта
- формувати репутацію чуйного до потреб пацієнта підприємства
- більш «точково» працювати з базою, з асортиментом послуг і внутрішніми бізнес-процесами.
Основні функції запису на прийом через електронну реєстратуру
До основних функціями запису на прийом через електронну реєстратуру відносяться:
- Самостійний вибір лікаря і відповідного часу, з урахуванням графіка і вільних місць;
- Вибір може здійснюватися найбільш зручним для відвідувача способом: як за допомогою автомата, встановленого в клініці, так і через сайт організації;
- Розпізнавання відвідувача по пластиковій картці, яка об'єднує в собі ідентифікаційне і платіжний засіб;
- Виведення інформації про порядок прийому на великі екрани в клініці, що дозволяє знати найновіші дані про роботу даного фахівця;
- Можливість оперативно отримати доступ до потрібних медкарті, пошук здійснюється за різними параметрами (прізвище, номер документа та інше);
- Здатність роздрукувати обкладинку медкарти пацієнта з опорою на Наказ № 255 (форма № 025 / о-04);
- Здатність сформувати талон клієнта з урахуванням того часу, який він вибрав, а потім - роздрукувати за Наказом №255 (форма № 025-12 / у);
- Формування і подальше заповнення електронної медкарти, реєстрація цих карт і їх контроль;
- Роздрук номера місця в електронній черзі;
- Розміщення додаткових відомостей довідкового характеру на екран біля кабінету спеціаліста;
- Відображення на цьому екрані черговості відвідувачів.
Були перераховані далеко не всі функції запису на прийом за допомогою електронної реєстратури, але найважливіші і основні. Крім того, електронна реєстратура постійно вдосконалюється, якщо відзначаються якісь недоліки в її роботі, то вони своєчасно виправляються.
Можливо, вам буде цікаво
Порядок запису на прийом до лікаря за допомогою електронної реєстратури
Запис на прийом за допомогою електронної реєстратури здійснюється в кілька етапів в залежності від сервісу, в якому працює клініка.
- вибір послуги
- вибір фахівця
- вибір часу
- Поле для підтвердження, куди покупець вносить ПІБ і телефон.
Також в формі запису через електронну реєстратуру можуть бути:
- Нагадування про те, які документи потрібно принести
- Підтвердження про необхідність нагадування - коли і за який час
- Протипоказання, якщо вони є у тій послуги, на яку йде запис
- Мета візиту
- Ціна послуги
- Обсяг замовлення (кількість послуг)
- Поле для коментаря / повідомлення.
Рекомендація!
Настійно рекомендуємо зробити на сайті сторінку, де прописана Політика конфіденційності (Політика про захист персональних даних), і в формі електронної реєстратури із записом додати блок, де пацієнт підтверджує своє з нею згоду. Зазвичай пишуть такий текст: «Натискаючи на кнопку ВІДПРАВИТИ, я даю згоду на обробку персональних даних, згідно з політикою про захист персональних даних».
Цікаво, що на сайті, де проводиться запис, можна також прочитати відгуки пацієнтів, які вже були в цій клініці.
Переважно записом через електронну реєстратуру користуються для завчасно запланованого візиту до лікаря. Тому що при виборі цього способу не треба поспішати, відстоювати чергу, досить зробити пару кліків мишкою. У разі, коли хвороба гостра, зручніше потрапити на прийом негайно.
ГОВОРИТЬ ЕКСПЕРТ
Сергій Бобін, керівник проекту «Клініка онлайн»
Ви можете вибрати оптимальний для вас варіант використання онлайн-запису, або всі три відразу. Це установка кнопки на сайт, іконка онлайн-запису на екрані смартфона клієнта і віджет в групах в соцмережах.
1) За допомогою кнопки на сайті ви залучите тільки цільових клієнтів, і ви зможете запропонувати їм записатися саме на ту процедуру, яка їм потрібна. Ваша реклама принесе прибуток навіть в неробочий час, коли конкуренти пасивні. А ми зробимо цю кнопку яскравою і привабливою, щоб ваш клієнт її обов'язково помітив.
2) А ще ви напевно хотіли б прив'язати клієнта до своєї клініці. У цьому допоможе іконка онлайн-запису на його смартфоні. Вона легко встановлюється - клієнту достатньо перейти за посиланням з SMS або QR-коду.
3) Хочете стати ближче до вашим клієнтам? Запропонуйте їм записуватися прямо з соцмереж! Онлайн-запис працює як додаток Вконтакте або кнопка і вкладка в Facebook.
Використовуючи онлайн-запис, ви зможете залучати більше клієнтів і значно збільшити прибуток вашої клініки! Вона доступна цілодобово і стане затребуваною тими, кому некомфортно записуватися в свій робочий час.
А ще онлайн-запис значно підвищує ефективність SMS-розсилок, адже тепер в повідомлення ви можете додавати посилання на онлайн-запис, і клієнту достатньо перейти по ній і записатися на зручний час і на потрібну процедуру!
Особливості використання електронного запису в приватних клініках
Впровадження електронної реєстратури особливо важливо для приватних клінік. Система дозволяє не тільки записатися на прийом до фахівця, але і довідатися про ціни пропонованих послуг. Для ще більшої зручності, клініки дають можливість прямо на їхньому сайті обчислити загальну суму, яку клієнт витратить, наприклад, за відвідування декількох фахівців або за здачу аналізів.
Знаючи ціну заздалегідь, пацієнт вже не буде здивований, тобто він не відмовиться від відвідування через високу, на його думку, ціни, якщо вже буде знати її. А за допомогою особистої сторінки на сайті, клієнт зможе ознайомитися з історією своїх попередніх відвідувань, прочитати все, що записав лікар в його електронній медкарті. Карту, до речі, можна не тільки переглянути, а й роздрукувати. Роздрукований варіант карти стане в нагоді, якщо пацієнту знадобиться звернутися до іншої медичної установи.
ГОВОРИТЬ ЕКСПЕРТ
Дмитро Горнастолев, головний лікар мережі медичних центрів « Медскан »:
«Даний сервіс у нас зараз знаходиться в стадії розробки. На даний момент ми володіємо механізмом для оцінки потоку через онлайн і за допомогою телефонного зв'язку.
У «Медскан» послугами онлайн-запису користуються близько 17% пацієнтів, заповнюючи форму записи на сайті компанії. Це пов'язано з тим, що часто пацієнти потребують додаткового інформування про послугу, можливості, призначення і т.д. І незважаючи на те, що вся детальна інформація є на нашому сайті, пацієнтам важливо живе спілкування. Їм хочеться поговорити з кваліфікованими співробітниками контакт-центру, які дадуть відповідь на всі питання, дадуть рекомендації і запишуть на прийом.
Найчастіше люди записуються на МРТ-обстеження. Як сказав один мій знайомий лікар зі Сполучених Штатів Америки: - «В Росії найбільша кількість людей, які самі себе призначають МРТ». Це його дуже здивувало.
Головна зручність «електронної реєстратури для запису на прийом» полягає в тому, що не потрібно самому дзвонити в компанію і записуватися. Можна вибрати потрібну послугу, зручну для відвідування клініки, час ».