Ольга Черепанова
Програміст 1-ї категорії, відділ інформаційних технологій, ДВАТ «Газпроектінжиніринг»
Дочірнє відкрите акціонерне товариство «Газпроектінжиніринг» - динамічно розвивається проектноізискательская компанія, що здійснює повний комплекс робіт з проектування об'єктів газової промисловості в Росії і країнах СНД. ДВАТ «Газпроектінжиніринг» має підрозділи в шести містах Росії, в тому числі філії в Москві і РостовенаДону.
Для успішного конкурування на сучасному ринку проектної організації необхідна система, що дозволяє координувати процес розробки проектів, зберігати і обробляти розроблену документацію і отриману інформацію. Для цього використовуються так звані PDMсістеми.
У ДВАТ «Газпроектінжиніринг» в якості PDMсістеми була обрана система електронного документообігу Lotsia PDM Plus. Починаючи з 2006 року завдання у системі Lotsia PDM Plus розроблялися спочатку із залученням фахівців з впровадження системи, потім - власними силами ІТотдела.
Організація електронного архіву документації в форматі виконання
Архів файлів у форматі виконання - тобто вихідних файлів проекту, що зберігаються в тому форматі, в якому вони розробляються, необхідний для підвищення якості продукції, що випускається, її контролю і обліку, а також повторного використання креслень. Такий архів набагато зручніше паперового або відсканованого тим, що полегшує пошук, зміна і повторне використання креслень.
У той же час, створення архіву креслень у форматі виконання є досить складним завданням, оскільки залежить від багатьох чинників: наявності чітко організованою і усталеної структури проекту, мотивації виконавців, готовності до збільшення трудовитрат на етапі введення системи в експлуатацію. Вкрай важливим є те, що система буде ефективною тільки в тому випадку, якщо в ній будуть зберігатися всі креслення - електронний архів, в якому знаходиться тільки частина документів (нехай і досить велика), нікому не потрібний, так як використовувати документ, якщо немає впевненості в його актуальності, безглуздо.
Перед впровадженням електронного архіву документів у форматі виконання в нашій організації були розроблені основні механізми документообігу, що дозволяють домогтися наявності в системі документообігу повної та актуальної структури проекту. Процеси реєстрації складу проекту, узгодження штампів, отримання інвентарних номерів і видачі завдань на формування відомості повного комплекту виконувалися тільки через систему електронного документообігу ще до створення електронного архіву. Це дозволило добитися завантаження в систему електронного документообігу повної та актуальної структури проекту: для отримання інвентарного номера та відомості повного комплекту необхідно зареєструвати комплект креслень, вказати інформацію, що міститься в штампі. Природно, до моменту, коли співробітник починає роботу з документом і завантажує його в систему електронного документообігу, в дереві проекту вже є повна інформація про томі або комплекті креслень, в який документ входить (рис. 1).
Мал. 1. Структура проекту в системі Lotsia PDM Plus
Потім співробітник завантажує документи в електронний архів, заповнюючи інформацію про проект: найменування креслення вводиться вручну або зчитується з назви файлів; інформація про співробітників, які розробили і перевірили креслення, може коригуватися розробником, інформація про формат автоматично зчитується з DWGфайла або вводиться вручну.
Документи в електронному архіві реєструються виходячи з того, що для кожного документа з унікальним шифром повинна бути зареєстрована карта в Lotsia PDM Plus: для креслень основного комплекту кожен лист реєструється як окремий документ. При цьому права доступу до документів розмежовані: співробітники відділу, що розробляє документ, мають можливість його редагувати, суміжні підрозділи отримують доступ тільки для читання. Документ, що знаходиться в архіві, захищений від випадкового видалення або зміни.
Досвід інших проектних організацій показав: щоб в електронному архіві зберігалися і актуалізувалися всі документи, необхідний механізм контролю наповнення архіву. Для того щоб домогтися відповідності електронного архіву паперовому, ми розробили функцію здачі документів за допомогою Lottie PDM Plus. Процес здачі в архів має таку структуру:
- Співробітник відповідального відділу реєструє в Lotsia PDM Plus креслення і документи, що додаються і відправляє заявку на здачу в архів. При цьому він вже має оригінали підписаних і роздрукованих креслень. У заявці автоматично підраховується кількість аркушів креслень різного формату. Система не дозволяє відправити заявку, якщо до проекту не прикріплені файли документів, за винятком випадків, коли в архів здаються документи субпідрядної організації, що не надала документи в електронному вигляді.
- Співробітник групи оформлення проектних робіт отримує заявку в Lotsia PDM Plus і одночасно - оригінали підписаних креслень. Він звіряє кількість листів в Lotsia PDM Plus з отриманим на папері і перевіряє відповідність здаються креслень на папері і в Lotsia PDM Plus. У разі якщо якихось листів не вистачає, виявлено невідповідність паперовій та електронній версії, невірно заповнені штампи, співробітник групи оформлення проектних робіт повертає заявку.
