Офис-менеджер - кто он и чем занимается?

1. Что делает офис-менеджер?
2. Компетенции офис-менеджера - что должен характеризовать офис-менеджер?

Обязанности офис-менеджера очень широки и во многом зависят от профиля компании. Эта должность необходима как на крупных предприятиях с разветвленной структурой, так и на малых предприятиях, на которых занято около десятка человек. Итак, что обычно имеет дело с офис-менеджером и какими компетенциями должен обладать человек, занятый на этой должности?

Офис-менеджер - это лицо, ответственное за управление администрацией компании и обеспечение надлежащего функционирования офиса. Он часто ассоциируется с ролью помощника, но сфера его ответственности намного шире. Офис-менеджер - это независимая должность, иногда связанная с управлением не только офисными помещениями, но и небольшой командой сотрудников, занимающихся административными задачами.

Офис-менеджер - это должность, связанная с управлением не только офисными помещениями, но и небольшой командой сотрудников, занимающихся административными задачами.

Что делает офис-менеджер?

обязанности

Офис-менеджер отвечает за планирование, организацию и контроль административных процессов в компании. Он связывается со всеми сотрудниками и часто выступает посредником между ними и руководством компании. Эффективность всех процессов в офисе, таких как поток документов или своевременная доставка воды сотрудникам, зависит от эффективности его работы.

В обязанности офис-менеджера, среди прочего, входит:

• следит за снабжением офиса продуктами питания и канцелярскими товарами;
• контакты с поставщиками и подрядчиками;
• организация и обслуживание встреч;
• подготовка рабочих мест для новых сотрудников;
• административная поддержка сотрудников (подготовка договоров и т. д.);
• своевременная отправка деловой корреспонденции;
• подготовка расчетов и организация документации.

Офис-менеджер также должен регулярно выбирать лучшие предложения и оптимизировать расходы компании - от аренды кофемашины и водораспределителя до обслуживания парка компании или приобретения оборудования для сотрудников.

Все это означает, что каждой компании, обладающей обширными административными ресурсами, нужен офис-менеджер, который позаботится о правильной работе офиса.

Проверьте также:

Офис-менеджер должен выбирать лучшие предложения на постоянной основе и оптимизировать расходы компании - например, на аренду кофемашины и диспенсера для воды

Компетенции офис-менеджера - что должен характеризовать офис-менеджер?

В работе офис-менеджера важны как аналитические навыки, так и хорошее знание компьютерных программ, а также ряд мягких навыков. Офис-менеджер должен быть настойчивым, устойчивым к стрессам и уметь эффективно планировать рабочее время. При большом количестве различных обязанностей необходимо установить приоритеты для отдельных задач. Желаемыми характеристиками также являются точность (особенно при работе с документами) и удобство контакта.

При исполнении обязанностей офис-менеджера также будет полезно следующее:

• отличное знание пакета Office;
• эффективное использование английского языка;
• знание экономических вопросов.

Поэтому офис-менеджер - это высокоспециализированная и ответственная должность. Это может стать как целью, ориентированной на карьеру, так и остановкой на пути к роли менеджера проекта или даже члена совета директоров.

Вы уже знаете обязанности и компетенции офис-менеджера? Вы планируете сменить работу? А может, вы сами набираете на такую ​​должность? Прочтите сейчас, как подготовиться к собеседованию с кандидатом в работники.