- Поняття посадової інструкції діловода
- Порядок впровадження посадової інструкції діловода
- Опис обов'язків діловода
- Затвердження посадової інструкції діловода
- Ознайомлення працівника з обов'язками діловода
- Відповідальність за відсутність посадової інструкції діловода
- Зразок опису посадових обов'язків діловода
- Титульний аркуш посадової інструкції діловода
- Глава загальні положення посадових обов'язків діловода
- Глава посадові обов'язок діловода
- Права діловода в посадовій інструкції
- Відповідальність діловода в посадовій інструкції
Будь-яка поважаюча себе велика компанія повинна мати в штаті діловода. Такий співробітник повинен займатися організацією чіткого документообігу, як всередині компанії, так і при взаємодії зі сторонніми компаніями. Тому вкрай необхідно мати чітку посадову інструкцію діловода. Його обов'язки можуть відрізнятися від компанії до компанії в залежності від їх розмірів і структури. У величезних корпораціях і держ. установах найчастіше вводиться не просто посадова одиниця, а цілий відділ канцелярії.
Поняття посадової інструкції діловода
під посадовою інструкцією діловода розуміється локально-нормативний документ компанії описує обов'язки співробітника, грунтуючись на сфері діяльності і специфіку компанії, її розмірах. Такий документ розробляється всередині компанії і повинна відповідати фактично виконуваних трудових функцій.
Подібний документ важливий не тільки для роботодавця, але і для самого співробітника. Завжди важливо знати за що конкретно відповідає працівник і за що з нього можна потім спитати. Також і для працівника важливо розуміти що є його обов'язком, а що нав'язується йому додатково.
Слід розуміти, що інструкція діловода повинна розроблятися не під конкретного співробітника, а під конкретну посаду. Якщо у Вас в штаті кілька подібних штатних одиниць, то посадова інструкція для них буде одна.
Якщо перед Вами стоїть завдання розмежувати обов'язки двох співробітників, то для цього необхідно ввести 2 посади. Наприклад, до посади співробітника, що виконує більш складні завдання додати слово "провідний". Цей метод дозволить і встановити різну оплату праці в разі потреби.
Читайте також:
Порядок впровадження посадової інструкції діловода
Необхідність в посадовій інструкції виникає вже в момент введення відповідної позиції в штатному розкладі.
Процедура прийняття складається з декількох етапів:
- написання;
- твердження;
- ознайомлення працівників.
Опис обов'язків діловода
Чистий аркуш паперу завжди обтяжує. Тому і почати написання різних положень і договорів буває досить складним. Розробкою такого положення, як правило, займаються кадровики в купе з юристами.
На сьогоднішній день в мережі інтернет представлена величезна безліч варіантів опису обов'язків діловода. Для застосування у Вас на підприємстві не досить буде просто запозичувати текст. Він повинен бути ретельно перероблений з урахуванням специфіки Вашої компанії. Тільки в такому вигляді можливо його застосування.
У разі формальної відписки для перевіряючих органів втрачається весь сенс розробляється документа. При виникненні трудових суперечок подібне опис обов'язків діловода не допоможе розставити всі крапки над "і".
Ще одним способом буде вдатися до професійного стандарту. Він був затверджений Наказом Мінпраці та соцзахисту РФ № 276Н від 06.05.2015 р і називається "Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організації". Він враховує всі актуальні вимоги російського законодавства в області діловодства. У ньому містяться не тільки посадові обов'язки, а й вимоги, що пред'являються до кандидата на займану посаду.
Читайте також:
Затвердження посадової інструкції діловода
Для введення посадових обов'язків в дію необхідно їх утвердіть.Утвержденіе можливо двома способами:
- Випуск наказу про затвердження посадової інструкції ;
- Проставлення грифа "ЗАТВЕРДЖУЮ" на титульному аркуші документа.
Перший метод більш трудомісткий і доцільний при затвердженні відразу декількох положень або інших локально нормативних актів. Наказ видається у вільній формі на бланку компанії і підписується керівником. При цьому на титульному аркуші інструкції проставляється відмітка: "Затверджено наказом №__ від ....".
Другий метод є більш простим. Гриф "ЗАТВЕРДЖУЮ" проставляється безпосередньо на документі, там же ставиться підпис керівника та печатку організації.
Документу повинен бути привласнений порядковий номер і внесено відповідний запис до журналу реєстрації. Документ вступає в силу з моменту його підписання і зберігається у відділі кадрів.
Внесення змін до документа проводиться або прийняттям повністю нової посадової інструкції діловода або шляхом внесення змін до чинної редакції. Внесені зміни затверджуються тим же методом, що і основний документ.
Читайте також:
Ознайомлення працівника з обов'язками діловода
Частина 3 статті 68 ТК РФ зобов'язує роботодавця знайомити нового співробітника до положень, що стосуються його роботи і виконуваних ним функцій (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці, колективний договір і т.д.) в тому числі і з посадовою інструкцією. Це необхідно зробити ще до підписання трудової угоди між майбутнім співробітником і роботодавцем.
Після роз'яснення працівникові питань, що цікавлять він проставляє свій підпис на знак того, що положення їм прочитані і з їх змістом він ознайомлений. Для цих цілей в кінці документа прикладається лист ознайомлення з інструкцією , Де працівник вказує ПІБ, дату і ставить підпис.
У деяких компаніях заводять окремі журнали, призначені для проставлення відмітки про ознайомлення з ЛНА компанії. Такі журнали досить зручні в застосуванні, так як в одному місці ми можемо бачити з якими положеннями ознайомлений співробітник, з якими немає. Складаються вони, як правило, у формі таблиці.
