Графік відпусток на 2019 рік: як скласти, заповнити та затвердити

1. Увага! Ви знаходитесь на професійному сайті для юристів з трудового права та фахівців з кадрів. Для...
2. За якими новими правилами треба складати графік відпусток на 2019 рік
3. Як використовувати зразки
4. Що включити в графік і в якому порядку стверджують документ
5. Як вказати дати в графіку
6. Як дізнатися про пільги на відпустку
7. Як бути з зовнішніми сумісниками
8. Як розділити відпустку на частини
9. Як включити в графік дні відпочинку, які працівник не використав
10. Як згідно із законодавством графік відпусток оформляють після складання

Трохи більше місяця залишилося, щоб встигнути оформити розклад відпочинку співробітників. Графік відпусток на 2019 рік потрібно скласти, заповнити та затвердити до 17 грудня 2018 року - читайте рекомендації, як це зробити, і завантажуйте форми. За відсутність графіка ГИТ виписує роботодавцям штрафи.

Увага! Ви знаходитесь на професійному сайті для юристів з трудового права та фахівців з кадрів. Для читання статті може знадобитися реєстрація.

Зі статті про графік відпусток на 2019 рік ви дізнаєтеся:

За якими новими правилами треба складати графік відпусток на 2019 рік

Згідно з вимогами законодавства графік відпусток складають в кінці поточного календарного року на наступний ( см. ст. 123 ТК РФ). Це розклад, за яким наступного року працівники компанії будуть відпочивати. Перед тим, як формувати графік, видайте наказ про його створення і з'ясуйте побажання співробітників. Діє кілька колишніх правил:

1. Графік відпусток - це обов'язковий документ для будь-якої компанії. Складанням його не потрібно займатися тільки роботодавцям-фізособам. Причому Роструд радить все одно затверджувати графік, якщо у такого роботодавця багато працівників ( лист Роструда від 20.12.2011 № 3683-6-1 ). Також без графіка на поточний рік можуть обійтися компанії, які тільки почали працювати в цьому році. Але на наступний розклад обов'язково знадобиться.
2. У законі немає вказівки, коли саме має бути складений графік відпусток, але є вказівка, до якого числа його необхідно скласти і затвердити. Це роблять найпізніше за два тижні до настання нового календарного року (ст. 123 ТК РФ). Тобто в 2018 році потрібно встигнути до 17 грудня.
3. Виконання графіка - обов'язок як компанії, так і працівників. Роботодавець зобов'язаний відпустити співробітника відпочивати в зазначені терміни, а працівник не може в односторонньому порядку змінити їх. Якщо графік знадобилося скоректувати, це роблять за згодою сторін.

При цьому в 2018 році в ТК внесли поправку, яка розширила список осіб з правом отримати відпустку в будь-який зручний час ( Федеральний закон від 11.10.2018 № 360-ФЗ ). Тепер така пільга поширюється на співробітників, у яких троє і більше дітей у віці до 12 років (ст. 262.2 ТК РФ). Нове правило слід врахувати при складанні графіка. Скачайте повний список співробітників , У яких є така пільга.

Інспектори ГИТ обов'язково перевіряють наявність графіка в компанії і за його відсутність можуть виписати штраф ( ст. 5.27 КоАП РФ ).

Як використовувати зразки

При підготовці графіка відпусток можна скачати і заповнити типову форму Т-7 або створити графік на основі цього зразка. Якщо ви розробляєте свій варіант документа, прослідкуйте, щоб в ньому були всі необхідні графи.

Що включити в графік і в якому порядку стверджують документ

З графіком відпусток працює кадрова служба компанії або співробітники, яких спеціально наділили цими повноваженнями. при заповненні слідуйте декільком правилам :

1. Внесіть в документ все оплачувані відпустки (основні та додаткові). У тому числі відпустки «за шкідливість».
2. Увімкніть відомості про всіх працівників, зокрема, про працівників пільгових категорій, а також про сумісників.
3. Якщо компанія планує розділити відпустки, відобразіть в документі, що працівник на це погодився. Без його згоди ділити відпустку не можна (ст. 125 ТК РФ).
4. Вкажіть в графіку невикористані дні відпустки за минулий період (ст. 124 ТК РФ).

