Літній час року - це пора відпусток і «гаряча пора» у працівників кадрової служби. Незважаючи на те що графіки відпусток затверджені ще в кінці минулого року, часто при повідомленні працівників про час початку відпустки відбувається коригування або перенесення цієї відпустки з тих чи інших причин. Відділ кадрів повинен правильно оформити кадрові документи по наданню щорічної оплачуваної відпустки персоналу.
ВСЕ ПРАЦІВНИКИ МАЮТЬ ПРАВО НА ВІДПУСТКУ
Гарантоване Конституцією України право кожного працюючого за трудовим договором на щорічну оплачувану відпустку конкретизується главою 19 ТК РФ:
• за час відпустки за працівником зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток (ст. 114 ТК РФ);
• працівникам надаються щорічні оплачувані відпустки (ст. 115 ТК РФ);
• працівникам надаються щорічні додаткові оплачувані відпустки (ст. 116 ТК РФ);
• всі відпустки обчислюються в календарних днях (ст. 120 ТК РФ);
• обчислення стажу роботи, що дає право на щорічні оплачувані відпустки, регулюється Трудовим кодексом РФ (ст. 121 ТК РФ);
• порядок надання щорічних відпусток закріплений в ст. 122 ТК РФ;
• черговість надання щорічних відпусток визначається на підставі графіка відпусток (ст. 123 ТК РФ);
• про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений під розпис не пізніше ніж за два тижні до його початку (ст. 123 ТК РФ);
• в певних випадках щорічна оплачувана відпустка повинна бути продовжений або перенесений на інший термін, який визначається роботодавцем з урахуванням побажань працівника (ст. 124 ТК РФ);
• за угодою між працівником і роботодавцем щорічну оплачувану відпустку може бути поділено на частини (ст. 125 ТК РФ);
• частина щорічної оплачуваної відпустки, що перевищує 28 календарних днів, може бути замінена грошовою компенсацією (ст. 126 ТК РФ);
• при звільненні працівнику виплачується грошова компенсація за всі невикористані відпустки (ст. 127 ТК РФ).
Порядок обчислення середнього заробітку для відпустки встановлено ст. 139 ТК РФ і Положенням про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати [1] .
Оплата часу відпустки провадиться не пізніше ніж за три дні до його початку (ст. 136 ТК РФ). Терміни для оплати відпустки обчислюються в календарних днях.
ГРАФІК ОТПУСКОВ НЕОБХІДНИЙ
Витяг з Трудового кодексу РФ
Стаття 123. Черговість надання щорічних оплачуваних відпусток
Черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, що затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року в порядку, встановленому статтею 372 цього Кодексу для прийняття локальних нормативних актів.
Графік відпусток обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника.
Про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений під розпис не пізніше ніж за два тижні до його початку.
У ТОВ «Селена» графік відпусток складений і затверджений в грудні 2017 року (приклад 1). Персонал організації ознайомлений з графіком під розпис. Відповідно до цього графіка відпустки у працівників починаються з 15 і 16 липня 2018 р
Відсутність графіка відпусток - це істотне порушення, оскільки порушення законодавства про працю є порушенням встановлених державних гарантій трудових прав і свобод громадян, сприятливих умов праці, прав та інтересів працівників [2] .
Згідно ч. 1 ст. 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення (КоАП РФ) відсутність графіка відпусток, тобто порушення трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, якщо інше не передбачено ч. 3, 4 і 6 ст. 5.27 КоАП РФ і ст. 5.27.1 КоАП РФ, тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу:
• на посадових осіб в розмірі від 1000 до 5000 руб .;
• на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, - від 1000 до 5000 руб .;
• на юридичних осіб - від 30 000 до 50 000 руб.
Працівники кадрової служби на підставі затвердженого графіка відпусток повинні сповістити працівника під розпис про час початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до його початку.
Яким чином сповіщати працівників, Трудовий кодекс РФ не роз'яснює. У ч. 3 ст. 123 ТК РФ є вказівка на те, що працівник повинен бути повідомлений під розпис, а значить це повинен бути письмовий документ. Роструд вважає, що форми і способи виконання вимоги ст. 123 ТК РФ роботодавець визначає самостійно.
Витяг з листа Роструда від 30.07.2014 № 1693-6-1
З питання сповіщення співробітників про початок відпустки повідомляємо, що частина 3 статті 123 ТК РФ вимагає від роботодавця сповіщення кожного працівника під розпис про час початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до його початку.
На нашу думку, форми і способи виконання даної вимоги роботодавець визначає самостійно, це можуть бути окремі повідомлення працівникам, ознайомчі листи і відомості і т. П. Також вважаємо допустимим внести зміни до форми № Т-7, доповнивши її графами 11, 12. В однією з них працівник зможе розписатися в тому, що дата початку відпустки йому відома, а в іншій - вказати дату повідомлення про початок відпустки.
Відділ кадрів ТОВ «Селена», крім ознайомлення працівників з графіком, готує для них ще й письмові повідомлення.
Якщо працівник іде у відпустку за графіком, жодних заяв на надання відпустки не потрібно. Заява потрібно лише в тому випадку, якщо працівник хоче відправитися у відпустку в незаплановане час або розбити відпустку на частини. Своє побажання працівник може висловити безпосередньо на яке повідомлення або окремою заявою.
[1] Затверджено Постановою Уряду РФ від 24.12.2007 № 922 «Про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати» (в ред. Від 10.12.2016).
[2] Рішення Жовтневого районного суду м Кірова від 26.09.2014 по справі № 12-544 / 2014.
Е. Н. Малькова,
начальник відділу кадрів ТОВ «ЗВД»