Крім первинного знайомства з положеннями персонал необхідно ознайомлювати і з усіма вводяться в них змінами, а також з введеними новими положеннями.
Читайте також:
Відповідальність за відсутність посадової інструкції діловода
На сьогоднішній день трудове законодавство не містить прямої вказівки для роботодавця мати документ описує обов'язки діловода . Таким чином можна зробити висновок, що посадові інструкції є не обов'язковими крім деяких категорій працівників (муніципальні службовці, ряд держслужбовців, для працівників митниці, вищих навчальних закладів, приватних охоронців).
Тому і притягнути до відповідальності роботодавця за їх відсутність не можна.
Однак цей факт не заважає державним інспекторам праці настійно вимагати такий документ при перевірках. Для Вашого спокою все-таки рекомендуємо розробити такі інструкції для всього персоналу. До того ж вони значно полегшать Вам життя при виникненні трудових суперечок.
Належним чином оформлена і докладна посадова інструкція допоможе компанії в питанні підвищення продуктивності праці, адже співробітники більше не будуть дублювати функції один одного, а будуть виконувати тільки чітко визначене коло робіт.
Читайте також:
Зразок опису посадових обов'язків діловода
структура всіх посадових інструкцій типова і складається в основному з титульного листа та 4 розділів. Титульний лист оформляється відповідно до норм діловодства. Вказується назва компанії, назва документа, а також місце його складання і дату. У верхньому правому куті проставляється гриф "ЗАТВЕРДЖУЮ".
- У розділі Загальні положення наводиться опис необхідної кваліфікації працівника, послідовність дій при працевлаштуванні і звільнення. А також вимоги пред'являються до рівня освіти і положення співробітника в компанії (робітник, службовець, фахівець), а також встановлюється рівень підпорядкованості.
- Посадові обов'язки. Даний розділ є найбільш ємним і в ньому повинні максимально повно описати всі обов'язки діловода.
- Права. Якими правами працівник має в процесі його праці, з ким може контактувати і які документи запитувати.
- Відповідальність. Встановлюється відповідно до трудового законодавства, покладання відповідальності понад встановлену є порушенням і не підлягає до застосування.
Читайте також:
Титульний аркуш посадової інструкції діловода
Найменування організації
СТВЕРДЖУЮ
Керівник організації
_____________ І.П. Прізвище
(особистий підпис) .
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
_________ № ____
діловода
Місце складання ___ ___________ 200__ р
Глава загальні положення посадових обов'язків діловода
I. Загальні положення
1. Діловод відноситься до категорії технічних виконавців.
2. На посаду діловода призначається особа, яка має професійно-технічну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню (повну) загальну освіту і спеціальну підготовку за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.
3. Призначення на посаду діловода і звільнення з неї здійснюється наказом керівника організації за поданням __________ (завідувача канцелярією (відділу документаційного забезпечення), іншої посадової особи).
4. Діловод повинен знати:
4.1. Нормативні правові акти , Положення, інструкції, інші керівні матеріали і документи по веденню діловодства в організації.
4.2. Основні положення Єдиної державної системи діловодства.
4.3. Структуру організації та її підрозділів.
4.4. Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
4.5. Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.
4.7. Основи організації праці.
4.8. Правила експлуатації обчислювальної техніки
4.9. Законодавство про працю.
4.10. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
4.11. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
5. Діловод в своїй діяльності керується:
5.1. Положенням про ____ (канцелярії; відділі документаційного забезпечення; іншому структурному підрозділі).
5.2. Інструкцією з діловодства та роботи архіву в організації.
5.3. справжньою посадовою інструкцією .
6. Діловод підпорядковується безпосередньо ______________________
7. На час відсутності діловода його обов'язки виконує особа, призначена наказом керівника організації. Дана особа набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
Глава посадові обов'язок діловода
II. Посадові обов'язки
діловод:
1. Приймає і реєструє кореспонденцію, направляє її в структурні підрозділи.
2. Відповідно до резолюції керівника організації передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.
3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки по зареєстрованих документах.
4. Відправляє виконану документацію по адресатам.
5. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.
6. Веде роботу по створенню довідкового апарату за документами, забезпечує зручний і швидкий їх пошук.
7. Готує і здає в архів організації документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає описи справ, переданих на зберігання в архів.
8. Приймає документи на підпис _________ (завідувача канцелярією (начальника відділу документаційного забезпечення), іншої посадової особи) перевіряє правильність їх складання та оформлення.
9. Забезпечує збереження проходить службової документації.
10. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
Права діловода в посадовій інструкції
III. права
Діловод має право:
1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
3. В межах своєї компетенції повідомляти __________ (завідувачу канцелярією (начальнику відділу документаційного забезпечення), іншою службовою особою) про всі недоліки, виявлені в процесі виконання своїх посадових прав обов'язків недоліки в діяльності організації (її структурних підрозділах) і вносити пропозиції по їх усуненню.
4. Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.
Відповідальність діловода в посадовій інструкції
IV. відповідальність
діловод несе відповідальність:
1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.
3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.
Посада укладача _______________ І.О. Прізвище
(особистий підпис)
Найменування посади особи, з яким узгоджується документ
______________ І.О. Прізвище
(особистий підпис)
___ ______________ 200 __ р
З посадовою інструкцією ознайомлений, копію отримав:
Посада ________________ И.О.Фамилия
(особистий підпис)
___ __________ 200 __ р
У справу № ___
______________ ___ ____________ 200 __ р
(особистий підпис)