- У цій статті ми продовжуємо розмову про те, як грамотно оформити прийом працівника на роботу. Розглянемо...
- Заповнення та кодування даних в особовій картці
- Реєструвати чи ні Т-2?
У цій статті ми продовжуємо розмову про те, як грамотно оформити прийом працівника на роботу. Розглянемо наступний етап: як заповнювати особову картку працівника, чи потрібно дотримуватися уніфікованої форми, чи реєструвати їх, як заповнювати поля кодування, яку роль виконують підписи в особовій картці. 
Форма № Т-2 або вільна форма?
Особова картка працівника має уніфіковану форму № Т-2, затверджену Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 №1. Ми вже говорили, що з 2013 року недержавні організації мають право використовувати самостійно розроблені форми облікових документів (Лист Роструда від 14.02.2013 N ПГ / 1487-6-1). При цьому первинний обліковий документ повинен містити всі обов'язкові реквізити, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ.
Але існують інші нормативно-правові документи, що регламентують зміст особової картки працівника:
- п. 27 Положення про військовий облік (затв. Постановою Уряду РФ від 27.11.2006 N 719) регламентує заповнення відомостей про військовий обов'язок;
- п. 12 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців (затверджені Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225) встановлюють необхідність фіксувати в особовій картці відомості про роботу.
Але ж ці реквізити не входять до переліку, наведеного в ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ.
Тому, якщо Ви будете розробляти форму особової картки самостійно, візьміть за основу УФ Т-2, додавши (видаливши) деякі відомості і збільшивши потрібні розділи. До речі, має сенс збільшити розділ «Відпустка». Адже в цьому розділі ми повинні фіксувати не тільки щорічні оплачувані відпустки (які, до того ж, можуть бути розділені на частини), а й навчальні, додаткові, а також відпустки без збереження заробітної плати та по догляду за дитиною.
І пам'ятайте, що розроблені форми документів або застосовуються УФ потрібно затвердити наказом керівника або передбачити в обліковій політиці.
Заповнення та кодування даних в особовій картці
Особисті картки заповнюються на всіх працівників, з якими укладено трудовий договір. Тобто, і на сумісників теж! Особова картка заповнюється особою, в обов'язки якого входить оформлення прийому на роботу. При заповненні особистої картки інформація вноситься в усі її частини, включаючи зони кодування. Коди проставляються відповідно до загальноросійськими класифікаторами:
- підприємств і організацій (ЄДРПОУ),
- об'єктів адміністративно-територіального поділу (Окатий),
- інформації про населення (ОКИН),
- спеціальностей за освітою (оксо),
- професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР).
Витяг з Загальноросійських класифікаторів скачайте для себе тут .
Інформація до особової картки вноситься на підставі справжніх документів, пред'явлених працівником при укладенні трудового договору. На підставі паспорта громадянина РФ, документа про освіту, інших документів заповнюється розділ «Загальні відомості». На підставі військового квитка або посвідчення призовника заповнюється розділ «Відомості про військовий облік».
Окремі відомості можуть бути внесені в картку зі слів працівника, а також з автобіографії або особистого листка по обліку кадрів, якщо роботодавцем передбачено ведення особистих справ. Наприклад, зі слів працівника може заповнюватися інформація про стан в шлюбі і склад сім'ї, про фактичне місце проживання, номер телефону.
Роль підписів в особовій картці
Друга сторінка форми № Т-2 закривається підписом особи, відповідальної за прийом. Цим підписом кадровик підтверджує, що всі відомості внесені їм на підставі справжніх документів відповідно до норм закону.
Після підпису відповідального за прийом на другій сторінці форми № Т-2 працівник теж розписується і ставить дату. Цей підпис підтверджує, що всі записані на 1-2 сторінках картки відомості про нього вірні, помилок немає. Особливо це важливо для підтвердження відомостей, які записані зі слів працівника: сімейний стан, фактична адреса проживання, телефон. Ці відомості можуть стати в нагоді при направленні повідомлень працівникові поштою, при розшуку працівника по телефону і адресу проживання і т.п.
При оформленні прийому на роботу вноситься запис і в розділ «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу» особової картки. Працівник повинен розписатися і в цьому розділі в графі «Особистий підпис власника трудової книжки». Цей підпис ознайомча. Ми знайомимо працівника із записами, які будуть зроблені в його трудовій книжці.
Реєструвати чи ні Т-2?
Чи потрібен цей крок? На жаль, єдиної думки серед кадровиків та юристів з цього питання немає. Існує дві протилежні думки.
Моя думка - «реєструвати потрібно». Засноване на положеннях ГОСТу Р 51141-98. «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »(введений 01.01.1999 Держстандартом Росії).
«Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання». Іншими словами, реєстрація - це підтвердження факту створення або отримання документа в певний час (день) шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням номера та записом основних даних про документі.
Реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений і як би ще не існує. Наприклад, наказ. Якщо отриманий документ не зареєстрований, організація за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджений.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та ін.), Як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації; надходять з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб.
Особиста картка якраз відноситься до таких обліково-довідкових документів, тому її реєструвати необхідно.
Моя думка - «реєструвати немає необхідності». Засноване, як не дивно, на положеннях того ж ГОСТу Р 51141-98.
Особова картка працівника не є підставою для будь-яких господарських операцій, юридичних дій, видання розпорядчих документів. Тому надавати особовій картці юридичну силу немає необхідності.
Так, це довідковий документ, який створюється в організації, але не переслідує розпорядчі, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові цілі. Термін оформлення цього документа не встановлено жорстко в ТК РФ, тому немає необхідності в будь-якої ситуації доводити, що особова картка була створена в той чи інший день (годину).
Крім того, в уніфікованій формі Т-2, розробленої Держкомстатом РФ, навіть не передбачений реквізит «Реєстраційний номер», а є тільки «Дата складання», яка навіть не має збігатися з датою прийому на роботу. Тому реєструвати особисті картки працівника не обов'язково.
Якщо Ви ведете Книгу (журнал) обліку особистих карток, пам'ятайте, що термін зберігання цієї реєстраційної форми -75 років. Книга не має встановленої форми і розробляється кожним роботодавцем самостійно.
Особисті картки працівників зберігаються окремим масивом. Як правило, для зберігання особистих карток використовують окремі коробки (шафи, стелажі), в яких картки розташовуються за алфавітом для систематизації і полегшення пошуку.
Якщо раніше особисті картки стояли у відкритому доступі на столі кадровика, то тепер, з метою дотримання Закону «Про персональні дані», їх потрібно зберігати в недоступному для третіх осіб місці. Наприклад, ховати кожен раз в закривається шафа (сейф).
5
Форма № Т-2 або вільна форма?Реєструвати чи ні Т-2?
Чи потрібен цей крок?