Багатьом бухгалтерам зараз доводиться освоювати незнайому їм раніше техніку - контрольно-касові машини. Розберемося, що потрібно знати, щоб уникнути претензій під час перевірки.
Матеріал надано журналом
"Практична бухгалтерія" (№9, 2003) 
Ознайомитися зі змістом свіжого номера
і повнотекстових архівом номерів за 2003 рік
ви можете в розділі "Періодика" або
безпосередньо на сайті журналу www.berator.ru/pb
Багатьом бухгалтерам зараз доводиться освоювати незнайому їм раніше техніку - контрольно-касові машини. Розберемося, що потрібно знати, щоб уникнути претензій під час перевірки.
Як працювати на ККМ, розказано в Типових правилах експлуатації контрольно-касових машин (затверджені листом Мінфіну Росії від 30 серпня 1993 № 104). Незважаючи на те, що вони відносяться до розрахунків з населенням, їх можна застосовувати і при розрахунках з фірмами.
Зверніть увагу: фірма повинна під розпис ознайомити касира-операціоніста з цими правилами. Крім того, з ним потрібно укласти договір про повну матеріальну відповідальність. По кожній ККМ ведеться журнал касира-операціоніста (форма № КМ-4). Касир щодня заносить в нього дані про початкові і підсумкових пробитих сумах і виручці за день.
Перед тим як працювати на ККМ, її потрібно запрограмувати так, щоб вона друкувала чеки з необхідними реквізитами.
Налаштувати машину може фахівець центру технічного обслуговування.
Реквізити бувають обов'язковими і додатковими.
До обов'язкових реквізитів відносяться:
- найменування та ІПН фірми;
- заводський номер ККМ;
- порядковий номер чека;
- дата і час покупки;
- вартість покупки;
- ознака фіскального режиму (це спеціальні символи, які підтверджують, що ККМ зареєстрована і її пам'ять працює у фіскальному режимі).
До додаткових реквізитами, наприклад, відносяться:
- секції;
- виділення в чеках податків;
- паролі касирів.
При роботі з фірмами також зручно, щоб в чеку було вказано найменування покупця і реквізити договору, за яким отримано гроші. Однак в більшості у ККМ таких функцій немає.
Секції можна розподілити по відділах або групам клієнтів. Наприклад, розбивка по клієнтам може бути такою:
- 1-я секція - для розрахунків з фізичними особами (в чеках вказується податок з продажів);
- 2-я секція - для розрахунків з фірмами (в чеках окремим рядком виділяється ПДВ);
- 3-тя секція - для розрахунків з підприємцями (в чеках друкують ПДВ і податок з продажів).
Якщо ви приймаєте гроші за платіжними картками, для цього також потрібно виділити окрему секцію.
Початок роботи
Перед початком роботи на ККМ в неї треба вставити контрольну стрічку. На ній треба вказати тип і заводський номер машини, дату і час початку роботи, показання секційних лічильників. Дані на стрічці треба завірити підписами касира-операціоніста та адміністратора.
Після включення машини потрібно перевірити дату. На більшості електронних ККМ вона встановлюється автоматично. На інших моделях її потрібно встановлювати вручну. Дата не може бути більш ранньої, ніж дата попереднього Z-звіту. Інакше ККМ не перейде в режим поточної роботи.
Зверніть увагу: дата і час на чеках повинні відповідати вимогам, встановленим в постанові Уряду від 8 січня 1992 № 23 "Про порядок обчислення часу на території Російської Федерації". Якщо час відхиляється від реального більш ніж на п'ять хвилин, податкові інспектори постараються розцінити це як незастосування ККМ і оштрафувати.
Перед тим як почати роботу, потрібно переконатися, що машина чітко друкують чеки. Для цього потрібно надрукувати чек з нульовою сумою. По ньому також повинні розглянути коректність часу і дату. Поки не було пробито покупок, ці дані можна поправити. Нульові чеки потрібно зберігати до кінця дня.
