- Для чого застосовують особисту картку
- Чи можна обійтися без особистої картки
- Чи припустимо ведення особової картки в електронній формі
- На підставі яких документів заповнюється особова картка
- Бланк і зразок особистої картки на 2019 рік
- Важливі нюанси оформлення особової картки
- Правила та зразок заповнення бланка Т-2
- Загальні відомості
- Розділ про військовий облік
- Прийом на роботу і переклади на іншу роботу
- атестація
- Підвищення кваліфікації
- професійна перепідготовка
- Заохочення і нагороди
- відпустка
- Соціальні пільги
- додаткові відомості
- Підстави припинення трудового договору
Кадровики, оформляючи нового співробітника, ведуть документацію, передбачену законодавством. Серед паперів, не завжди обов'язкових для ведення, але отримали широке практичне застосування, - особова картка співробітника за формою Т-2. Розглянемо інструкцію щодо заповнення картки. Також можна завантажити необхідний бланк і зразок форми Т-2.
Для чого застосовують особисту картку
Претендент пройшов співбесіду, його взяли на роботу, виданий наказ про прийняття, і тепер йому необхідно пройти процедуру працевлаштування. Для цього йому потрібно подати встановлений пакет документів, що містять безліч різнорідних відомостей.
Щоб систематизувати цю інформацію для подальшого обліку, дані заносять на спеціально розроблені картки. Таким чином, відомості про всіх працівників підприємства формують зручну для повного обліку картотеку.
Держкомстат Російської Федерації розробив і затвердив в постанові від 05 січня 2004 року № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» форму для заповнення особової картки, названу Т-2.
На такому бланку зручно відображати всі значущі відомості про співробітника. Якщо підприємство вважає за потрібне, воно може на її основі розробити свій регістр обліку даних про персонал.
Увага! Особиста картка співробітника застосовується для працівників, які займають будь-які посади, як штатних, так і працюють за сумісництвом. Особисті картки зручно розташовувати в алфавітному порядку або розподіляти по структурним підрозділам.
Чи можна обійтися без особистої картки
Вищезгадана Постанова в п.2 регламентує обов'язкове ведення особової картки на кожного найманого працівника у всіх організаціях. Так що на підприємствах не можна вести особиста справа співробітника, не оформлюючи особисті картки.
Що стосується індивідуальних підприємців, для них ведення обліку на особових картках не обов'язково, але вони мають право також користуватися формою Т-2.
Чи припустимо ведення особової картки в електронній формі
Більшість документообігу сьогодні перекладається з паперової форми в електронну, це знижує ймовірність помилок, розвантажує відповідальних за це працівників і зменшує кількість помилок. Але не всі документи можуть перейти з паперових носіїв виключно в цифрову форму.
Особиста картка, крім внесення до неї певних даних, що допускають існування в оцифрованному вигляді, передбачає обов'язкову візу працівника в разі внесення змін до трудової книжки або видання наказів щодо:
- преміювання;
- дисциплінарного стягнення;
- виходу у відпустку;
- внутрішнього перекладу;
- звільнення.
Будь-яка нова запис у трудовій або виданий щодо співробітника наказ повинні відображатися в особистій картці. Співробітника необхідно ознайомити з внесеними змінами, що і підтверджується його розписом.
Вона повинна перебувати:
- на 2 сторінці форми Т-2 - свідчення правильності записаних відомостей;
- на 3 сторінці - підтвердження прийому на роботу і перекладів (якщо вони були);
- на 4 сторінці - фіксація інформації про звільнення.
Увага! Вести особові картки виключно за допомогою комп'ютера не можна. Однак, для зручності користування можна дублювати певний масив даних з форми Т-2, що не вимагають особистого візування.
На підставі яких документів заповнюється особова картка
Вихідними для заповнення даного регістра є документи з пакета, що подається при працевлаштуванні. Деякі папери з потрібними для Т-2 відомостями можуть оформлятися безпосередньо в організації.
Заповнює особисту картку будуть потрібні такі документи співробітника:
- трудовий договір - головний документ, який відображається в картці; він же є підставою для оформ
- посвідчення особи працівника (паспорт);
- СНІЛС;
- ІПН - не обов'язковий до пред'явлення при прийомі на роботу (якщо працевлаштування перше, то ІПН оформить роботодавець);
- свідоцтво про здобуту освіту (диплом, атестат);
- військовий квиток;
- анкета, що містить дані про сімейний стан, якщо співробітник заповнював її при оформленні (при відсутності анкети - копії свідоцтва про шлюб, про народження дітей і т.п.);
- трудова книжка при влаштуванні на основне місце роботи;
- довідка про стаж з основного місця роботи - при працевлаштуванні за сумісництвом.
До відома! Якщо знадобиться додаткова інформація, вона може бути внесена до особової картки зі слів співробітника.
Бланк і зразок особистої картки на 2019 рік
Особова картка працівника (форма Т-2): зразок заповнення 2019 року
Обов'язок по закладу, внесення записів та зберігання особистих карток покладається на спеціально уповноваженого відповідального працівника кадрового або юридичного відділу.
Бланки Т-2 в організаціях є документами суворої звітності і підлягають збереженню протягом 75 років. При зберіганні їх відділяють від особистих справ.
Бланк містить 11 розділів, розташованих на 4 сторінках. Дві перші сторінки повинні заповнюватися безпосередньо при працевлаштуванні. Решта листи підлягають заповненню в процесі роботи.
Важливі нюанси оформлення особової картки
Щоб не допустити помилок в оформленні та веденні особової картки, слід дотримуватися наступних правил, затверджених відповідними нормативними актами.
- Заповнювати форму можна від руки (синьою або чорною пастою) або друкувати за допомогою комп'ютера.
- 2 розділ особистої картки повинен бути заповнений виключно від руки.
- Помарки, виправлення і нерозбірливий почерк не допускаються.
- Звірку військових комісаріатів з документами військового обліку відзначають простим олівцем.
- Картку зручніше вести на картоні, а не на простому папері, щоб уникнути швидкого зношування.
Правила та зразок заповнення бланка Т-2
Перш ніж перейти до внесення інформації в основні розділи, необхідно заповнити шапку бланка. У неї треба вписати повну назву організації та її код ОКПО .
Потім заповнюється табличка:
- дата закладу особової картки (пишеться цифрами у форматі «день - місяць - рік»);
- табельний номер працівника (не більше 6 символів) - присвоюється кожному новому співробітнику і не змінюється при внутрішніх переміщеннях;
- номер ІПН;
- номер СНІЛС;
- в графі «Алфавіт» потрібно проставити початкову літеру прізвища працівника (це потрібно для більш зручного розміщення в загальній картотеці);
- постійний або тимчасовий характер роботи;
- основна робота або за сумісництвом;
- пол працівника (буквою «М» або «Ж»).
Загальні відомості
Перший розділ починається з номера і дати укладення трудового договору - ці цифри проставляються в призначених для них віконцях в правому верхньому куті документа.
Графа 1. П. І. Б. працівника пишеться без скорочень, як в паспорті.
Графа 2. Дата народження записується словами, а збоку наводиться цифрами.
Графа 3. Місце народження вказується, як в паспорті, у віконці наводиться код за довідником ОКАТО. Запис не повинна бути довше 100 знаків. Слова «район», «область», «селище», «станція» можна скорочувати, «село» і «станиця» скороченню не підлягають.
Графа 4. Громадянство (не скорочувати) і код по ОКИН:
- для громадян РФ - 1;
- подвійне - 2;
- іншої країни - 3;
- без громадянства - 4.
Графа 5. Інформація про рівень володіння іноземною мовою: потрібно позначити мову словами і цифрою коду і достатність його освоєння за прийнятою ієрархії:
- «Читаю і перекладаю зі словником» - цифра 1 в віконці коду;
- «Читаю і можу порозумітися» - код 2;
- «Вільно володію» - цифра 3.
Графа 6. Щоб залишити відомості про здобуту освіту, треба записати всі закінчені навчальні заклади, вказати отриману кваліфікацію з кодом по ОКСО і реквізити отриманих дипломів.
бухпроффі
Важливо! Якщо навчання в навчальному закладі не було закінчено, то пишеться останнє повне отримана освіта. Якщо навчання триває на момент роботи (наприклад, заочно у вузі), потрібно вказати курс навчання або кількість прослуханих курсів.
Графа 7. Сюди заноситься назва професії, на яку працевлаштовується працівник в даній організації (формулювання за штатним розкладом), і її код за ОКПДТР. Можна вказати додаткову професію, якщо вона може виявитися важливою.
Графа 8. Стаж (за даними трудової книжки) вказується на дату працевлаштування з точністю до дня з розбивкою на загальний і безперервний.
Графи 9-10. Сімейний стан і близькі родичі працівника (чоловік, батьки та / або діти, рідні брати і сестри), код за ОКИН:
- не був одружений (не виходила заміж) - код 1;
- в шлюбі - цифра коду 2;
- в цивільному шлюбі - цифра 3;
- вдова або вдівець - 4;
- в розлученні - 5.
Графа 11. Паспортні дані виписуються з документа.
Графа 12. Прописка і фактичне місце проживання формулюються за тими ж правилами, що і графа 3. Потрібен також контактний номер телефону самого співробітника і його найближчих родичів.
Розділ про військовий облік
Заповнення цього розділу актуально тільки для військовозобов'язаних, в основному співробітників чоловічої статі.
Інформація вноситься на підставі військового квитка або документа, що був виданий замість втраченого. Можлива наявність посвідчення військовослужбовця запасу або підлягає призову.
Увага! Після заповнення обох розділів кадровик і працівник повинні перевірити ще раз внесені відомості і засвідчити їх своїми підписами.
Прийом на роботу і переклади на іншу роботу
Наведена таблиця повинна бути заповнена у всіх графах, слова слід писати без скорочень:
- дата працевлаштування або переведення в звичайному форматі;
- структурний підрозділ, де буде працювати працівник;
- посаду (за штатним розкладом);
- оклад і надбавка (цифрами, в рублях);
- номер і дата наказу про прийняття на роботу (переведення);
- особиста віза працівника (розпис).
атестація
Також повинні бути заповнені всі пункти таблиці, потрібно вказати:
- дату, коли проходила атестація;
- її результат;
- номер і дата відповідного протоколу;
- № рішення атестаційної комісії.
Підвищення кваліфікації
Якщо співробітник в процесі роботи проходив спецнавчання, це потрібно відобразити в даному розділі, вказавши:
- період (з ... - по ...);
- вид пройденого навчання (курси, тренінг і т.п.);
- навчальний заклад, де проходило навчання;
- дані про отриманий підтверджуючому документі;
- інформація про наказ, яким співробітника направили підвищувати кваліфікацію.
професійна перепідготовка
Іноді роботодавці переучують за свій рахунок потрібного їм співробітника, даючи йому додаткову кваліфікацію.
У табличній формі вносяться відомості:
- про період перепідготовки (дати);
- про професії, отриманої співробітником;
- номер і дата видачі документа про проходження;
- номер наказу про направлення на перепідготовку.
Заохочення і нагороди
Перерахувати, як відзначали працівника на різних рівнях (місцевому, міністерств і відомств, державному): зазначити вид нагороди (грамота, цінний подарунок, грошова премія та ін.) І вказати номер відповідного наказу.
відпустка
Інформація вноситься на підставі наказів на відпустку по підприємству щодо всіх його видів:
- Щорічної оплачуваної відпустки.
- Додаткової відпустки.
- По догляду за дитиною.
- У зв'язку з вагітністю та пологами.
- Учнівському відпустці.
- А також відпустки, наданої працівникові і за свій рахунок.
- І.Д.
бухпроффі
Важливо! Спочатку вноситься дата виходу у відпустку, а дата його закінчення дописується тільки після повернення співробітника на роботу. Не можна вписувати плановану дату виходу, оскільки не виключено, що співробітник буде відкликаний з відпустки або ж відпочинок може бути продовжений.
Соціальні пільги
Перераховуються одержувані співробітником пільги і їх підстави з посиланням на підтверджуючий документ і нормативні акти.
додаткові відомості
Сюди вписуються відомості, не вказані раніше, але які можуть мати значення для роботодавця, наприклад, вміння і право водити автомобіль, інформація про проходження заочного навчання, наявність інвалідності та ін.
Підстави припинення трудового договору
Даний розділ оформляється при остаточному прощанні зі співробітником. Відомості вносяться в тій же формулюванні, як вони записуються в трудову книжку і наказ про звільнення співробітника складеного за формою Т-8.
Що вноситься в даний розділ картки:
- причина звільнення працівника;
- номер і дата наказу про звільнення;
- дата звільнення працівника з компанії.
Після заповнення цього розділу знову необхідна звірка кадровиком і самим звільняються, підтверджена їх підписами.
Увага! Закрита особиста картка співробітника підписується працівником, який звільняється з повною розшифровкою залишеної посади, так само розписується і заповнює картку особа.