Особиста картка крок за кроком

1. Для чого необхідна особиста картка працівника
2. На підставі яких документів вносяться записи в особову картку працівника
3. Які відомості містить форма № Т-2
4. Як заповнюється особова картка працівника

Особова картка працівника заповнюється і ведеться роботодавцем на кожного співробітника, в тому числі і на тих, хто працює за строковими трудовими договорами або оформляється на сезон. Як заповнюється особова картка працівника і які існують нюанси її оформлення - читайте в статті.

Для чого необхідна особиста картка працівника

Особова картка працівника заповнюється за уніфікованою формою № Т-2.

Наявність форми № Т-2, що містить індивідуальну інформацію про співробітника, є обов'язковою вимогою для всіх організацій, за винятком індивідуальних підприємців. Ця вимога міститься в Правилах ведення і зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225, далі - Правила.

Зверніть увагу: За відсутність цього документа КоАПом передбачена адміністративна відповідальність та штрафні санкції.

Особиста картка відкривається і оформляється на співробітника на підставі наказу про його прийомі на роботу, закривають її коли трудовий договір з працівником розривається і він звільняється. Останній запис у картці містить відомості про заснування, за яким звільнено працівника, дату звільнення, посилання на відповідний наказ. Зберігатися особова картка працівника повинна в архіві організації протягом 75 років після завершення трудових відносин з ним.

На підставі яких документів вносяться записи в особову картку працівника

Щоб внести в особову картку працівника всі необхідні відомості про нього, кадровику будуть потрібні:

• підписаний двома сторонами трудовий договір;
• наказ про прийом співробітника на роботу ;
• паспорт працівника або інший документ, що засвідчує його особу;
• трудова книжка працівника;
• свідоцтво про страховий номері особового рахунку співробітника, зареєстрованого в системі обов'язкового пенсійного страхування - СНІЛС;
• військовий квиток - для військовозобов'язаних громадян;
• свідоцтво про взяття фізичної особи на облік в податковій інспекції - ІПН;
• документ про освіту;
• документи, що підтверджують присвоєння кваліфікації або отримання іншого додаткового освіти, при їх наявності;
• автобіографія співробітника, складена ним самим і написана від руки.

Влаштовуємо майстер-клас: всі правила заповнення особистих карток працівника

Які відомості містить форма № Т-2

Всього в особовій картці працівника передбачено десять розділів, які забезпечують повноту всіх необхідних відомостей про кожного працівника організації:

1. Загальні відомості;
2. Відомості про військовий облік;
3. Прийом на роботу і переклади на іншу роботу;
4. атестація;
5. Підвищення кваліфікації;
6. Професійна перепідготовка;
7. Нагороди (заохочення), почесні звання;
8. відпустка;
9. Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства;
10. додаткові відомості

Форма № Т-2 складається з чотирьох аркушів і повністю ознайомитися з нею і завантажити готовий бланк ви можете тут . На малюнку нижче представлені перші дві з чотирьох сторінок форми № Т-2.

Також читайте статтю про те, як правильно вказувати в особовій картці працівника відомості про вищу освіту

Як заповнюється особова картка працівника

При заповненні багатьох полів картки використовуються коди, в тому числі по ОКИН, ОКАТО, ОКПДР і ОКСО, їх можна подивитися на реєстраційному свідоцтві, яке видається в територіальному відділі статистики. Кодування необхідна для автоматичної обробки особистих карток працівників. При комп'ютерній обробці по ним можна в режимі реального часу отримати дані про штатну чисельність працівників і класифікацією на категорії за професіями і рівнем освіти. В даний час, коли кадровий облік повсюдно автоматизований, коди проставляються в картках програмним чином.

Відомості про особисті дані працівника вносяться на підставі паспорта або іншого засвідчує особу. Для заповнення деяких пунктів використовується своя система кодування і прийняті стандартні формулювання. Так, наприклад, при заповненні пункту 4 «Громадянство» слід внести запис відповідно до таблиці, представленої нижче.

формулювання

код

Громадянин Російської Федерації

1

Громадянин Російської Федерації і іноземної держави (подвійне громадянство)

2

Іноземний громадянин

3

Особа без громадянства

4

При заповненні пункту 5 «Знання іноземної мови» використовуються такі формулювання, як «Читає і перекладає зі словником», «Читають і може порозумітися» і «Володіє вільно», для позначення цих формулювань використовуються коди 1, 2 і 3 відповідно. При цьому мають свої коди і іноземні мови. Так, для позначення англійської мови, наприклад, використовується код 014, французький позначається кодом 213, італійський - 070, німецький - 135. Код мови і код рівень володіння ним у відповідному полі проставляються через пробіл.

Вас також зацікавить стаття: " Як оформити особисту картку, якщо колишня прийшла в непридатність "

Особливу увагу зверніть на заповнення відомостей про освіту. Якщо освіта працівника не завершено, використовуйте формулювання, наведені в таблиці нижче.

Запис про незакінченому освіті працівника

Формулювання по класифікації

П'ять-шість класів середньої школи

Початкову освіту

Сьомий, восьмий або дев'ятий клас середньої школи

Неповна середня освіта

Навчався у вищому навчальному закладі, але не завершив навчання

Основне загальну або середню професійну освіту (в залежності від того, яку освіту було на момент вступу до вищого навчального закладу)

Закінчив кілька курсів вищого навчального закладу, але змушений був перервати його, або навчається на третьому курсі

Вноситься запис, скільки курсів закінчено або на якому курсі навчається

Закінчив три курси вищого навчального закладу

Неповна вища освіта

Навчається в середньому спеціальному навчальному закладі (технікумі, коледжі), але не закінчив його

Середнє (повну) загальну або неповну середню професійну освіту (в залежності від того, яке було освіту на момент надходження в середній спеціальний навчальний заклад)

Закінчив середню школу, школу з поглибленим вивченням будь-якого предмета, ліцей, гімназію

Середнє (повну) загальну освіту

Закінчив професійно-технічне училище або прирівняна до нього навчальний заклад

Професійно-технічну освіту

Коди в розділі «Освіта» проставляються відповідно до Класифікація спеціальностей за освітою, затвердженого постановою Держстандарту РФ від 30.12.93 №296. Деякі слова в найменуваннях навчальних закладів дозволяється скорочувати, якщо це не спотворює сенс.

Професія працівника в особовій картці повинна бути пойменовані відповідно до штатного розкладу та відповідати відомостям, зазначеним в наказі про прийом на роботу. Стаж розраховується по записах, зроблених попередніми роботодавцями в трудовій книжці працівника.

Пункт 9 «Стан у шлюбі» заповнюється відповідно до ОКИН, до складу членів сім'ї можуть бути внесені чоловік, діти, батьки, рідні та двоюрідні брати і сестри працівника.