Корпоративна "днюха": організація дня народження фірми

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Крок 2.
3. Крок 3.
4. Вибір event-агентства
5. Крок 4.
6. Як можна відзначити день народження компанії

Святкувати день народження фірми необхідно. Від цього залежить внутрішня атмосфера, а також мотивація і лояльність співробітників. Завдання секретаря - спланувати заходи і розрахувати витрати. Як це зробити, розповімо у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Крок 1.

Визначаємо склад підготовчих заходів з організації дня народження:

Святкове оформлення офісу

Створіть в офісі атмосферу свята задовго до його настання.

для поздоровлення співробітників з днем ​​народження компанії можете скористатися шаблонними листівками, однаковими для всіх, а можна - включити фантазію, підійти до питання творчо і вручити співробітникам:

• індивідуальні листівки в паперовому та (або) електронному вигляді, спеціально зроблені для кожного співробітника або відділу;
• корпоративну листівку від імені керівника на корпоративному сайті організації, на інформаційній дошці у фойє організації або в особистому email-розсилці;

Вітання на корпоративному сайті

використовуйте можливості корпоративної мережі для привітання колег з днем ​​народження організації. Для цього на головній сторінці внутрішнього порталу розмістіть:

• урочисту промову з привітаннями від керівника організації;
• святкову презентацію з фотографіями або відео найбільш яскравих подій з історії фірми і побажаннями на майбутнє;
• відеоролик з привітанням організації з днем ​​народження від керівництва. При цьому ролик може бути оформлений в офіційно-діловому стилі з привітаннями керівного складу організації або в жартівливо-комедійному стилі за участю всіх бажаючих,
• пісню-привітання з днем ​​народження компанії, записану для співробітників організації талановитими колегами;
• ролик з привітанням з днем ​​народження компанії від співака, артиста, знаменитого публічної людини.

Вітання по корпоративній системі оповіщення

Якщо в офісі є система голосового оповіщення (її часто встановлюють для попередження про пожежу), використовуйте її для привітання співробітників. Для цього заздалегідь запишіть святкове звернення керівника організації до співробітників і поставте запис. Прагніть зробити звернення веселим, душевним, дружнім.

Читайте також:

Крок 2.

Визначаємо цілі, які хочемо досягти за допомогою організації дня народження

Будь-який корпоратив - це не просто святковий стіл, розважальна шоу-програма. Важливо зрозуміти, заради чого ми всі це організуємо. Таких глобальних цілей чотири:

просто для того, щоб відпочити, з колегами повеселитися. Адже це один з небагатьох випадків, коли вся велика компанія (співробітники і керівництво) збираються в одному місці;

поспілкуватися в неформальній обстановці, сприяти тому, щоб співробітники з різних служб і відділів познайомилися, а потім легше взаємодіяли в роботі;

підтримати статус компанії, зробити привітання організації з днем ​​народження, показати співробітникам, що вони працюють в серйозній організації, підвищити їх лояльність;

підвести підсумки роботи, розповісти про плани, нагородити кращих, мотивувати працівників компанії на нові досягнення, провести привітання колег з днем ​​народження компанії.

День народження компанії - особливе свято. Його завдання - викликати у співробітників почуття причетності до всього, що відбувається з компанією протягом усього періоду її розвитку. Крім того, захід сприяє тому, що люди легше приймають її культуру, норми, правила і стандарти, її дух. В результаті підвищується лояльність і ефективність роботи співробітників. Для цього свята компанії, що випускають ту чи іншу продукцію, можуть виготовити щось ексклюзивне, спеціально для своїх співробітників.

Вирішуючи, що, коли і навіщо проводити, враховуйте стратегічні плани компанії на найближчий рік. Якщо Ви, наприклад, знаєте, в які періоди навантаження на колектив буде особливо високою, плануйте заходи відразу після них, щоб зняти втому і напругу у взаєминах. Можна просто відзначити проміжні підсумки роботи, щоб дати імпульс до подальшого руху вперед до мети. Дані про заходи, які Ви намітили провести, зведіть в таблицю, вказавши в ній мети і вартість кожного корпоративу (Таблиця 2).

Таблиця 2. План заходів, їх цілі та вартість

Щоб бути готовими до будь-якого повороту подій в організації та проведенні заходу (наприклад, раптом захворіє провідний), фахівець Вашого департаменту повинен бути в курсі, як йде підготовка, які ігри плануються і як їх проводити, чи підготовлений сценарій, написані чи слова ведучого. А потім нехай Ваш підлеглий отримає копії всіх документів і сценарію, зажадає, щоб був розроблений так званий план «Б» - на той випадок, якщо щось піде не за планом. Тоді виникли проблеми не застануть Вас зненацька.

Крок 3.

Визначаємо, хто організовує день народження: свої співробітники або запрошена event-агентство

Якщо вирішите покласти організацію свята дня народження на свою службу, то, звичайно, заощадите, але всякий раз, як буде наближатися чергове святкування, дана служба буде відволікатися на його організацію. Є небезпека, що це зашкодить виконанню поточних робочих завдань. З цієї точки зору другий варіант краще: Ви наймаєте провайдерів, які все і організовують. Правда, за послуги event-агентству потрібно платити. Незважаючи на це підготовку важливих великих святкувань все ж краще доручати саме event-агентствам. Потурбуйтеся лише про те, щоб чітко визначити мету свята. Озвучте її провайдеру, запитайте у нього варіанти шоу-програми, опис конкурсів і номінацій, пропозиції по подарункам і майданчику для проведення свята, кошторис. Ретельно вибирайте провайдерів.

