Автор: admin
Реєстрація вхідної та вихідної документації (листів, телеграм, заяв, довідок, повідомлень та ін.) Ведеться в будь-якій організації, це невід'ємна складова будь-якого документообігу. Для реєстрації документів створюється спеціальний журнал, в якому фіксуються дані про надходить та вихідної кореспонденції.
Формально під реєстрацією документів мається на увазі присвоєння отриманого або відправленого документу ідентифікаційного номера з занесенням відповідної інформації в вищезгаданий журнал. Документи підлягають реєстрації з метою:
- забезпечення обліку документації та контролю її виконання;
- систематизації та обробки кореспонденції;
- полегшення пошуку документів в разі необхідності, створення організаційно-пошукових систем;
- забезпечення схоронності документів;
- проведення продуктивної довідкової роботи по документації тощо.
Деякі види документації безпосередньо після реєстрації отримують юридичну силу. Так, видана працівникові довідка вважається дійсною тільки за умови наявності реєстраційного номера. Що стосується вхідної документації, то реєстрації підлягають документи, отримані будь-якими способами доставки, включаючи електронну пошту і факс.
Якщо мова йде про внутрішню документації компанії, то документ, переданий в інший структурний підрозділ, реєструється тільки один раз, що полегшує пошук і відстеження документації. При необхідності отримати відомості про реєстраційних даних документа іншого підрозділу дозволено робити копію сторінки журналу обліку вхідної / вихідної кореспонденції.
Журнал реєстрації заповнюється секретарем, референтом, офіс-менеджером, діловодом або іншим працівником, виконуючим аналогічні обов'язки. Затвердженої форми оформлення журналу на сьогоднішній день не існує. Керівництво кожної організації має право вирішувати, яким чином здійснювати реєстрацію кореспонденції і які графи повинні бути включені в журнал. Реєструвати вхідні і вихідні листи можна:
- У звичайному, паперовому журналі. Незважаючи на те, що цей традиційний спосіб має свої недоліки, зокрема, довший процес знаходження інформації про той чи інший листі, в багатьох, навіть дуже великих компаніях, йому досі довіряють більше. У паперовому вигляді журнал реєстрації кореспонденції є книгу А4, виготовлену друкарським способом, з відповідними графами. Ще один плюс такого журналу полягає в тому, що при відсутності на місці діловода, іншим співробітникам буде простіше знайти відомості про документ, ніж шукати цю інформацію в чужому комп'ютері.
- В електронному журналі у форматі doc, docx, xls. Головна перевага такої форми ведення обліку - оперативність пошуку потрібної інформації. Однак збої в системі можуть призвести до спотворення окремих даних. Але для розпорядчої документації система електронного документообігу є більш кращою, так як дозволяє відстежувати виконання резолюції.
- У спеціальній електронній системі документообігу. Такий спосіб ведення обліку кореспонденції забезпечує ефективне управління рухом документації, підвищує виконавчу дисципліну, скорочує час процедури узгодження документів і знижує витрати на діловодство. В результаті ви отримуєте єдину, ефективну базу документарній інформації, яка виключає можливість дублювання окремих паперів, і максимально зручну систему звітності.
До основних графам реєстраційного журналу відносять такі пункти:
- Реєстраційний номер;
- Дата надходження / відправки документа;
- Вид документа;
- Найменування кореспондента (ПІБ, назва організації);
- Тема / зміст листа;
- Виконавець.
Допускається наявність додаткових граф, наприклад:
- У справу №;
- Спосіб доставки листа або ін .;
- Кількість сторінок;
- резолюція;
- Відмітка про виконання;
- Ким підписано;
- Примітка тощо
Реєстраційним номером називають набір букв і цифр, що привласнюється документу. Найчастіше для цього застосовується трехчастная структура, де:
- 1-ша цифра позначає код підрозділу згідно зі штатним розкладом;
- 2-а цифра позначає код реєстраційного журналу згідно з номенклатурою організації / підрозділу;
- 3-тя цифра вказує на порядковий номер листа.
До нерегистрируемой кореспонденції відносять рекламні буклети, періодичні видання, вітальні листівки та ін.
Зразок документа: Журнал реєстрації вхідної кореспонденції.
Зразок документа: Журнал реєстрації вихідної кореспонденції.
Якщо у вас залишилися питання по даній темі, ви можете задати їх у коментарях.
Рубрика: статті , технології діловодства .