Особиста справа співробітника: оформлення, правила ведення, особливості зберігання

1. Що таке особиста справа співробітника і чи потрібно його заводити?
2. Формування особистих справ співробітників
3. Документи особової справи співробітника
4. Вимоги до оформлення особової справи співробітника
5. Ведення журналу реєстрації особистих справ працівників
6. Зберігання особистих справ співробітників
7. Схожі статті

Співробітники компанії - її найголовніший ресурс, тому наявність повної і точної інформаційної бази про них може істотно поліпшити роботу кадрової служби. Інформаційна база в даному випадку представлена ​​у вигляді особистих справ усіх працівників компанії, в яких висвітлено їх трудова діяльність, документи та інші відомості.

Особиста справа заводиться при прийнятті співробітника на роботу і змінюється в міру його просування в компанії до розриву трудових відносин з роботодавцем.

У цій статті будуть розкриті особливості формування і правила ведення особових справ працівників, оформлення особових справ працівників та їх подальшого зберігання.

Що таке особиста справа співробітника і чи потрібно його заводити?

Особиста справа складається з обкладинки особової справи та документів співробітника, які містять вичерпні відомості про працівника і про його трудової діяльності (якщо мова йде про студента, то відомості про його навчання).

Для підприємців, на відміну від державних установ, ведення особистих справ співробітників не обов'язково, так як порядок кадрового обліку працівників приватних компаній встановлюється локальними нормативними актами, а не законодавчо. Тому кадрові працівники можуть заводити особисті справи не на всіх співробітників, а тільки на основну частину, в яку входять:

• керівники та їх заступники;
• провідні фахівці;
• матеріально відповідальні працівники (касири, комірники і т.д.);
• працівники з перспективою підвищення на посаді та ін.

Однак практика показує, що набагато зручніше вести облік всіх співробітників незалежно від їх посади, тому як особиста справа - це упорядкований джерело інформації про кожного працівника, доступний в будь-який час.

Формування особистих справ співробітників

Перш ніж пояснити, як вести особисті справи працівників, необхідно зупинитися на їх грамотному оформленні. Порядок формування особової справи працівника починається з прийняття співробітника на роботу і триває до його відходу з компанії і подальшого приміщення справи в архів. Кожне досьє розташовується в окремій папці або, в крайньому випадку, в окремому файлі.

При формуванні особової справи працівника слід пам'ятати про деякі нюанси:

• в особовій справі не повинні зберігатися документи тимчасового зберігання разом з документами для постійного зберігання;
• краще виключити з особової справи оригінали документів постійного зберігання, замінивши їх копіями;
• кожен документ повинен бути представлений в одному екземплярі;
• одна справа не повинна перевищувати по товщині 4 см;
• додатки до документів повинні знаходитися в одній папці з документами.

Варто зауважити, що Федеральним законом «Про персональні дані» заборонено включати і піддавати обробці такі дані про співробітника, як політичні і релігійні погляди, інформацію про приватне життя без його письмової згоди. При цьому вся особиста інформація може бути використана тільки з метою працевлаштування або просування працівника по службі, забезпечення його безпеки і збереження майна працівника.

Документи особової справи співробітника

Склад особової справи не регламентований законодавством, тому його перелік визначається інструкцією по кадровому діловодству компанії.

При влаштуванні на роботу до особової справи включаються копії документів і резюме, далі до них приєднується вся інша необхідна інформація.

Чи знаєте ви, як написати характеристику на працівника підприємства?

Для чого підприємцю потрібні коди статистики?

У список документів, які зазвичай знаходяться в особовій справі працівника, входять:

• заповнена анкета компанії;
• копії паспорта (розворот з особистими даними і пропискою);
• копія ІПН;
• копія СНІЛС;
• копія військового квитка (для чоловіків);
• диплом чи інші документи про освіту;
• фотографія (кольорова або чорно-біла);
• характеристика з попереднього місця роботи;
• заява працівника про прийом на роботу;
• копія наказу про прийом співробітника на роботу;
• копія трудового договору та посадової інструкції;
• опис документів в особовій справі;
• інші документи;
• копія заяви / наказу на звільнення співробітника.

Для того щоб пошук відомостей про працівника був зручніше, до особової справи вкладається опис особової справи співробітника з переліком всіх документів (номер документа, його найменування).

Розташовуватися документи повинні в хронологічному порядку: найпершими будуть документи, прийняті до обліку при наймі працівника, далі - документи, що з'являються в міру роботи співробітника (накази, заяви, довідки).

Вимоги до оформлення особової справи співробітника

Однакове оформлення всіх особистих справ і акуратне ведення журналу реєстрації особистих справ покликане виключити можливість втрати важливих документів.

Особиста справа має бути оформлено в певному виді:

• на титульному аркуші особової справи знаходиться вся основна інформація про працівника: ПІБ, дата закладу особової справи;
• якщо особисті справи знаходяться в загальнодоступному місці, необхідно розташовувати їх за алфавітом, щоб полегшити подальшу роботу;
• обов'язково потрібно стежити за кількістю сторінок в особовій справі: їх повинно бути не більше 250.

Ведення журналу реєстрації особистих справ працівників

Журнал реєстрації особистих справ необхідний для обліку особистих справ працівників компанії. Так як єдиної облікової форми для ведення журналу не існує, його можна виготовити самостійно (роздрукувати за шаблоном з інтернету) або купити в магазині. Вміст граф журналу також може змінюватися в залежності від компанії.

У журналі міститься інформація про особисті справи, які коли-небудь були заведені в компанії. У графи заносяться номери особистих справ, дата закладу, ПІБ працівника і інші необхідні дані. Закриття особової справи супроводжується позначкою в журналі у вигляді дата та причина закриття. Якщо в бланк особової справи працівника потрібно внести додаткову інформацію про співробітника, можна використовувати графу «Примітки».

Як розраховується лікарняний працівника?

що загрожує підприємцю за незаконну торгівлю?

Способи підрахунку середньооблікової чисельності співробітників фірми: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/raschet-srednespisochnoy-chislennosti-rabotnikov.html

Зберігання особистих справ співробітників

Зберігання особистих справ повинно бути організовано, в першу чергу, для збереження документів, що містять конфіденційну інформацію про співробітників і для зручності пошуку особистих справ. Тому для зберігання особистих справ слід виділити невелике приміщення (якщо в компанії багато співробітників) або окремий шафа, що замикається на замок.

Розташовувати папки з документами слід вертикально, назовні корінцями. Доступ до сховища особистих справ повинен бути обмежений співробітниками кадрової служби. Систематизувати особисті справи допомагає спеціальний журнал або реєстр наступними способами:

• за допомогою нумерації;
• в алфавітному порядку;
• по структурним підрозділам компанії.

Також, при великій кількості особистих справ їх можна зберігати в нарядах, за алфавітом. Особові справи співробітників будуть розсортовані по прізвищах в алфавітному порядку. На початку кожного наряду повинен бути опис містяться в ньому особистих справ.

Особові справи звільнених працівників зберігаються в архіві, але копії документів можна видати на руки працівникам в останній день їхнього перебування на робочому місці. Таким чином, компанія більше не буде відповідальна за збереження особистих даних співробітника і зменшить розмір архіву. Термін зберігання особистих справ працівників зазвичай не перевищує 75 років, для керівників він може бути збільшений.

Схожі статті

Допомогла стаття? Підписуйтесь в наші спільноти: ВКонтакте , Фейсбуці , Twitter , Одноклассниках або Google Plus .

Будемо дуже вдячні, якщо поставите "Лайк" нижче. Дякуємо!

Отримуйте оновлення прямо на вашу пошту: