Мало хто початківці секретарі знають про те, в чому полягає відмінність між посадою секретаря і секретаря керівника. Насправді коло посадових обов'язків у секретаря керівника значно ширше. Тому, якщо ви вирішили стати секретарем керівника або вже є таким, давайте розберемося, що входить у ваші посадові обов'язки.
З даного матеріалу ви дізнаєтеся:
- посадові обов'язки секретаря керівника;
- секретар або особистий помічник?
- функції секретаря керівника.
Незважаючи на те, що секретар керівника повинен мати теж професійну освіту, що і звичайний секретар, як правило, заробітна плата у цих двох співробітників значно відрізняється. Це пояснюється не тільки різницею в досвіді, а й посадовими обов'язками. Їх ми і розглянемо докладніше.
Посадові обов'язки секретаря керівника
Секретаря керівника, в першу чергу, відрізняє підпорядкування безпосередньо одному начальнику. Більш того, основна частина робочої діяльності секретаря керівника спрямована на регулювання і адмініструванні 
робочого часу начальника. Саме посадові обов'язки секретаря керівника включають такі поняття, як адміністративна та інформаційна підтримка керівника. Простіше кажучи, секретар повинен бути не тільки в курсі всіх подій, але і займатися їх організацією та плануванням з урахуванням робочого розпорядку керівника.
Також в посадові обов'язки секретаря керівника входить безпосереднє спілкування з партнерами, призначення зустрічей, нарад і переговорів. Це має на увазі не тільки високий рівень знання ділового етикету, а й знання іноземної мови. Крім цього, великим плюсом стане і знання особливостей національного ділового етикету.
Секретар керівника повинен мати презентабельний зовнішній вигляд. Це зовсім не означає, на роботу слід одягатися як на свято, навпаки, такий зовнішній вигляд буде свідчити про відсутності смаку. Безпрограшним варіантом в даному випадку стане класичний костюм з ідеальною посадкою, туфлі на середньому підборі і гладко зачесане волосся. Надлишок косметики і прикрас також негативно позначається на позитивному враженні, тому не варто зловживати.
Секретар або особистий помічник?
Посада секретаря керівника останнім часом стала лише частково нагадувати звичайні будні секретаря, а все більше схожа на роботу особистого помічника. Однак якщо придивитися, то різниця не така очевидна. Навіть новий професійний стандарт секретаря керівника включає такі обов'язки, як уміння планувати робочий день начальника, розставляти пріоритети при здійсненні планування, призначати ділові зустрічі, переговори, організовувати відрядження і так далі. Виходячи з цього, стає зрозуміло, що секретар керівника повинен практично щохвилини знати про те, де знаходиться його начальник і чим займається.
Слід зазначити, що багато керівників навмисно доручають своєму секретарю особисті справи, які не мають відношення до роботи. До них можуть ставитися як планування відпустки і оформлення документів, так і поїздки в хімчистку і так далі. Якщо вас бентежать подібного роду прохання, то рекомендуємо відразу уточнити або перевірити їх наявність в трудовому договорі або посадовій інструкції.
Функції секретаря керівника
У функції секретаря керівника входить необхідність складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів. Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), ведення та оформлення протоколів засідань і нарад.
Також секретар здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль. Веде контрольно-реєстраційну картотеку.
Повинен знати: постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів; організацію діловодства; методи оформлення та обробки документів; архівна справа; машинопис; правила користування приймально-переговорними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; основи етики та естетики; правила ділового спілкування; основи організації праці та управління; правила експлуатації обчислювальної техніки; основи адміністративного права і законодавства про працю; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці.
Рекомендуємо матеріали по темі:
- Як секретарю створити свою базу контактів
- Яке плаття для роботи вибрати секретарю?
- Візова підтримка для секретаря (Ділова англійська мова для секретаря)