Облік робочого часу

1. НАВІЩО ТРЕБА ВЕСТИ ОБЛІК РОБОЧОГО ЧАСУ
2. ЯК НАЛАГОДИТИ ОБЛІК РОБОЧОГО ЧАСУ: покрокова інструкція
3. Крок 2. Визначити форму для обліку робочого часу

У секретаря невеликої організації безліч обов'язків: і чисто секретарська робота - відповідати на дзвінки, планувати зустрічі, реєструвати документи; і функції завгоспа - закуповувати канцтовари; і робота кадровика - оформляти прийоми на роботу і звільнення. Крім кадрового діловодства, секретарю доручають вести облік робочого часу в організації. Розберемося, як налагодити облік робочого часу, дізнаємося, які для цього накази треба видати, а також поговоримо про нюанси заповнення табеля робочого часу - форми № Т-13.

НАВІЩО ТРЕБА ВЕСТИ ОБЛІК РОБОЧОГО ЧАСУ

Робочий час - це:

1) час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку і умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки;

2) інші періоди часу, які відповідно до ТК РФ, федеральними законами та іншими нормативними актами РФ, відносяться до робочого часу.

Роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником (частини перша, четверта ст. 91 ТК РФ).

У Конвенції МОП робочим позначається час, протягом якого працівник перебуває в розпорядженні роботодавця [1] .

Навіщо організації потрібен облік робочого часу? Хіба недостатньо просто платити працівникам їх оклад без всяких табелів? Особливо в невеликій організації? Є 5 основних причин.

1. Обов'язок вести облік передбачена трудовим законодавством (частина четверта ст. 91 ТК РФ). При перевірці інспектор обов'язково запросить табелі обліку робочого часу, і, якщо їх не буде, організацію чекає штраф до 50 тис. Рублів за ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

2. Табелі обліку робочого часу - первинні облікові документи, їх попросить і більший податковий інспектор для обгрунтування виплат і при перевірці оподаткування. За їх відсутність можуть залучити до податкової відповідальності.

3. Добре, якщо всі працівники щодня справно приходять на роботу і відпрацьовують 8 годин. А якщо немає? Працівники можуть запізнюватися, відпрошуватися, хворіти, йти у відпустку, виїжджати у відрядження, прогулювати, і оплата у них буде інша, ніж оклад, або її може не бути зовсім. Бухгалтерія може врахувати всі ці нюанси і розрахувати розмір виплат, тільки якщо ви повідомите про них. Форма цього повідомлення - табель обліку робочого часу.

4. Підтримувати дисципліну в організації також допоможе табель. Адже якщо працівники знають, що їх відсутність відзначається і вони можуть бути звільнені за прогул або при повторюваних запізнення, це дуже дисциплінує. За порушення явки на роботу можуть позбавити премії.

5. Облік робочого часу допомагає в економічних розрахунках. Наприклад, багато організацій при розрахунку витрат вважають, скільки робочих годин витратили на ту чи іншу роботу, щоб виставити рахунок клієнтам, в кошторис включити витрати на оплату праці. Виходячи з цих розрахунків нерідко нормують працю і розраховують чисельність працівників.

Отже, всі організації ведуть облік робочого часу або щоб уникнути штрафів, або щоб дисциплінувати працівників, або щоб враховувати витрати.

На практиці виділяють три підходи до обліку робочого часу:

1. Деякі організації вимагають від працівників, щоб вони приходили на роботу точно в зазначений в правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) час і йшли ні на хвилину раніше, і притягують до відповідальності за запізнення навіть на 5 хвилин.

2. Інші організації відстежують, щоб працівник відпрацював необхідні 8 годин, і не так важливо, прийшов він на 15 хвилин раніше або на 15 хвилин пізніше. Головне, щоб він виконав, що від нього вимагається, і в цілому не порушував трудову дисципліну.

3. По-третє організаціях взагалі системи контролю та управління доступом (СКУД) або журнали обліку робочого часу існують лише формально. Головне для організацій - щоб працівники виконували поставлені завдання.

Кожна організація сама вибирає підхід до врахування робочого часу в залежності від специфіки діяльності. Наприклад, касиру або продавцеві принципово бути на роботу точно в термін, адже без них не функціонує магазин. А від творчих працівників - дизайнерів, програмістів, консультантів - роботодавці нерідко вимагають лише виконати завдання в строк.

Припустимо, що ваш керівник доручає вам вести табельний облік, щоб не порушувати законодавство і щоб працівники в цілому не порушували дисципліну. Давайте розглянемо, як це зробити без помилок.

ЯК НАЛАГОДИТИ ОБЛІК РОБОЧОГО ЧАСУ: покрокова інструкція

Крок 1. Призначити відповідального за табельний облік

Згідно з постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - Постанова Держкомстату № 1) табель ведеться уповноваженою особою. Для призначення уповноваженої особи необхідно видати наказ. Спеціальної форми такого наказу не передбачено, тому пропонуємо такий зразок наказу, як в прикладі 1.

Крок 2. Визначити форму для обліку робочого часу

Уніфіковані форми для кадрового діловодства, в т.ч. для обліку робочого часу, затверджені Постановою Держкомстату № 1.

Згідно п. 2 даної Постанови їх застосування носило обов'язковий характер.

З 1 січня 2013 року набрав чинності Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» [2] (Далі - Федеральний закон № 402-ФЗ). Воно не містить вимоги про необхідність складання первинних облікових документів по уніфікованим формам. Тепер згідно з ч. 4 ст. 9 Федерального закону № 402-ФЗ форми первинних облікових документів, що застосовуються організацією (за винятком організацій державного сектора), повинен визначати керівник організації. Тому вона має право застосовувати свої форми документів.

[1] Див., Наприклад: Конвенція МОП № 30 «Про регламентацію робочого часу в торгівлі та в установах» (1930 г.); Конвенція МОП № 172 «Про умови праці в готелях, ресторанах та аналогічних закладах» (1991 г.).

[2] В ред. від 31.12.2017.

Ю.Ю. Жижерін, незалежний консультант з трудового права