Коли запланований захід виїзного характеру, найбільш важливим етапом в його підготовці стає підготовка і оформлення банкетної майданчика.
- Найбільш точно визначити кількість запрошених.
- Виходячи з кількості гостей, розрахувати потрібну кількість одиниць банкетної меблів, а так само її види.
- Опрацювати схему розподілу столів, виходячи з виду столів, їх кількості, характеру запланованих заходів, а так само особливостей і форми майданчики.
Для обслуговування банкету використовують круглі або прямокутні столи. Як правило, круглі столи розставляють або в шаховому, або в довільному порядку, але завжди окремо один від одного. Столи прямокутної форми ставляться встик один до одного, утворюючи Ш-подібну форму розстановки або президії.
При плануванні кількості столів слід враховувати форму столу і ту кількість людей, яка за ним можна розмістити. За банкетний стіл з круглої стільницею діаметром 180 см можна вільно поміщається до 8 осіб, за прямокутний стіл розміром 180х80 см - 6-8 чоловік. Однак, коли ставити столи поруч у формі, наприклад, президії, то кількість посадочних місць зменшується вдвічі. Відповідно, цей факт необхідно враховувати в розрахунках.
Якщо так вийшло, що точна кількість гостей поки невідомо, то при розрахунках слід брати максимально можливе число запрошених на банкет . Тому як нікому не хочеться опинитися в незручній ситуації браку стільців, тим більше, якщо торжество проходить в такому місці, перебуваючи в якому швидко знайти запасний варіант стільця не представляється можливим. Крім цього, слід пам'ятати, що столи можуть знадобитися на кухні або в технічному приміщенні (для офіціантів і кухарів).
Купувати необхідну для організації весільного застілля, ювілею чи іншого урочистої події банкетні меблі - нераціонально і затратно. Набагато вигідніше взяти всі необхідні меблі (стільці та столи) в оренду. Столи і стільці напрокат для проведення того чи іншого заходу - це можливість значно скоротити бюджет як стаціонарних, так і виїзних банкетів. Крім того, не виникне проблеми зі зберіганням залишилася після проведення банкету меблів.