Призначення відповідального за ведення кадрового діловодства: наказ, акт і порядок

1. Призначення відповідального за кадри
2. Права і обов'язки кадровика
3. відповідальність

Доброго дня! У цій статті ми розповімо про призначення відповідального за ведення кадрового діловодства.

Сьогодні ви дізнаєтеся:

1. Кому передається кадрове діловодство;
2. Юридичне оформлення призначення діловода;
3. Права і обов'язки кадровика.

Призначення відповідального за кадри

Призначення відповідального за ведення кадрового діловодства - це необхідна процедура для будь-якої організації або індивідуального підприємця, у яких є працівники. Особа, яка виконує функції кадрового діловода, займається практично всіма питаннями, пов'язаними з працевлаштуванням працівників, їх діяльністю, правами, обов'язками, звільненням.

Зазвичай таке призначення потрібно тільки у великих організаціях, так як роботодавцю з невеликим штатом вигідніше залишити ці функції за керівником.

Кадрове діловодство передається людині, яка володіє відповідним досвідом. Також це може бути юрист, секретар, менеджер управління, завідувач господарством.

здійснюючи призначення діловода, потрібно звернути увагу на такі якості претендента, як уважність, стійкість до різноманітних стресів і комунікабельність, так як саме цей працівник швидше за все, буде основною сполучною ланкою між трудовим колективом і керівництвом.

Отже, існує 3 основні варіанти покладання повноважень кадровика:

• На керівника організації, наприклад, директора;
• На діючого працівника організації, шляхом розширення його повноважень;
• На прийнятого для роботи нового працівника.

При цьому тип призначення залежить від того, які завдання при організації роботи ставить керівник. Якщо йому необхідно лише складання невеликої кількості документів по руху кадрів і підготовка табеля, то можна обмежитися розширенням власних функцій або наділенням додатковими повноваженнями кого-небудь з працівників.

А ось якщо необхідно організувати розробку нових посадових інструкцій, проведення безлічі інструктажів, навчання, сучасних тренінгів, то слід прийняти на роботу співробітника, який буде повністю займатися вищезазначеними питаннями, інакше добитися ефективного управління колективом буде неможливо.

1. Розширення повноважень керівника організації. Засновник організації може видати окремий наказ про покладання на керівника функцій кадрового фахівця. Хоча зазвичай таке оформлення не потрібно. Виконавчий орган підприємства, такий як директор, може просто самостійно займатися кадровими питаннями без додаткового документального оформлення. Це можливо, тому що керівник - особа, за замовчуванням відповідальне за будь-яку діяльність організації, яке може самостійно займатися будь-яким напрямком її діяльності.
2. Розширення повноважень іншого працівника організації вже потребують підготовки і прийняття кількох важливих документів. Перше, що потрібно зробити - це оформити додаткову угоду до трудовим договором і внести зміни до посадової інструкції. Підписана додаткова угода означатиме, що працівник згоден зі своїм новим призначенням, а посадова функція про те, що йому відомі всі його нові обов'язки, права і відповідальність. Далі, приймається наказ про призначення на посаду, в якому вказується розмір ставки, розмір доплачувати заробітної плати за виконання кадрових функцій.
3. Прийом на роботу нового співробітника. Це стандартна процедура, при якій кандидат на посаду повинен надати заяву з проханням прийняти його на роботу, надати необхідні документи, в тому числі паспорт, СНІЛС, банківські реквізити для отримання заробітної плати, ІПН , Трудову книжку при наявності. Укладається трудовий договір, відбувається ознайомлення з установчими документами організації, локальними актами, посадовою інструкцією. Варто пам'ятати, що призначення працівника на посаду кадрового діловода можлива тільки після того, як ця посада буде включена в штатний розклад організації. Це документ, який керівник повинен підготувати заздалегідь, а в подальшому, після призначення кадровика штатним розкладом буде займатися він.

Текст наказу про покладення додаткових функцій на працівника виглядає наступним чином.

