Дата публікації 28.02.2019
Подорожній лист - це первинний документ, який служить для обліку та контролю роботи транспортного засобу і водія в організаціях і у підприємців, чия діяльність пов'язана з автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом.
Такий висновок випливає з ст. 2 Федерального закону від 08.11.2007 № 259-ФЗ "Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту" і ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік".
Затвердженої форми подорожнього листа не існує. Організації (ІП) повинні самостійно скласти форму подорожнього листа, передбачивши в ньому обов'язкові реквізити, які вказані в наказі Мінтрансу від 18.09.2008 № 152 (Далі - Наказ № 152).
Подорожній лист повинен бути оформлений на кожний транспортний засіб, який використовується організаціями та підприємцями для перевезення вантажів, пасажирів і багажу автомобільним транспортом, а також міським наземним електричним транспортом ( п. 9 Наказу № 152).
з п. 2 Наказу № 152 також випливає, що його зобов'язані застосовувати будь-які організації і підприємці, які експлуатують легкові автомобілі, вантажні автомобілі, автобуси, тролейбуси і трамваї. Таким чином, власник зазначеного транспорту може не надавати послуги за договором перевезення (фрахтування). Отже, складати шляхові листи зобов'язані й ті господарюючі суб'єкти, які використовують транспорт для власних (службових, господарських) потреб (визначення ВС РФ від 01.09.2014 № 302-КГ14-529 ).
Зміст подорожнього листа
Дані обов'язкові реквізити не суперечать обов'язкових реквізитів первинного облікового документа, які містяться в п. 2 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік".
Отже, шляховий лист повинен містити такі обов'язкові реквізити ( п. 3-7 Наказу № 152):
- найменування та номер подорожнього листа. У найменуванні подорожнього листа вказується тип транспортного засобу, на яке оформляється дорожній лист (дорожній лист легкового автомобіля, шляховий лист трамвая і т.п.). Номер подорожнього листа вказується в головній частині в хронологічному порядку відповідно до прийнятої власником транспортного засобу системою нумерації ( п. 12 Наказу № 152);
- відомості про термін дії подорожнього листа:
- при оформленні подорожнього листа на один день - дату (число, місяць, рік) використання подорожнього листа;
- при оформленні подорожнього листа більш ніж на один день - дати (число, місяць, рік) початку і закінчення терміну, протягом якого шляховий лист може бути використаний;
- відомості про власника (власника) транспортного засобу:
- для юридичної особи - найменування, організаційно-правову форму, місцезнаходження, номер телефону, свідоцтва про Державну реєстрацію;
- для індивідуального підприємця - прізвище, ім'я, по батькові, поштова адреса, номер телефону, свідоцтва про Державну реєстрацію;
- відомості про транспортний засіб:
- тип транспортного засобу (легковий автомобіль, вантажний автомобіль, автобус, тролейбус, трамвай), модель транспортного засобу; якщо вантажний автомобіль використовується з автомобільним причепом, автомобільним напівпричепом, відбивається модель автомобільного причепа, автомобільного напівпричепа;
- державний реєстраційний знак автомобіля, вантажного причепа, вантажного напівпричепа, автобуса, тролейбуса;
- показання одометра (повні км пробігу) при виїзді транспортного засобу з парковки (паркувального місця), призначеної для стоянки даного транспортного засобу після повернення з рейсу і закінчення зміни (робочого дня) водія транспортного засобу;
- дату (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) виїзду транспортного засобу з парковки і його заїзду на парковку;
- дату (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) проведення передрейсового або передзмінного контролю технічного стану транспортного засобу (якщо обов'язковість його проведення передбачено законодавством Російської Федерації).
- відомості про водія:
- прізвище, ім'я, по батькові водія;
- дату (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія.
У шляховий лист можна включити додаткові реквізити, що враховують особливості діяльності, пов'язаної з перевезенням вантажів, пасажирів і багажу ( п. 8 Наказу № 152). За основу можна взяти реквізити форм подорожніх листів, які затверджені наказом Мінстату України від 28.11.1997 № 78 і були обов'язкові до застосування до 01.01.2013 (до вступу в силу Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ ).
Порядок оформлення подорожнього листа
Подорожній лист оформляється уповноваженим працівником організації або ІП і видається водієві, який бере його з собою в поїздку.
Максимальний термін дії подорожнього листа не обмежений. При цьому оформляти його слід ( п. 10 наказу № 152):
- до початку рейсу, якщо тривалість рейсу водія перевищує тривалість зміни (робочого дня);
- до початку першого рейсу, якщо протягом зміни (робочого дня) водій здійснює один або кілька рейсів.
Виходячи з цього, якщо протягом робочого дня (зміни) виконується один і більше рейсів, оформляється один шляховий лист на весь день. Якщо ж тривалість рейсу перевищує один робочий день (зміну), шляховий лист оформляється на весь термін рейсу, навіть якщо його тривалість більше місяця.
При цьому якщо протягом терміну дії подорожнього листа транспортний засіб використовується декількома водіями, можна оформити кілька подорожніх листів на кожного водія ( п. 11 Наказу № 152).
За загальним правилом дати, час і показання одометра при виїзді транспортного засобу з парковки і його заїзді на парковку проставляються і завіряються уповноваженими особами, які призначаються рішенням керівника підприємства або підприємцем. Виняток становлять випадки, коли підприємець сам є водієм. Тоді шляховий лист він заповнює і підписує самостійно ( п. 13 , 14 Наказу № 152).
Якщо шляховий лист оформляється на один транспортний засіб, але на кілька водіїв, то дата, час і показання одометра при виїзді транспортного засобу з парковки проставляються в шляховому листі водія, який першим виїжджає з парковки, а дата, час і показання одометра при заїзді транспортного засобу на парковку - в шляховому листі водія, який останнім заїжджає на парковку ( п. 15 Наказу № 152).
Дати і час проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія проставляються медичним працівником, який проводив відповідний огляд. Крім того, необхідно завірити ці дані підписом медпрацівника із зазначенням прізвища і ініцалов ( п. 16 Наказу № 152). Детальніше про такі медогляди читайте в довіднику кадровика .
Також в дорожньому листі повинні бути вказані відомості про дату і час проведення передрейсового або передзмінного контролю технічного стану транспортного засобу. Вони проставляються контролером технічного стану транспортних засобів, які проводили відповідний контроль, і засвідчуються його підписом із зазначенням П. І. Б. ( п. 16.1 Наказу № 152). Контроль за технічним станом транспортних засобів здійснюється відповідно до порядку, затвердженого. наказом Мінтрансу України від 08.08.2018 № 296.
Облік і зберігання дорожніх листів
Власники (власники) транспортних засобів зобов'язані реєструвати оформлені шляхові листи в журналі обліку руху подорожніх листів ( п. 17 Наказу № 152). Будь-яких спеціальних вимог до оформлення і ведення такого журналу законодавство не містить.
Орієнтовна форма журналу обліку руху подорожніх листів затверджена наказом Мінстату України від 28.11.1997 № 78 . Застосування саме цієї форми не є обов'язковою умовою, її можна взяти за основу при складанні власної форми журналу.
Зберігати оформлені шляхові листи слід не менше п'яти років ( п. 18 Наказу № 152).
Стаття-рекомендація:
