Коли порожніє робоче місце, покладені на його колишнього володаря функції передаються новому співробітнику. Щоб максимально точно визначити межі переходить відповідальності і посадові обов'язки і не переривати при цьому робочий процес, складається наказ про передачу справ при звільненні. Як його скласти і що вказати, розповімо в статті.
Для яких посад необхідний наказ про передачу справ
Передача справ вважається формальністю, якої організації не завжди дотримуються. Однак є ряд посад, при звільненні з яких офіційне розпорядження необхідно:
- Директор. Ця людина володіє найбільшою відповідальністю. У його руках установчі документи, печатки, ліцензії, договори, довіреності. Щоб уникнути спірних ситуацій в майбутньому, чітко позначити перелік переданих справ і паперів, випускається відповідний наказ.
- Головний бухгалтер. Він є відповідальним за збереження всіх бухгалтерських документів, регістрів і звітностей. Необхідність передачі справ головного бухгалтера прописана в ч. 4 гл. 4 Федерального закону № 402-ФЗ.
- Працівник відділу кадрів. Кадрова документація - цінні папери, передача яких обов'язково проводиться шляхом опису і складання акту прийому-передачі від колишнього кадровика до нового.
- Начальник відділу. В руках людини, що обіймає цю посаду, перебуває відповідальність за вирішення всіх питань, які безпосередньо стосуються виробництва і підлеглого персоналу.
- Працівник, який несе матеріальну відповідальність. Це може бути головний касир, завідувач складом.
Наказ про передачу справ співробітника, незалежно від посади, оформляється до фактичного розірвання трудового договору, оскільки потім працівник не зобов'язаний приходити на колишнє робоче місце і займатися вже чужими справами.
Структура наказу про передачу справ
Порядок передачі справ від одного працівника до іншого повинен бути передбачений внутрішніми документами організації. Жоден нормативний акт не регламентує необхідність видання відповідного наказу, тому жорстких вимог до його структурі теж немає. Зразок можна подивитися тут і тут .
Жоден нормативний акт не регламентує необхідність видання наказу про передачу справ, тому жорстких вимог до його структурі теж немає.
Щоб документ був інформативним і корисним в майбутньому, можна дотримуватися наступної структури:
- У шапці: назва організації, місто, дата, номер наказу.
- Назва наказу: про прийом-передачу справ. Тут можна уточнити посаду.
- Причина видання наказу (звільнення, переведення на іншу посаду ).
- ПІБ передає справи і приймає.
- Період, відведений на передачу справ.
- Місце, відведене на цей процес (кабінет, конференц-зал, приймальня і т.д.).
- ПІБ відповідального за проведення процедури і складання акту прийому-передачі особи. Як правило, цією людиною виступає один із заступників керівника, співробітники, які беруть участь в передачі справ, або той з них, що залишається в компанії.
- Дата, на яку повинен бути наданий акт прийому-передачі справ з описом всіх документів.
- Додаткові вказівки. Це може бути проведення аудиторської перевірки, інвентаризації, аналіз показників.
- ПІБ генерального директора, підпис.
- Відмітка про ознайомлення з наказом всіх згаданих в ньому осіб: ПІБ і підписи.
Наказ завжди підписує поточний керівник організації, навіть в тому випадку, коли він сам залишає посаду і передає справи. Залежно від специфіки діяльності компанії в текст можуть бути внесені позначки і уточнення.
Виникаючі в результаті звільнення суперечки і претензії можна врегулювати не тільки державними нормативними актами, а й внутрішніми документами підприємства. Наказ про передачу справ - це документ, що чітко визначає рамки переданої і отриманої відповідальності, який вказує терміни, які можуть бути пізніше використані для вирішення проблем.