• Завантажити наказ про призначення відповідального за ведення кадрового діловодства

Призначити бібліотекаря Петрова Івана Петровича відповідальним за роботу з кадрами в ТОВ «Ватрушки» з 01.04.2017 року на 0,25 ставки. Бухгалтерії установи виробляти щомісячні доплати Петрову І.І. за виконання обов'язків відповідального за роботу з кадрами в розмірі 5 000 рублів.

Підстава: заява Петрова І.П., додаткову угоду до трудового договору від 01.03.2017 року.

Права і обов'язки кадровика

права:

Перелік прав фахівця з кадрів і кадрового діловодства конкретизується в посадовій інструкції. Відповідно до трудового кодексом ця особа володіє всіма основними правами, як і будь-який інший працівник, такими як право на оплату праці, відпустку, різні гарантії і компенсації, 8 годинний робочий день.

В силу специфіки своєї діяльності він має право вимагати від керівництва організації всі необхідні для роботи локальні акти, інші документи. Кадровий працівник може запитувати у співробітників різні персональні дані, необхідні для оформлення працевлаштування, різних допомог, гарантій і компенсацій.

Обов'язки:

У більшості випадків перелік обов'язків кадровика можна розділити на кілька умовних блоків:

1. Пошук кандидатур для заняття вакантних посад організації. У тому числі розміщення оголошень, проведення співбесіди з претендентами, запит додаткових відомостей в правоохоронних та інших органах. Взаємодія з центрами зайнятості населення.
2. Рух працівників. Цей блок включає в себе підготовку наказів про прийом на роботу, наділення працівників додатковими функціями, звільнення, ознайомлення з цими наказами працівників і підписання їх керівником.
3. Організація різних службових перевірок, підготовка наказів про накладення дисциплінарних стягнень, створення комісій для складання актів, винесення приписів структурним підрозділам.
4. Питання розрахунку заробітної плати, такі як складання табелів, облік понаднормової роботи.
5. Організація зберігання кадрових документів відповідно до діючої номенклатури і вимог законодавства.
6. Внесення змін і підготовка проектів посадових інструкцій для затвердження керівником.
7. Внесення змін до трудових книжок працівників.

Таким чином, фахівець з кадрів відповідає за велику кількість важливих організаційно-розпорядчих документів. При звільненні він зобов'язаний передати своєму наступнику всю необхідну інформацію, оформивши спеціальний акт передачі документів.

Структура акту передачі-прийому документів:

• Інформація про сторонах і факт передачі. Приклад: Сидоров Петро Петрович, фахівець з персоналу ТОВ «Тяв» передав, а працівник Малінін Олександр Федорович прийняв документи по кадровому діловодству, згідно з розділом «Кадри» номенклатури установи.
• Вказується детальний перелік переданих документів, із зазначенням кількості примірників і аркушів. Приклад: Накази про прийом на роботу в кол-ве 99 шт., Кожен по 1 екз., Кожен на 1 л.
• Ставить відмітка про те, що документи прийняті в цілості й претензій до якості зазначених документів немає.

Акт складається в 2 примірниках і підписується сторонами.

• Завантажити акт прийому-передачі документів

відповідальність

За порушення посадових обов'язків фахівець кадрової служби несе дисциплінарну відповідальність, встановлену трудовим кодексом у вигляді зауваження, догани або звільнення.

Однак, мало хто знає, що кадровик несе також додаткові види відповідальності в разі порушення законодавства про персональні дані. Адже в його веденні знаходяться особисті справи співробітників, що містять інформацію про їх особистої біографії, місце реєстрації, сімейний стан, стан здоров'я і багато іншого.

Якщо такі дані стануть надбанням громадськості і будуть їм розголошені він може понести адміністративну відповідальність, а у випадках коли таке розголошення спричинило шкоду інтересам громадян фахівець з кадрів може бути притягнутий до кримінальної відповідальності - максимальне можливе покарання складе до 4 років позбавлення волі.