- Облік "на коліні": підводні камені звичайних способів обліку
- Автоматизація обліку замовлень: переваги систем
- Можливості "хмарних" сервісів
- Класс365: безкоштовна програма обліку замовлень
Як правильно враховувати замовлення? Як фіксувати і обробляти заявки клієнтів і покупців без помилок? У роботі з замовленнями і клієнтами безцінну допомогу надасть хмарна програма обліку замовлень.
Облік "на коліні": підводні камені звичайних способів обліку
Відкриваючи компанію, підприємець отримує перші замовлення від клієнтів. Поки вони поодинокі, і оборот не великий, проблем з урахуванням замовлень (а отже, бухгалтерським і податковим обліком) не виникає: всі дані про заявки вносяться в певний період часу: в кінці тижня, в кінці робочого дня або в інший період.
Всі клієнти як на долоні.
Керуйте взаємини з клієнтами, ведіть продуктивну роботу з замовленнями!
Спробувати безкоштовно >>
Це може бути звичайний журнал з таблицею замовлень, блокнот або програма Excel. Незалежно від того, яким інструментом користується співробітник компанії, відповідальний за облік замовлень, він вносить всі дані вручну, на основі чеків, договорів та інших документів.
На перших етапах роботи компанії простежити кількість і коректність виконання замовлень нескладно. Але в міру зростання числа заявок керівник зустрічається з першими труднощами:
- співробітники, відповідальні за облік замовлень, починають робити помилки і пропускають заявки;
- облік замовлень починає займати занадто багато часу, і вам доводиться наймати окремого співробітника, який би виконував таку роботу;
- через необхідність обробки великої кількості замовлень навіть такий працівник починає допускати все більше помилок;
- керівник чи інша відповідальна особа не може проконтролювати роботу співробітників - як того, хто здійснює облік замовлень, так і тих, хто їх приймає і обробляє.
Як результат - низька якість обслуговування клієнтів, помилки в фінансових документах, некоректні дані в бухгалтерській та податковій звітності.
Автоматизація обліку замовлень: переваги систем
При великому числі замовлень найбільш оптимальним рішенням буде впровадження системи автоматизації обліку - програми для обліку замовлень, яка могла б забезпечити облік замовлень в режимі нон-стоп.
Переваги автоматизації:
- відсутність помилок і пропусків;
- облік в онлайн-режимі, тобто внесення даних відразу після надходження і обробки замовлення;
- готові шаблони, таблиці, форми документів, можливість оформлення документів за одну-дві хвилини;
- легкість в застосуванні, значна економія часу і коштів: вам не доведеться наймати окремого співробітника, відповідального за облік замовлень;
- можливість обліку кожного етапу обробки замовлення.
Програмні продукти для обліку замовлень значно полегшують і спрощують роботу компанії. Дізнайтеся всі переваги CRM для малого бізнесу .
Можливості "хмарних" сервісів
Автоматизований облік замовлень можна організувати двома способами.
Перший спосіб - встановити безкоштовну програму обліку замовлень на комп'ютері або в локальній мережі. Як правило, це складні, багатофункціональні системи, які вимагають обслуговування і оновлення. Для того, щоб така система працювала ефективно, вам необхідно, крім усього іншого, наймати IT-фахівця або укладати договір аутсорсингу з компанією, яка встановила програму.
Другий спосіб - використовувати "хмарний" веб-сервіс. Він надає ті ж можливості, що і звичайна програма, але не має недоліків.
Можливості "хмарних" веб-сервісів:
- вам не потрібно встановлювати програму для обліку заявок на комп'ютері, вибудовувати локальну мережу, впроваджувати систему обліку замовлень в існуючу інформаційну середовище;
- ви економите місце на жорсткому диску комп'ютера або сервері локальної мережі; не витрачаєте гроші на обслуговування і оновлення програми;
- веб-сервісом можуть користуватися всі, хто має права доступу, без обмежень у часі і з будь-якої точки земної кулі: при необхідності співробітник може занести дані про замовлення за допомогою телефону, що найбільш актуально для виїзних фахівців, кур'єрів, співробітників, що працюють на складах, транспорті, виробництві.
Класс365: безкоштовна програма обліку замовлень
Для того, щоб отримати в своє розпорядження такий інструмент, який би дозволив вести облік замовлень з будь-якої точки земної кулі і в будь-який зручний час, вам не потрібно купувати і встановлювати складну програму і орендувати виділений сервер, на обслуговування якого буде йти половина бюджету. Досить пройти реєстрацію і підключитися до "хмарного" веб-сервісу Класс365.
Класс365 - зручний безкоштовний сервіс, де ви зможете вести облік замовлень. Програма підійде для компаній, що працюють в сфері послуг, роздрібної та оптової торгівлі, а також інтернет-магазинів. Ви зможете працювати з клієнтами, швидко отримувати детальну інформацію про той чи інший товар, вести облік замовлень в режимі реального часу.
Для того, щоб користуватися усіма можливостями програми, вам необхідно лише витратити кілька хвилин на реєстрацію і вибрати тариф - "Безкоштовний", для підприємців-початківців і молодих компаній. З ростом компанії і відповідно співробітників ви зможете збільшити кількість користувачів, перейшовши на тариф "Професійний".
Як фіксувати і обробляти заявки клієнтів і покупців без помилок?