Найповніший перелік кадрових документів, які обов'язково повинні бути в Вашої компанії!

Кадрова документація регламентує порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження і т.д.

В основному трудове законодавство зорієнтоване на юридичних осіб, проте, поширюється і на фізичних осіб - підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті 21 КЗпП України вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками.

Тому і юридичні особи та ФОП - зобов'язані вести кадрову документацію.

Отже, які кадрові документи обов'язкові для Вашого підприємства?

Повний перелік кадрових документів 2017

1. Особисті картки співробітників з наступним переліком копій документів:

• паспорт
• Диплом про освіту з додатком
• Ідентифікаційний код
• Військовий квиток або приписне свідоцтво
• Посвідчення про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди)
• Посвідчення про курсах підвищення кваліфікації (та ін.)
• Свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування
• Фото (3х4)
• Свідоцтво про шлюб
• Свідоцтво про народження дитини (до 15-ти років)
• Медична книжка (в разі необхідності)
• довідки МСЕК
• Індивідуальні програми реабілітації
• Довідки про звільнення (для осіб, звільнених з місця відбування покарання за кримінальний злочин)
• Перелік пунктів інструктажу з охорони праці
• Згода на обробку персональних даних

2. Інші інформаційно-розрахункові документи:

• Накази і заяви на прийом на роботу і звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відряджень, преміювання, дисциплінарні стягнення (і ін.);
• Книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;
• Журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них; бланки трудових книжок і вкладишів до них (основних співробітників);
• Табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;
• Документи, які підтверджують нарахування та виплату заробітної плати (індексації, компенсації втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати; розрахунки з працівниками при звільненні, оплата за роботу в нічний час, святкові, неробочі дні, надурочний час, за роботу у важких і шкідливих умовах, час простою, в зв'язку з нещасним випадком, тимчасовою втратою непрацездатності і т.д.);
• Договору про повну матеріальну відповідальність;
• Договору цивільно-правового характеру, акти виконаних робіт;
• Строкові трудові договори з найманими працівниками;
• Посадові інструкції;
• Трудові договори (в т.ч. контракти);
• Графіки відпусток;
• Штатні розписи;
• Інші документи.
• Колективний договір;
• Протоколи загальних зборів трудового колективу:
• про створення комісії з підготовки проекту колдоговору;
• про надання повноважень конкретного співробітника виступати від імені всього колективу;
• про розгляд та затвердження проекту колдоговору;
• про розгляд та затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку;
• звіти по виконанню колективного договору;
• Положення про оплату праці (преміювання і т.д.);
• Правила внутрішнього трудового розпорядку;
• Протоколи комісії (уповноваженого) із соціального страхування;
• Документи проведення атестації робочих місць, обрання комісії (в разі необхідності);
• Документи, що підтверджують забезпечення співробітників спецодягом, милом, молоком, газованою водою; документи на проведення медогляду співробітників (в разі необхідності);

Хочемо зазначити!

Відповідальність за ведення і правильне складання кадрових документів несе роботодавець. Так, якщо серйозні порушення виявить трудова інспекція, організації загрожує адміністративний штраф, а посадовій особі - дискваліфікація.

Обов'язкові документи по кадрам в організації повинні складатися своєчасно, відповідно до вимог закону про документообіг. Таким чином, забезпечується дотримання прав працівників і технічна безпека на виробництві.

Вам точно буде цікава думка юриста:

Позапланові перевірки з питань праці і нові «трудові» штрафи