- Як тільки оформлення проекту завершено, співробітник підтверджує виконання оформлення в Lotsia PDM Plus і заявка передається в технічний архів. Технічний архів розміщує оригінали креслень у себе і відзначає їх здачу в архів в заявці, отриманої в Lotsia PDM Plus. Після цього комплект документів зазначається як зданий в архів і стає недоступний для редагування.
Однак одного контролю на етапі здачі в архів недостатньо. Бажано також, щоб виконавцям було зручно завантажувати документи в систему електронного документообігу (ЕДО) і працювати з ними. У кращому випадку документ повинен розроблятися в Lotsia PDM Plus з самого початку, а не завантажуватися в систему на етапі здачі в архів.
Керуючись цим, були розроблені функції, які роблять роботу з електронним архівом зручною: для документів, зареєстрованих в Lotsia PDM Plus, була реалізована функція автоматичної вставки і заповнення штампа. Співробітник, який розробляє документ, має можливість заповнювати штамп і оновлювати його автоматично, якщо креслення прикріплений в Lotsia PDM Plus.
Оскільки заявки на друк документів в нашій організації також обробляються за допомогою системи Lotsia PDM Plus, друк документів, вже зареєстрованих в електронному архіві, виконується набагато простіше: дані про договір, виконавців, форматах листів, масштабі заповнюються в заявці автоматично.
Документи в електронний архів можуть бути завантажені в тому вигляді, в якому це зручно проектувальнику. Система дозволяє завантажувати файли будь-якого формату. Для документів, що додаються (специфікацій обладнання) замість завантаження файлу специфікацій ми розробили механізм інтеграції з системою ІУС МТР, в якій розробляються специфікації обладнання. Для документів, що розробляються в просторі листа, передбачений механізм, що дозволяє фізично зберігати лист в одному місці, а в структурі проекту відображати, що в комплекті кілька листів (рис. 2).
Крім того, для зручності роботи передбачена можливість збереження не тільки офіційних змін за проектом, але і проміжних, «робочих» варіантів документів: наприклад, збереження варіантів з підвантаженими і не підвантаженими зовнішніми посиланнями, а також чернеток документів (рис. 3). Існує також можливість швидкого копіювання документа з одного проекту в інший, прикріплення документа з архіву до технічним завданням або зручного встановлення зовнішнього посилання на документ, що знаходиться в електронному архіві.
Оскільки в електронному архіві зберігається повна і достовірна інформація про запропоновані кресленнях, стало можливим розробляти і автоматично отримувати звіти по проектної документації - журнали здачі в архів.
Мал. 2. Зберігання документа в просторі листа в Lotsia PDM Plus
Мал. 3. Варіанти креслень, створювані в процесі розробки проекту
Реєстрація змін, що вносяться
Реєстрація змін в проекті є не менш важливим завданням, ніж реєстрація вихідних документів. Для проектів, які коригуються протягом довгого часу, вкрай важливо мати останній варіант внесеного зміни.
У нашій організації повернення документа в роботу з архіву також був реалізований за допомогою системи Lotsia PDM Plus: при необхідності співробітник відправляє запит на повернення в роботу в технічний архів, вказуючи порядковий номер проведеного зміни, конкретні листи, в які будуть вноситися зміни, а також зміст цих змін (рис. 4).
Мал. 4. Запит на повернення проекту в роботу
Запит на повернення проекту в роботу (внесення змін) надходить в технічний архів. Після цього в дереві креслення створюються об'єкти змін для кожного корректируемого креслення. Розробник прикріплює до них змінені файли документації. Згодом зміна проекту також здається в архів разом з дозволом на внесення змін, яке формується автоматично на підставі інформації, внесеної на етапі повернення в роботу (рис. 5).
Мал. 5. Сформований дозвіл на внесення змін
В результаті за останній рік роботи архіву в форматі виконання було зареєстровано близько 50 тис. Файлів документів, зданих в архів, і 40 тис. Чорнових версій файлів і файлів, які видаються в якості завдання.
Створення електронного архіву документів у форматі виконання в Lotsia PDM Plus забезпечило нашій організації наступні переваги:
- швидкий доступ до зберігається в архіві документації для перегляду і коригування;
- можливість повторного використання креслень;
- наявність механізму контролю за реальним станом проекту з боку ГИПа і керівництва;
- система гнучкою і актуальною звітності;
- створення єдиного простору для зберігання ПКД, розмежування прав доступу;
- накопичення бази знань по розробляються об'єктам;
- зниження залежності роботи по документу від конкретного виконавця;
- зручність використання архіву для співробітників виробничих підрозділів.
Що стосується найближчої перспективи розвитку електронного архіву, то ми припускаємо удосконалення системи звітності та інтеграцію з системами САПР. У довгостроковій перспективі планується досягти об'єднання архіву в форматі виконання і сканованою документації.
САПР і графіка 2`2014