- Загальні правила ведення табелю робочого часу
- Правила розстановки умовних позначень
- Розшифровка найпоширеніших
- рідко використовувані
- Чи можна використовувати свої позначення
Облік робочого часу має велике значення. Без його точної фіксації неможливо визначити суму винагороди працівникові за відпрацьований період, особливо якщо робота провадилася в нічний час або святкові дні. Для того щоб розрізнити періоди роботи і відпочинку Держкомстатом розроблені спеціальні коди, зі значенням і правилами розстановки яких спробуємо розібратися далі.
Зміст статті
Загальні правила ведення табелю робочого часу
На законодавчому рівні ведення табельного обліку є обов'язковим для підприємств усіх форм власності. Наявність в штаті організації бодай одного найманого працівника створює необхідність ведення табеля.
Табель - бланк, затверджений на державному рівні відображає дані про явку працівника на роботу і причини його відсутності.
- чітко контролювати робочий і неробочий час по кожній штатній одиниці;
- перевіряти дотримання трудової дисципліни. Це відбувається завдяки скрупульозної фіксації запізнень, тривалих перерв, що не явок з різних причин;
- обчислювати суму заробітної плати за календарний період. Документ дозволяє довести правильність її нарахування;
- дані відомості дозволяють швидко отримати всю інформацію, необхідну для складання звітності;
- легко обґрунтувати штрафи, накладені на співробітника за порушення графіка явки на робоче місце.
Держкомстатом у 2004 році були запропоновані уніфіковані форми для обліку робочого часу:
Документи для скачування (безкоштовно)
Починаючи з 2013 року, їх використання не є обов'язковим. Уніфіковані форми дуже зручні, тому продовжують повсюдно використовуватися, до цього дня.
Заповнення форм можна здійснювати двома методами:
- суцільна реєстрація. Співробітник кадрової служби заповнює кожен день табеля. Робиться це за допомогою літерного або цифрового коду, із зазначенням кількості годин;
- фіксація відхилень. Даний спосіб дозволяє відзначати тільки дні, в яких відбулося відхилення, від встановленого графіка. При цьому використовується тільки літерна кодування. Відзначаються виключно запізнення, відпустки, лікарняні листи, робота в нічний час і інше.
Документи, що визначають облікову і кадрову політику підприємства, повинні чітко фіксувати методи ведення табеля, а також використовувані коди і їх розшифровка.
Відповідальний за складання табеля працівник призначається окремим наказом. Якщо наказ не видано, обов'язок прописується в трудовому контракті. Без призначення, вимога від співробітника ведення табельного обліку, є неправомочним. Для виконання цієї функції адміністрація підприємства може визначити будь-якого працівника.
Заповнений документ передається для затвердження директору організації. Після підписання керівником табель направляється в бухгалтерію. При наявності великої кількості структурних підрозділів, коло осіб, які підписують відомість, може бути розширений.
Відомість обліку робочого часу може заповнюватися наступним чином:
- Вручну. Табельник щодня робить відповідні позначки у встановленій формі.
- Автоматизовано. Інформація заноситься в спеціальну програму, а табель роздруковується на кінець місяця.
До заповнення табеля потрібно поставитися з усією відповідальністю, так як це перший документ, який зажадає трудова інспекція при перевірці.
При заповненні відомості необхідно дотримуватися таких правил:
- всі зміни щодо особового складу (додавання співробітника, зміна прізвища тощо) повинні супроводжуватися наказом;
- документ оформляється в єдиному екземплярі;
- якщо документ заповнюється вручну, можна використовувати чорнило тільки чорного і синього кольору;
- відкривається табель не пізніше 2-3го числа поточного місяця;
- закривається табель в останній день звітного місяця;
- для кожної штатної одиниці відводитися окрема графа. Слід повністю прописувати ім'я та по батькові працівника, щоб уникнути плутанини між однаковим прізвищем. Бажано, щоб у відомості був прописаний табельний номер працівника;
- в горизонтальні осередку навпроти прізвищ вноситися інформація про явки, неявки і відпрацьовані години;
- кожен стовпець табеля дорівнює певного дня місяця;
- заповнення табеля проводиться щодня. Підставою для заповнення осередків є накази, доповідні записки та інша службова інформація;
- при виявленні помилки після закриття табеля необхідно оформити коректувальну форму. Вона відображає тільки внесені зміни.
Без підпису табельщика і керівника організації, табель вважається недійсним.
Правила розстановки умовних позначень
Співробітник, що займається оформленням табеля, несе велику відповідальність. Від його компетентності і уважності залежить кінцевий результат - щомісячну винагороду працівникам підприємства за працю. Якщо табельщик пропустить чиюсь прізвище, переплутає буквене позначення або запише неправильно години роботи, за підсумком місяця можна отримати конфліктну ситуацію з робочими.
До заповнення табеля необхідно підходити поетапно, виконуючи наступну покрокову інструкцію:
При використанні стандартної форми n Т-12, заповнення відомості починається з титульного аркуша. Вноситися назва підприємства відповідно до установчих документів. Для великих компаній заповнюється інформація про цеху, відділі, філії та подібних структурах. - Вказуємо обліковий період. Надаємо документу порядковий номер. Коли табель буде закритий, на титульному листі необхідно буде вказати цю дату.
- Далі можна вивчити інформацію про буквених і цифрових кодуваннях, які необхідно використовувати при заповненні другого листа.
- Вносимо дані про співробітників: П.І.Б., табельний номер. Інформація береться з штатного розкладу і наказів.
- Заповнюємо рядок напроти прізвища. Вона розділена на дві частини. У верхній частині ставитися кодування з використанням літер або цифр події, в нижній - кількість годин.
- Виробляємо підрахунок відпрацьованих годин за першу і другу половину місяця.
- Здійснюємо підсумковий підрахунок по фактичній кількості відпрацьованих годин, відпустки, прогулів тощо.
- Заносимо кількість святкових і неробочих днів.
- Звіряємо отриманий результат до затвердженого на підприємстві графіком роботи. Що стосується розбіжності перевіряємо на можливість помилки в даних або підрахунках.
- Підписуємо відомість усіма необхідними особами.
До повної перевірки документа, щоб не переписувати його багато разів, краще вносити інформацію олівцем, щоб можна було легко зробити виправлення.
Графи обліку робочого часу заповнюються з використанням символів. Трудове законодавство не вимагає обов'язкового використання кодування. Кожен код, проставляється відповідно до підтверджуючими документами.
Дуже часто виникає суперечка, як проставляти час перебування співробітника у відрядженні в період вихідних. Частина фахівців стверджує, що весь період позначається буквою «К», інші стверджують, що час вихідних необхідно позначити кодуванням «В».
Обидва твердження мають право на життя. Для того щоб не було різночитання при обробці даних табельного обліку всі ці моменти повинні бути прописані в наказі по відділу кадрів.
Весь період відсутності працівника у зв'язку з хворобою, при наданні лікарняного відзначається буквою «Б», без позначення вихідних днів. Це ж правило поширюється при позначенні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.
При позначці чергового або додаткової відпустки в табелі необхідно проставити святкові та вихідні дні.
Якщо протягом місяця відбулося звільнення співробітника, то після кінцевої дати його роботи проставляються прочерки.
Кожен символ в табелі несе певний сенс. За підсумковими показниками розраховується заробітна плата, аналізується якість використання робочого часу, складаються звіти до органів статистики.
Приклад заповненого табеля:
Розшифровка найпоширеніших
Для позначення робочих подій використовується літерна і цифрова кодування. Їх розшифровку можна знайти на титульному аркуші відомості форми Т-12. Підприємство самостійно вибирає, яка кодування зручніше для використання - буквена або цифрова.