Потім пробивають X-звіт (проміжний). Він показує необнуляемие залишки грошових лічильників (по секціях і по загальному підсумку). У кожній машині для зняття X-звіту передбачена певна комбінація клавіш (наприклад, одночасне натискання "Shift" і "X"). Ці показники повинні збігатися з цифрами, записаними в графі 9 журналу касира-операціоніста за попередній день. Вони ж відображаються в графі 6 як дані на початок поточного дня.
Робота протягом дня
На найпростіших ККМ чеки пробиваються так. Касир набирає на грошовій клавіатурі вартість покупки, натискає номер секції, а потім клавішу "Enter" ( "Підсумок"). ККМ також може передбачати такі функції, як введення ціни по штрих-коду, підрахунок проміжного підсумку (коли касир вводить суму, отриману від покупця, і машина вважає здачу), роботу зі знижками (надбавками) і т. П.
Зверніть увагу: касовий чек потрібно видати при отриманні грошей від покупця, а не разом з товаром.
При роботі з касовим апаратом можуть виникнути такі проблеми.
Якщо касир пробив невірну суму, треба вибити правильний чек і віддати його покупцеві. Помилковий чек потрібно погасити (надірвати) і зберегти. В кінці дня на такі чеки оформляють акт про повернення (форма № КМ-3). В акті потрібно вказати номер і суму неправильно пробитих чеків. Чеки потрібно наклеїти на аркуш паперу або прикріпити до акту і здати в бухгалтерію.
Помилково пробиту за день суму вказують у графі 15 журналу касира-операціоніста. На цю суму зменшується виручка з операційної каси за цей день.
Якщо покупець повернув товар, гроші видають з головної каси. При цьому він повинен написати заяву про те, що він просить взяти назад товар і повернути йому гроші.
Касир-операціоніст повинен скласти акт на повернення чека (форма № КМ-3). Гроші покупцеві видаються за видатковим касовим ордером.
Помилково пробиту за день суму потрібно вказати в графі 15 журналу касира-операціоніста. На цю суму зменшують виручку з каси за поточний день. Якщо ж чек на повернення товару принесуть в інший день, то в журналі касира-операціоніста це вже не відображають.
Якщо каса не працює, потрібно її вимкнути і, викликавши адміністратора, оформити закінчення зміни. У журналі касира-операціоніста потрібно вказати час і причину завершення роботи.
Перед тим як віддати ККМ в ремонт, потрібно зафіксувати показання секційних і контрольних лічильників в акті за формою № КМ-2. Коли механік поверне ККМ з ремонту, він відновить ці дані в пам'яті машини.
кінець зміни
В кінці дня бажано спочатку надрукувати X-звіт. По ньому попередньо перевіряють відповідність готівки в касі пробитим сумами. На помилкові чеки складають акт повернення (форма № КМ-3).
В кінці робочого дня касир-операціоніст знімає Z-звіт. Ця операція фіксує в пам'яті машини накопичену суму пробитих сум і закриває фіскальну зміну (обнуляє лічильник денної виручки).
В один день можна знімати кілька Z-звітів. Наприклад, по Z-звіту касир може протягом дня здавати накопичилася виручку в головну касу. Показання підсумовує лічильника і суму денної виручки потрібно записати в журнал касира-операціоніста. Кількість рядків в журналі має дорівнювати кількості знятих Z-звітів.
За даними журналу потрібно скласти довідку касира-операціоніста (форма № КМ-6). У неї переносяться дані про показання підсумовуючого лічильника на початок і кінець дня і сума виручки. У графі 8 вказують суми, на які складено акти повернення (за формою № КМ-3). Підсумкова виручка розраховується за вирахуванням витрат на пальне.
Зняті Z-звіти потрібно зберігати протягом п'яти років. Разом з нульовими чеками краще підклеюють їх в одне місце, наприклад в спеціальний зошит. Якщо ви будете знімати ККМ з обліку, податкова інспекція може вимагати їх на перевірку.
Практична енциклопедія бухгалтера
Всі зміни 2019 роки вже внесені в бератор експертами. У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реального бухгалтерської практики, проводки і зразки заповнення документів.
дізнатись детальніше