Чи потрібно враховувати думку працівників при складанні графіка відпусток? Хто і коли його складає? На ці та інші питання ми відповіли в цій статті.
Зазвичай складання графіка відпусток входить в обов'язки кадрового працівника, але якщо в організації немає окремої кадрової служби, то можливо цим буде займатися бухгалтер. У даній статті ми постаралися висвітлити питання складання графіка відпусток на 2019 рік і для мінімізації трудових спорів з працівниками звернули увагу на спірні моменти.
Відразу зауважимо, що графік відпусток повинен бути складений і затверджений за два тижні до настання нового календарного року ( ст.123 ТК РФ). На 2019 рік графік відпусток необхідно скласти і затвердити не пізніше 17 грудня поточного року, відповідно, і наказ при його складанні повинен бути датований не пізніше зазначеної дати. В принципі, наказ про затвердження графіка відпусток необов'язковий: достатньо підпису керівника в поле «Стверджую» форми Т-7. Тому радимо зайнятися цим вже зараз, так як навіть таке, здавалося б, проста дія, як складання графіка, може затягнутися на кілька днів, особливо якщо виникнуть розбіжності між працівниками з приводу бажаних дат, але про це трохи пізніше.
Графік відпусток складається за уніфікованою формі Т-7 (Затверджена Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1). Оскільки, починаючи з 2013 року, уніфіковані форми документів застосовувати необов'язково, організація може розробити власну форму графіка ( ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ), яка буде містити обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ. Стверджується графік терміном на один рік. У графік включаються всі співробітники організації. Працівникам теж необхідно серйозно поставитися до участі в складанні графіка при виборі періоду відпустки, адже він є обов'язковим як для роботодавця, так і для працівника ( ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
У графіку прописуються всі належні щорічні відпустки, встановлені додаткові відпустки і не використані відпустки за минулий рік. Святкові дні в графік не включайте. Якщо святкові дні потраплять в період відпустки, то відпустка буде продовжений на кількість святкових днів. Якщо працівник попросить надати відпустку з святкового дня, то ви можете його надати, але врахуйте, що в такому разі закінчення відпустки буде не через чотирнадцять днів, а плюс ще кількість святкових днів, що припадають на відпустку.
Також занесіть в графік і дати відпусток сумісників, якщо такі трудяться у вашій організації. Законодавство цього не вимагає, але і не забороняє. Вважаємо, для зручності розподілу трудових обов'язків протягом усього року між співробітниками сумісників в графік краще включати.
В цілому складання графіка відпусток виглядає так.
У графі 1 указується найменування структурного підрозділу відповідно до штатного розкладу.
У графі 2 відображається посаду (спеціальність, професія) працівника відповідно до штатного розпису.
У графі 3 вказується П.І.Б. працівника.
У графі 4 проставляється табельний номер. Якщо в організації працівникам не присвоюються табельні номери, то цю графу заповнювати не потрібно.
У графі 5 вказується кількість календарних днів покладеного працівникові відпустки.
У графі 6 зазначається запланована дата відпустки.
графи 1-6 форми Т-7 повинні бути заповнені на момент затвердження графіка.
У графі «Стверджую» проставляється підпис уповноваженої особи або керівника організації.
У графі «Номер документа» вказується його порядковий номер відповідно до прийнятої в організації нумерацією для документів.
З складеним графіком не забудьте ознайомити працівників під підпис, яку можна проставити в самому графіку окремою графою або підготувати окрему відомість із зазначенням дати ознайомлення і підпису, перерахувавши в ній всіх працівників організації. До цього моменту також радимо поставитися серйозно, так як ознайомлення часто підтверджується саме підписом в графіку, а вивішування графіка на загальний огляд або напрямок поштою всім співробітникам особисто не завжди є доказом ознайомлення працівника з датами покладеного йому відпустки.
Тепер поради по найскладнішій частині при складанні графіка відпусток - вибору бажаних дат. Тут можуть виникнути колізії в більш бажаних датах, адже не секрет, що для багатьох працівників найзручніший час відпустки - літо.
Як же дізнатися думку працівників з приводу бажаних дат? У великій компанії це можна зробити, надіславши відповідну розсилку по електронній пошті, і на підставі отриманих відповідей складається графік, з яким вже працівники будуть ознайомлені. Якщо кількість працівників невелика, то можна скласти зразок графіка на папері у вигляді таблиці з прізвищами працівників і пустити по кабінетах для проставлення кожним працівником бажаного періоду відпустки. Проробляти все це необхідно, так як роботодавець не зобов'язаний, але має враховувати думки працівників при складанні графіка. В Постанові Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 так і сказано, що роботодавець повинен враховувати побажання співробітників при складанні графіка відпусток. Буде неправомірно з боку роботодавця повідомляти працівника про черговості покладеного йому відпустки безпосередньо перед самим відпусткою.
Якщо дати, зазначені працівником, влаштовують роботодавця, то графік відпусток можна вважати готовим, залишиться перенести його на папір і відправити на підпис керівнику для затвердження.
Зовсім інша історія, якщо дати, зазначені працівниками, збігаються, тут доведеться ще трохи попрацювати і розподілити дати рівномірно протягом року, щоб в один період організація не залишилася без функціоналу. В першу чергу необхідно враховувати думку деяких груп працівників, так як окремим категоріям працівників у випадках, передбачених Трудовим кодексом РФ і іншими нормативно-правовими актами, щорічна оплачувана відпустка надається за їх бажанням у зручний для них час. Наприклад, за бажанням чоловіка щорічну відпустку йому надається в період знаходження його дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами ( ст. 123 ТК РФ). Донори теж можуть йти у відпустку, коли їм зручно, відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 23 Федерального закону від 20.07.2012 № 125-ФЗ «Про донорство крові та її компонентів». Нововведенням цього стала нововведеного РФ, яка дає право багатодітним працівника теж йти у відпустку у зручний для них час, поки дітям не виповнилося 12 років. Якщо такі працівники у вас є, то дати, зазначені ними, ви можете залишити в незмінному вигляді, а з іншими працівниками необхідно домовитися про зміну дат.
Графік відпусток затверджується на рік і діє до 31 грудня 2019 року відповідно до ст. 693 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558) графік відпусток повинен зберігатися в організації один рік. На підставі п. 1.4 зазначеного Переліку обчислення строків проводиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. Графік відпусток на 2019 рік закінчує своє дію 31 грудня 2019 року. Отже, зберігати його потрібно весь 2020 рік.
За ігнорування вимог законодавства про складання графіка відпусток організація може бути притягнута до відповідальності за загальною статті порушення трудового законодавства (Ст. 5.27 КоАП РФ). У ній передбачені чималі штрафи, до 50 000 рублів. Відсутність графіка відпусток можуть виявити співробітники трудової інспекції при проведенні чергової перевірки на дотримання норм трудового законодавства.
В цілому на складання графіка відпусток йде від одного до декількох днів. А при дружніх і згуртованих відносинах в колективі, де працівники можуть самі домовитися про бажані дати відпустки, це станеться ще швидше і без зайвого клопоту.
Чи потрібно враховувати думку працівників при складанні графіка відпусток?Хто і коли його складає?
Як же дізнатися думку працівників з приводу бажаних дат?