Не всі коди постійно потрібні для заповнення табеля. Але деякі, найбільш часто використовувані, табельщик повинен знати напам'ять, щоб уникнути помилок у заповненні граф:
Цифровий шифр Буквений шифр Значення Примітка 01 Я Явка в денний час Використовується для позначення фактичного присутності працівника 02 Н Явка в нічний час Виконання посадових функцій в період з 22.00 вечора до 6,00 ранку 03 РВ Явка в святковий час Виконання обов'язків в дні, які відповідно до затвердженим графіком, є святковими 04 С Понаднормові години При п'ятиденному тижневому графіку робочий тиждень становить 40 годин. Перевищення цього показника вважатися надурочних періодом 06 К Період відрядження Фіксується час перебування працівника в поїздці у справах організації 09 ВІД Період відпустки Вказується час перебування співробітника відпустці 10 ОД Період додаткової відпустки Деякі категорії громадян (наприклад, жінки, які мають дітей до 14 років) мають право на одержання додаткової відпустки. Він оплачується відповідно до законодавства 14 Р Час перебування у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами При наявності лікарняного листа, який надається жінці на допологової і післяпологовий період 15 ОЖ Час декретної відпустки Проставляється жінкам виявили бажання піти у відпустку по догляду за дитиною до трьох років 18 ДБ період відпустки за свій рахунок Позначення застосовується у випадках перебування працівника в додатковій відпустці без збереження заробітної плати 19 Б період хвороби Оплачувана лікарняний. Спочатку проставляється на підставі заяви співробітника. Остаточне фіксування можливо тільки після надання лікарняного листа 20 Т Час непрацездатності без оплати Факт хвороби підтверджено довідкою з медичної установи. Відсутність на роботі пов'язано з необхідністю догляду за хворим родичем, без надання лікарняного 26 В Дні вихідних або свят Відзначаються дні, коли відповідно до графіка підприємство не працює 30 НН Чи не явка на робоче місце без пояснення причини Зазвичай тимчасове позначення, коли незрозуміла причина не явки співробітника. Після пояснення причини, літерне позначення може змінитися
Будь-які дані повинні бути підтверджені первинними документами: лікарняним листом, наказом на надання відпустки або відправку у відрядження і подібне.
Розшифровка всіх умовних позначень, використовуваних для заповнення табеля обліку робочого часу:
рідко використовувані
Деякі цифрові або літерні символи використовуються вкрай рідко. Кваліфікований обліковець, повинен в них чітко орієнтуватися і знати, в яких випадках використовувати:
Цифровий шифр Буквений шифр Значення Примітка 05 ВМ Вахта Фіксується час перебування працівника на вахті 07 ПК Курси, в місці роботи 08 ПМ Курси, в іншій місцевості 11 У Період навчальної відпустки зі збереженням заробітної плати Відзначається час перебування працівника в додатковій відпустці, пов'язаному з навчанням 13 УД час навчальної відпустки без збереження заробітної плати 16 дО Період відпочинку без збереження заробітної плати Відзначається час перебування працівника в відгулі за згодою керівника 17 ОЗ Годинники відпустки без збереження заробітної пла ти Відпустка, що надається при певних умовах, що не суперечать трудовому законодавству 21 ЛЧ Скорочений час Встановлюється, наприклад, для співробітників, яким не виповнилося 16 років 23 Г Годинник неявки на робоче місце, зі збереженням окладу Фіксується час виконання громадських чи державних обов'язків 24 ПР Час прогулів більше чотирьох годин поспіль Відзначається час, протягом якого працівник був відсутній на робочому місці з різних причин протягом чотирьох годин і більше поспіль 29 ЗБ Годинники страйків час заб астовкі, про початок якої працівник повинен був попередити 31 РН Годинники простою з незалежних від працівника причин Фіксується час присутності на роботі без здійснення робочого процесу з різних причин 32 НП Годинники простою з вини працівника
Будь-яке позначення у відомості несе певне смислове навантаження. Тому перш ніж застосовувати той чи інший символ необхідно чітко розуміти його сенс.
Чи можна використовувати свої позначення
Трудовим законодавством не заборонено використовувати власну і цифрову буквенную кодування. Це положення позначено в Наказі Міністерства фінансів РФ від 30.03.2015 року № 52Н.
Багато підприємств, з нормованим робочим днем, використовують спрощений табель, в якому замість літерного визначення явки, ставиться цифра «8». Це вказує на те, що співробітник відпрацював повний день.
Присутність співробітника на місці можна позначить буквою «Ф», що означатиме фактичну явку. Черговий відпустку можна позначити «ОО», а додатковий «ДО». Головне, що кожне нововведення має бути закріплено наказом про облікову політику.
Ведення табельного обліку - це обов'язкова норма закону для кожного підприємства. Організація може самостійно розробити найбільш зручну для себе форму і ввести будь-яку буквенную кодування, а може використовувати уніфіковані форми, розроблені Держкомстатом. Ці форми пройшли перевірку часом і зарекомендували себе з кращого боку.
В даному відео ви знайдете корисну інформацію правилах ведення і заповнення табеля обліку робочого часу.