Як вказати дати в графіку

У графіку краще вказувати конкретні дати майбутньої відпустки, а не обмежуватися тільки зазначенням місяця. Прямої заборони на це немає, але відсутність конкретної дати загрожує додатковими складнощами. Якщо прописали тільки місяць, рано чи пізно доведеться визначити конкретну дату початку відпустки. Це потрібно для сповіщення працівника про час початку відпустки (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) і оформлення наказу. Перше необхідно зробити не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпочинку, а друге - як мінімум за 3 дні (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Тобто на з'ясування цих подробиць знадобиться додатково витратити увагу і час.

Як дізнатися про пільги на відпустку

Визначити, чи є в організації співробітники, які мають право піти у відпустку у зручний для них час, можна з особистих карток або особистих справ. Інформацію про малолітніх дітей або про особливий статус повідомляють, як правило, ще на етапі укладення трудового договору.

Якщо роботодавець не впевнений в повноті відомостей, то краще розіслати повідомлення з проханням представити підтверджуючі документи. Без них можна сформувати графік на свій розсуд. Крім того, потрібно дізнатися відповідні дати відпустки. У повідомленні доцільно перерахувати, які саме категорії працівників мають подібні пільги. Буває, наприклад, що відпустка по вагітності та пологах почнеться вже після затвердження графіка, і у співробітниці на руках немає лікарняного листа. Але роботодавець може поцікавитися, чи буде вона використовувати щорічну відпустку до декрету, і врахувати її побажання в графіку. При необхідності дату початку відпустки зрушують, вказуючи це у документі.

Як бути з зовнішніми сумісниками

Окремої уваги потребують зовнішні сумісники. Їх відпустку включають в загальний розклад. У сумісника подають запит на інформацію про дати відпочинку за основним місцем роботи. Зробити це краще заздалегідь, оскільки є ризик не встигнути затвердити графік вчасно. Врахуйте, що відпустка цього співробітника доведеться надати одночасно з відпусткою за основним місцем роботи (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Якщо працівник-сумісник перенесе свою відпустку на основному місці, то роботодавцю за сумісництвом доведеться міняти дату в своєму графіку.

Як розділити відпустку на частини

Не завжди вдається використовувати відпустку цілком. Вирішують цю ситуацію просто: відпустка ділять на частини (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Закріпити таку домовленість можна різними способами. Деякі працівники пишуть заяву, і тоді досить поставити візу «згоден» і врахувати його побажання в графіку відпусток. В інших організаціях укладають угоду про поділ відпустки на частини. Якщо угода досягнута, то в графіку відпусток вказують дати, коли ці частини будуть використані.

Як включити в графік дні відпочинку, які працівник не використав

У графіку повинні враховуватися всі відпустки (в тому числі невикористані), причому не тільки щорічні, а й додаткові. Якщо працівник не відгуляв відпустку цілком, що залишилися дні потрібно переносити на наступний рік (ст. 124 ТК РФ).

Невикористані відпустки можуть надаватися або в рамках графіка, або за згодою між сторонами ( лист Роструда від 08.06.2007 № 1921-6 ). Але для роботодавця зручніше включити такі дні в загальний графік, щоб не забути про наявну заборгованість і уникнути порушень (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Як згідно із законодавством графік відпусток оформляють після складання

Коли документ склали, виконайте кілька кроків:

1. Якщо в компанії є профспілка, у первинній організації потрібно запросити її думку. З урахуванням часу, який буде потрібно на отримання думки і наступні дії, закінчите розробку документу не до 17, а до 4 грудня.
2. Прийміть графік. Документ підписують начальник кадрової служби та керівник компанії.
3. Ознайомте працівників з графіком. Хоча в законі прямо це не потрібно, на практиці більшість контролерів ГИТ і судів вважає, що знайомити необхідно. Найпростіше включити в графік колонку «Ознайомлений», де працівники зможуть розписатися і поставити дату ознайомлення.