- Перелік локальних нормативних актів кадрової служби
- Обов'язкові локальні нормативні акти організації
- Рекомендовані локальні нормативні акти організації
- Додаткові локальні нормативні акти організації
- Прийняття нових локальних нормативних актів організації
- Зміна локальних нормативних актів організації
Закон не містить переліку локальних актів з кадрового обліку, які обов'язково повинні бути кожної організації. Проте, ряд документів згадується в Трудовому кодексі, а це значить, що деякі локальні нормативні акти організації в відділі кадрів мали б бути. Розглянемо, які локальні акти обов'язково повинні бути в кожній організації, як прийняти локальний акт, яким чином змінити локальний акт.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- які локальні акти обов'язково повинні бути в кожній організації;
- як прийняти локальний акт;
- яким чином змінити локальний акт.
Перелік локальних нормативних актів кадрової служби
Закон не містить переліку обов'язкових або рекомендованих локальних актів організації. Посилання на деякі з них є в Трудовому кодексі. Такі акти прийнято вважати обов'язковими.
Обов'язкові локальні нормативні акти організації
До них відносять такі локальні акти:
- правила внутрішнього трудового розпорядку (абз. 3 ч. другій ст. 21, абз. 5 ч. першої ст. 22 ТК РФ);
- положення про оплату праці (ч. друга ст. 135 ТК РФ);
- положення про порядок обробки персональних даних співробітників (Ст. 87 ТК РФ);
- інструкції з охорони праці (абз. 23 ч. другій ст. 212 ТК РФ).
Графік відпусток, хоч і не є локальним нормативним актом, але цей документ повинен бути в будь-якій компанії. Саме він визначає черговість надання відпусток (ст. 123 ТК РФ).
Читайте в електронному журналі статтю « Як швидко налагодити кадровий облік, або 20 нормативних актів, які зобов'язаний знати кожен кадровик ».
Рекомендовані локальні нормативні акти організації
Крім обов'язкових локальних актів, кожної компанії рекомендується мати положення про відпустки, положення про відрядження, про роботу з комерційною таємницею, про атестацію працівників і ін.
Не важливо, як називаються ваші локальні акти. Вони можуть носити статус положення, інструкції, регламенту і навіть правил. Головне, щоб їх норми не суперечили чинному трудовому законодавству і не погіршували становище працівників. Нижче наведено перелік документів, які характерні для більшості організацій.
Конкретний перелік локальних актів кожна компанія визначає самостійно. Як правило, його затверджує наказом керівник організації.
Додаткові локальні нормативні акти організації
Компанії можуть мати і інші, додаткові локальні акти. Все залежить від специфіки діяльності організації. Наприклад, якщо в компанії працюють співробітники, яким встановлено ненормований робочий день, то буде потрібно документ, що містить перелік таких співробітників (ст. 101 ТК РФ). Якщо в організації прийнято розділяти робочий день на частини, то порядок такого поділу слід прописати у відповідному локальному акті (ст. 105 ТК РФ). Також буде потрібно локальний акт, щоб зафіксувати умови отримання співробітниками додаткової професійної освіти (ч. Друга ст. 196 ТК РФ).
Читайте в електронному журналі статтю « 12 кадрових документів, які допоможуть пройти будь-яку перевірку ».
Прийняття нових локальних нормативних актів організації
Порядок прийняття локальних нормативних актів важливо дотримуватися, оскільки в разі його порушення такі документи не будуть мати юридичної сили (ч. Четверта ст. 8 ТК РФ).
Крок 1. У першу чергу визначте перелік необхідних локальних нормативних актів.
Крок 2. Встановіть термін розробки локального акта. Цей термін залежить від складності локального акту і зазвичай становить від декількох тижнів до декількох місяців.
Крок 3. Призначте відповідальних осіб за підготовку локального акта. Видайте наказ, в якому пропишіть склад робочої групи та строки розробки локального акта.
Склад робочої групи залежить від специфіки прийнятого акту. Наприклад, до розробки положення про пропускний режим потрібно залучити начальника служби безпеки.
Крок 4. Складіть проект локального акта. Перевірте, щоб його норми не погіршували становище працівників порівняно з чинним трудовим законодавством.
Крок 5. Узгодьте проект з учасниками робочої групи і іншими зацікавленими особами. Простежте, щоб кожен узгоджувальний поставив дату, підпис, розшифровку і вказав свою посаду в листі узгодження проекту документа.
Читайте в електронному журналі статтю « Локальні нормативні акти: правила гри визначає роботодавець ».
Крок 6. Якщо в компанії є профспілкова організація, то проект локального акту потрібно направити їй, щоб врахувати її думку. Думка профорганізації обов'язково врахувати, якщо ви приймаєте:
- Правила внутрішнього трудового розпорядку (ч. Перша ст. 190 ТК РФ);
- локальні нормативні акти, що встановлюють системи оплати праці (ч. четверта ст. 135 ТК РФ);
- локальні нормативні акти, що визначають розмір, умови і порядок компенсації витрат на оплату вартості проїзду і провезення багажу до місця використання відпустки і назад працівників, які трудяться в районах Крайньої Півночі, прирівняних до них місцевостях і не відносяться до бюджетної сфери (ч. восьма ст. 325 ТК РФ).
Крок 7. Прийміть локальний акт наказом керівника організації. У правому верхньому куті документа керівник повинен поставити свій підпис. Гриф обмеження доступу до повинен містити слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без лапок), найменування посади затверджує документ, його ініціали, прізвище і дату підписання. Можна затвердити локальний акт іншим способом: видати відповідний наказ. Тоді в грифі затвердження локального акта вказують слова «Затверджено наказом», найменування посади затверджує і реквізити наказу.
Крок 7. прошнуруйте, пронумеруйте і завірте печаткою організації локальний акт за допомогою листа-завірителя.
Крок 8. Ознайомте співробітників з локальним актом під розпис. Ознайомлення співробітників з локальними нормативними актами організації можна зафіксувати в окремому аркуші ознайомлення або в спеціальному журналі.
Зміна локальних нормативних актів організації
Читайте докладніше про локальних нормативних актах в статті >>>
При необхідності роботодавець може внести зміни в локальний нормативний акт. Причому використовують той же порядок, що і для затвердження акта. Однак є виняток становить ситуація, коли зміни в локальні акти тягнуть зміни умов трудових договорів. Наприклад, при введенні нового графіка роботи організації, встановлення нової системи оплати праці та ін.
За загальним правилом, зміна умов трудового договору можливе лише за згодою сторін (ст. 72 ТК РФ). Однак в разі зміни організаційних або технологічних умов праці зміна допускається в односторонньому порядку. Для цього необхідно не менше ніж за два місяці повідомити всіх працівників, направивши їм письмові повідомлення (ст. 74 ТК РФ). А якщо в компанії є профспілка, то зміни в локальні акти також повинні проводитися за умови, що роботодавець врахував його думку (ст. 372 ТК РФ).