Довідка

Вибір event-агентства

Вибираючи event-агентство, звертайте увагу і на те, наскільки його представники зацікавлені в роботі з Вами, чи готові запропонувати свої варіанти по організації дня народження. Обов'язково уважно вислухайте, що вони пропонують, можливо, у когось з них є цікаві ідеї. Більшість event-агентств повністю готують заходи - розробляють програму, підбирають майданчик для проведення, наймають артистів, готують кошторис. Невеликі агентства можуть взяти на себе тільки розробку програми і проведення свята, все інше Ваша служба робить самостійно. Наведемо приклад розрахунку витрат на свято з нагоди Дня народження компанії (таблиця 3). У розрахунку для порівняння наводяться витрати, якщо Ви залучаєте середнє event-агентство і якщо Ви організуєте здебільшого все своїми силами, залучаючи лише ведучого.

Таблиця 3. Витрати на святкування Дня народження компанії (якщо організовує агентство і якщо - HR-департамент)

Бажано уточнювати і формувати бюджет заздалегідь, місяця за 2-3 до святкування дня народження компанії. Це важливо ще й тому, що event-агентства підвищують ціни на свої послуги в сезон. Влітку вище ціни на виїзні заходи на природу. Взимку в кілька разів дорожчає оренда залів, а також підвищуються ціни за проведення свят на лижних базах в дні новорічних канікул.

Крок 4.

Стверджуємо бюджет дня народження компанії у керівництва

Виберіть найбільш вагомі аргументи для обґрунтування своїх розрахунків перед керівництвом компанії. Кожна цифра вашого бюджету повинна мати пояснення. Спробуємо передбачити основні питання, які можуть задати керівники компанії по бюджету, і запропонувати відповіді на них.

Питання фінансового директора: в бюджеті заплановано досить висока сума на оплату банкету для привітання колективу з днем народження організації. Чим вона обгрунтована?

Варіант Вашої відповіді: в вартість банкету включена шоу-програма. Якщо замовляти банкет для привітання організації з днем ​​народження і шоу-програму різним фірмам, вийде дорожче. До того ж це загальна вартість не одного, а трьох банкетів, які ми будемо проводити протягом року. У перерахунку на один виходить зовсім недорого.

Питання генерального директора: чому саме такі призи для переможців конкурсів Ви вибрали і за такою ціною?

Варіант Вашої відповіді: в минулому році переможцям конкурсів на дні народження фірми вручалися фотоальбоми і рамки для фотографії. Багато хто навіть не взяли їх з собою, залишили в тому залі, де проходив захід. Ми провели опитування співробітників, і вони висловили побажання отримати в подарунок щось інше, більш функціональне і корисне. Наприклад, флешки для зберігання і перегляду фотографій і текстів в електронному вигляді. Тому вирішили закупити самі флешки і флеш-рамки.

Питання головного бухгалтера: ціни на організацію свята дня народження постійно змінюються. Чи не боїтеся, що дані в бюджеті застаріють? Ви зможете відстежити зміни і будете коригувати бюджет привітання колег з днем ​​народження компанії?

Варіант Вашої відповіді: в бюджет закладена сума на непередбачені витрати, це так званий фінансовий резерв. При необхідності він покриє відхилення цін в бік увеліченія.К ромі того, деякі статті витрат на привітання колег з днем ​​народження організації можна скоротити або збільшити з урахуванням рекомендацій керівництва.

Довідка

Як можна відзначити день народження компанії

Не обов'язково у вигляді традиційного корпоративу , Коли всі гуляють. Можна, наприклад, провести це свято в формі конференції «Досягнення компанії за ... років» (вказати, скільки існує компанія) за участю партнерів, засновників. Це підвищує престиж компанії. Ще один варіант - урочисте вручення нагород кращим співробітникам і / або «довгожителів» компанії.

Підстрахуйтеся: складіть кілька варіантів бюджету

Запасіться терпінням і підготуйте три варіанти бюджету на привітання колег з днем ​​народження організації

- максимальний, середній, мінімальний. В основі класифікації - розмір витрат. У максимальному, як можна здогадатися, вони найбільш високі, в мінімальному - скромні, в середньому - баланс між високими і скромними. Так Ви подстрахуетесь на той випадок, якщо керівництво забракує Ваш бюджет. У Вас буде альтернативний варіант, і Ви відразу зможете його запропонувати. Тільки не викладайте відразу всі три варіанти, як тільки прийдете обговорювати план заходів до керівництва. Є ризик, що воно візьме за основу той, в якому найнижчі витрати, а інші розглядати не стане. Але Ви розумієте, що дешево - не завжди добре.

Як впливають корпоративи на плинність персоналу?

Західні HR-директори і керівники компаній розглядають витрати на дозвілля персоналу і на свята дня народження компанії виключно як вигідні інвестиції, так як вони окупаються сторицею. Підстава для такої думки дає статистика: кількість звільнень помітно знижується напередодні корпоративних заходів і залишається низькою ще протягом трьох-шести місяців (плинність становить всього 3%) після них. Люди не поспішають переходити в інші компанії, особливо якщо їх вшановують і нагороджують.

Читайте також: